檔案信息網站建設實踐的探討

文/遼寧省建平縣有線傳輸臺　于柏云

檔案信息網站建設實踐的探討

文/遼寧省建平縣有線傳輸臺于柏云

檔案信息網站建設是實現檔案信息管理和分享的有效途徑，本文在對我國各省市檔案信息網站研究的基礎上，探討了具體的優化措施。

檔案信息；網站；實踐

在現今社會要求信息透明化的環境下，政府部門為了更好地開展社會管理，實現檔案信息資源為社會發展服務的目標，將檔案信息網站的建設作為突破點，向公眾展示檔案信息，滿足人們對于信息資源的需求。檔案網站的建設不是簡單地把檔案館搬到網上予以展示，也不是將資料通過電子形式進行簡單地復制和重現，而是通過先進的技術開辟的一個全新的服務空間，具有很大的理論價值和現實意義。

一、檔案信息網站概述

所謂檔案信息網站，就是檔案部門運用互聯網作為平臺在公共信息網絡上建立的站點，它以網頁的形式向瀏覽者提供檔案信息的相關服務，并構成公共網絡的一個節點。

(一)檔案信息網站建設的目的。檔案信息網站的建設和完善應該以豐富檔案信息網站資源儲量、增強檔案信息網站為社會公眾服務的能力為最終目標。在實現該目的的過程中，要通過運用先進的計算機技術建立功能強大的數據庫，優化檔案信息的檢索功能，以更人性化的界面和更簡便快捷的方式提供用戶以精確多樣具有實際參考價值的信息，最大可能地為社會大眾提供服務。

(二)檔案信息網站建設的基本原則。檔案信息網站的建設必須以用戶為中心，以科學的方法和先進的管理水平為支撐，從提高信息服務能力的理念和社會的實際需求出發，切實做好檔案信息網站的建設運營和管理。因此必須堅持以下基本原則：第一是個性化原則。優秀的網站應該將本地檔案管理部門自身所具有的獨特風采予以充分展示，同時還應結合地方特色、人文理念等作為展示窗口，使用戶在使用信息時加深對該網站的印象；第二是人性化原則。人性化堅持以人為本的理念，是現今眾多行業尤其是服務行業多提倡的基本原則，對于檔案信息網站的建設管理也同樣適用。滿足人性化原則就要將便捷性、易操作性、檢索的高效性融入到網站建設中，并且針對不同年齡、地區、知識水平、網絡狀況的用戶群體提供相應的界面服務和功能，最大限度地方便用戶的使用；第三是可拓展原則。檔案信息網站的整體規劃和框架設計應該具有可擴充性，使網站前臺的設計能夠保證在增加模塊內容之后不破壞網站的整體結構。

(三)檔案信息網站的功能設置。檔案信息網站的功能模塊要充分體現以上原則，要具有基本的檔案宣傳和信息發布功能，具體來講，一是對實體檔案館的形象宣傳模塊，包括檔案館史、館藏檔案、研究成果、組織結構、聯系方式等；二是信息公開模塊，包括檔案領域動態、檔案政策法規、信息化建設等；第三是便民服務，即查閱指南、辦事指南、用戶幫助等內容。同時檔案信息網站還應具有用戶反饋功能、學術交流功能、郵件收發功能、數據管理功能和后臺管理功能等模塊的設置。

二、檔案信息網站的優化措施及實踐

我國的檔案信息網站自投入使用之后，獲得了社會各界的廣泛好評，為我國的檔案管理注入了新的活力。通過對網站訪問量和用戶調查的資料進行研究可以看出，檔案網站具有巨大的現實作用，取得了經濟效益和社會效益的雙豐收。但是必須看到，我國檔案信息網站存在的不足以及和世界先進水平之間的差距。為此必須從思想上、技術上和管理方式上采取相應措施進行改進，并在實踐中取得突破。

(一)增強網站設計水平，完善欄目功能。檔案信息網站的具體作用和影響有一個很明確的指標，那就是網站的訪問量。雖然訪問量并不能直接反映網站建設的水平和實際作用，但是能夠反映出對用戶的吸引力、忠誠度以及在社會中的擴展能力。網站的頁面設計是用戶登陸檔案信息網站后最先接觸到的內容，因此網站的界面操作性能、圖文排版情況、信息質量優劣、頁面風格和元素設置等很大程度上決定了用戶的評價。因此，在優化檔案信息網站時，要選用具有高水平網頁制作的專業人才進行設計，不但要注重網站功能設置，同時還應注意用戶的審美需求，打造一個即美觀又實用的檔案網站。

(二)加速檔案信息化建設，擴充網站資源。檔案信息網站的基本功能是滿足用戶對信息的需求，因此優化檔案網站應大力加快檔案的數字化進程，使網絡檔案豐富、及時、準確、有效。如果過分地強調網站的易操作性和界面的審美要求，就會出現舍本逐末的低級錯誤。缺乏豐富檔案信息的檔案網站如同無源之水、空殼大廈，形同虛設，毫無使用價值。現今社會的信息呈現爆炸趨勢，更新速度快，內容量大，如果不進行及時的檔案擴充，檔案網站就會被時代所淘汰。同時還要注意信息更新的及時性，將各個領域的前沿信息和最新動態放在網站的醒目位置，從而引導用戶更加快捷地接觸最新檔案信息。

(三)增強檔案信息網站的規范化和標準化建設水平。目前我國檔案信息網站建設的實施規范和行業標準還需進一步完善，只有通過規范化的操作才能指導檔案信息網站的建設和管理。同時，統一的行業標準有助于網站的普及化和在用戶之間的傳播，使與檔案信息建設相關的研究、學術交流、資源傳播方式等更加便捷。同時也有利于地區、不同級別的檔案網站之間的相互借鑒和兼容。更為重要的一點是檔案信息網站的規范化和標準化有助于提升我國整體檔案網站建設水平，提升在國際上的競爭力。

[1]遼陽檔案信息網重新開通檔案查詢欄目[J]. 蘭臺世界. 2010(01)

[2]王耀彬. 高校建立檔案信息網的重要性[J]. 河套大學學報. 2011(03)