機關檔案室向檔案館移交電子檔案工作的問題綜述

文/臺州市氣象局　陳華文

機關檔案室向檔案館移交電子檔案工作的問題綜述

文/臺州市氣象局陳華文

本文按照《電子檔案移交與接收辦法》，論述了機關檔案室向檔案館移交電子檔案時易出現(xiàn)的幾點問題。并結合工作實際提出移交電子檔案工作的實踐經(jīng)驗。

機關檔案室；移交；電子檔案；工作經(jīng)驗

2012年8月29日，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，這意味著我國電子檔案的管理又走向了新的里程。我們檔案室的任務，就是按照地方國家檔案館的有關要求，收集、整理好電子檔案，按時向同級國家綜合檔案館移交。筆者認為，要做好電子檔案的移交工作，必須弄清楚以下幾個問題。

一、電子檔案特指歸檔電子文件而非檔案數(shù)字化成果

從技術的角度定義，電子文件指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。電子文件歸檔以后即叫電子檔案。要弄清楚的是《辦法》里所指的電子檔案主要是指原生的電子文件歸檔以后形成的檔案，不包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描成果。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描以后，也變成電子或數(shù)字形式的。平時在使用時，對一些術語沒有嚴格區(qū)分。比如2012年臺州市檔案局要我們填報統(tǒng)計年報時，其數(shù)字化檔案一欄里包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果與歸檔的原生電子文件，而有些地方認為電子檔案是包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果與歸檔的原生電子文件。從形式上，電子與數(shù)字同實而異名，外延都包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果與歸檔的原生電子文件，這沒有錯。但《辦法》里的電子檔案特指歸檔電子文件，它是把數(shù)字化成果排除在外的。這里所謂的電子檔案由電子文件通過歸檔這一環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來。電子公文在生成、傳輸，存儲時可以有文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄（這些不同形式可以是直接生成的，也可以通過數(shù)字化而來的，不論），歸檔之前是電子（或數(shù)字）形式。檔案數(shù)字化成果與此不同，一般是歸檔以后才數(shù)字化，歸檔以前是傳統(tǒng)載體和形式。

二、政策要求與技術手段矛盾

要想移交必須先做好歸檔工作，原生電子文件的歸檔技術要求高，其準確性、真實性、可用性、安全性檢測難、保障難，法律地位不明確，電子政務、OA不發(fā)達，電子文件發(fā)育不成熟，如元數(shù)據(jù)的采集與封裝技術不過關，這一些情況使電子文件的歸檔工作舉步維艱。有的干脆不去理睬，任由原生電子文件自生自滅。我們在做電子文件歸檔工作時，應該尊重實際，不強求完美，不強求一步到位。有OA才有背景信息與元數(shù)據(jù)；從前，在元數(shù)據(jù)等標準未頒布之前，對元數(shù)據(jù)不作要求。現(xiàn)在元數(shù)據(jù)等一些標準雖然已經(jīng)出臺，但實施起來技術上有困難，依然可以暫時對元數(shù)據(jù)、封裝技術等不作要求。電子檔案擺在我們面前的不是好不好的問題，而是有沒有的問題，有勝于無，然后才是于有中求好。對檔案部門的信任可以彌補法律地位等方面的技術不足。只要制發(fā)的電子公文正式版式文件、電子公文在處理過程中形成的修改痕跡稿、公文流程處理單等收集好了，我們就應該承認收集工作及格，接著就該進入整理工作。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的關系

紙質(zhì)檔案的歷史比電子檔案的歷史長，電子檔案管理在許多方面要借鑒紙質(zhì)的。國家檔案局六號令第四條規(guī)定：電子公文參照國家有關紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。紙質(zhì)檔案管理以檔案室為基礎，以檔案館為主體的管理原則電子檔案也要遵守。但電子文件有與紙質(zhì)文件不同的特性，如信息非人工識讀性及系統(tǒng)依賴性、信息與載體的可分離性、信息的流動性與不穩(wěn)定性、信息存取的不可靠性使電子檔案的管理有自己的物殊性。電子文件出現(xiàn)以后，紙質(zhì)文件與電子文件在一定程度上“對立”起來。一種是以電子文件為主：國家檔案局6號令第六條規(guī)定：電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)；另一種是以紙質(zhì)文件為主，紙質(zhì)歸檔以后才數(shù)字化?，F(xiàn)在許多機關的實際情況是：先生成電子文件（取最低層次：非OA環(huán)境下的電腦打字而形成的），然后印刷成紙質(zhì)文件，然后再歸檔，然后再進行數(shù)字化掃描。這樣造成不必要的重復勞動。從長遠來看，無紙化是趨勢。電子文件必須以電子的方式管理，特別強調(diào)的是原生電子文件獨立整理，獨立編號，必要的話可以通過參見號跟紙質(zhì)檔案互聯(lián)，電子檔案的檔號不能與紙質(zhì)檔案（包括數(shù)字化掃描成果）同一，這樣才能使電子檔案的管理走上正軌。在目前的條件下，可以對電子發(fā)文進行收集管理，而對收文放緩一步。這樣做的道理明擺著：因為許多單位收文還沒完全采用電子的形式。

四、電子檔案應立足“手動”，放眼“自動”

文檔一體化、在線移交等工作屬于“自動”，脫機移交，磁盤管理等屬于“手動”。機關檔案室有三種情況，一種是沒有實行辦公自動化，只有電腦打字；另一種是雖然實行了辦公自動化，但沒有實現(xiàn)文檔一體化，這種情況只好靠“手動”管理電子檔案。這些單位在新建辦公自動化系統(tǒng)或在辦公自動化系統(tǒng)升級應該要求實現(xiàn)文檔一體化。另一種是實行了辦公自動化并且有了文檔一體化軟件，電子文件的歸檔可以實行“自動”化了。從檔案室到檔案館階段，有的建立了館室一體化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)在線移交，實現(xiàn)了“自動“化，有的還未建立館室一體化系統(tǒng)，只能脫機移交，靠“手動”。能做到自動是最理想的，但目前條件不能完全做到。我們必須立足于“手動”，放眼“自動”，做好原生電子文件的歸檔及移交工作。

五、電子檔案與移交與登記備份工作的關系

從2009年下半年開始，我們浙江省開始搞檔案登記備份工作。登記備份的對象是電子文件、電子業(yè)務數(shù)據(jù)及數(shù)字化檔案成果，當時出臺的登記備份工作力求與中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)《電子文件歸理暫行辦法》的通知（廳字〔2009〕39號，2009年12月8日印發(fā)）相對接。但在實際操作過程中，電子文件的登記備份工作又不完全等同于電子文件的歸檔移交工作，區(qū)別就是登記備份不需要歸檔整理。而電子檔案移交是需要歸檔整理的。這樣雙軌進行，很不經(jīng)濟。我們要盡快為兩者并軌找出路。原先可不歸檔就備份，現(xiàn)在，我們可以考慮先歸檔后登記備份。電子文件實現(xiàn)數(shù)字檔案室歸檔——登記備份中心登記備份——滿5年后向檔案館檔案管理利用處移交一條龍。

臺州市氣象局原生電子檔案的管理進程是緩慢的。大概在2006年，臺州市檔案局發(fā)文要求我們整理電子文件，當時要求很低，只要求我們把電子文件轉(zhuǎn)換成不可更改的CEB格式，編上檔號，向檔案館移交。后來登記備份工作開始了，對電子文件整理歸檔工作就不作要求了。直到2013年，貫徹執(zhí)行《電子檔案移交與接收辦法》，才重新要求對原生電子檔案進行整理，編上檔號以后再移交。我們做得很不完善，今后一定要在檔案行政管理部門的指導下，從實際出發(fā)，一步一個腳印地做好原生電子檔案收集、整理和向檔案館的移交工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存臺州氣象工作的歷史記錄，促進臺州氣象檔案信息資源的開發(fā)利用。