論后保管模式與檔案知識管理之間的互洽

文/安徽大學　朱玲玲

論后保管模式與檔案知識管理之間的互洽

文/安徽大學朱玲玲

后保管模式的目的在于為用戶提供解決問題的知識服務，而實施知識管理是實現知識服務的前提。因此，加大對后保管模式與檔案知識管理之間關系的研究不僅意義重大，而且迫在眉睫。本文在對后保管模式和檔案知識管理作簡要概述的基礎上，運用正反對比論證的方法探討兩者之間的關系，以期為后保管模式下的檔案工作提供指導。

檔案；后保管模式；知識管理

檔案后保管模式和檔案知識管理是當前學界研究的兩個熱點，并取得了較為豐富的研究成果。而學界對兩者之間關系的論述，就目前所見，盡管有不少學者討論了在后保管模式下進行知識管理的必要性，但對兩者關系方面的研究，尚有待進一步深入。

早在1994年，特里·庫克就曾談及在新的歷史條件下檔案工作者角色和任務的轉變。他認為檔案工作者要“由實體保管員向知識提供者過渡”“把著眼點從信息轉移到知識上（探尋、傳播、理解）、從建立數據庫到建立知識庫上”“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧。”①實際上就是檔案工作者應承擔知識服務的工作。1997年，加拿大檔案學者高德·拉伯楚克將知識管理與檔案工作聯系起來，他在一篇關于企業檔案的文章中提出：“要長久地發展我們的工作，關鍵在于是否具有發展并抓住新機遇的能力。這種機遇將把我們與知識管理革命直接聯系。下個世紀企業檔案工作者將在有關企業的知識管理決策中，承擔重要責任。”檔案資源在知識管理中的重要地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發展提供了前所未有的空間。②同年，馮惠玲也指出：“所謂‘后保管模式’指得是一種以來源為中心，以知識為中心的管理”“在后保管模式中，重視檔案文件中所包含的有效信息——知識，要甚于文件實體。”③2000年，陳智為教授提出：“在即將到來的知識經濟時代，檔案工作將被視為知識管理工作”。④在2001年“21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學博士論壇”國際學術研討會上，英國著名的檔案與文件管理專家邁克爾·庫克在演講中指出，我們可以宣布我們自己已經步入知識管理領域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發展方向。2004年第15屆國際檔案大會的主題為“檔案、記憶與知識”，會議認為，“檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用”。⑤

那么，檔案后保管模式與檔案知識管理究竟有著什么樣的內在聯系，兩者存在什么關系呢？筆者不揣淺陋，擬就此問題略作闡述以就教于方家。

一

20世紀中期以來，計算機技術的發展催生了大量電子文件，電子文件與紙質文件的顯著差異使得對兩者的管理方法、技術與理念都截然不同，傳統的以實體為中心的保管模式已不能適應電子時代的檔案保管要求，面臨著挑戰。

1996年，特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上作了題為《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》的報告，分析了新的社會狀況和檔案工作的目的，提出了檔案管理的新模式——“后保管模式”。他指出：“這種新的‘后保管’范例將傳統理論對實體保管對象——實態文件的關注，轉變成對文件、文件形成者及其形成過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。所有這些都遠遠超越了對文件進行傳統的檔案保管，這種保管模式可以因此被稱作‘后保管’模式。”⑥在后保管模式下，檔案工作要實現多方面的轉變，其實質是一種以來源為中心、以文件為中心的管理理念。

由于學界對知識管理的涵義尚未形成共識，因此，檔案學者們對檔案知識管理的涵義也眾說紛紜：張濤認為，檔案知識管理就是在知識管理指導下對智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式。⑦丁恩多從數字檔案館的角度闡述了對檔案知識管理的認識，他認為，數字檔案館的知識管理就是通過對數字檔案館所擁有的智力資本進行組織、開發和運營，實現知識創新、知識擴散和知識增值的過程，包括“知識創造、知識組織、知識檢索和知識服務”等內容。⑧徐擁軍將檔案管理和知識管理進行雙向審視，認為檔案知識管理是檔案管理和知識管理的融合，提出“檔案知識管理”包含了“以知識為導向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎的知識管理”兩層含義，并提出檔案后保管模式為“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”提供了堅實的理論基石。⑨張海燕從具體的企業領域認為，企業檔案知識管理是在企業檔案管理過程中運用知識管理深入挖掘企業檔案中蘊含的有用知識單元并對其進行組織，實現創新。⑩潘連根認為，知識管理的內容在數字檔案館中的體現主要包括“知識創新、知識組織、知識開發、知識服務、知識傳播和人力資源管理”等方面?；伍振華指出，檔案館知識管理包含“準備與規劃、組織與人員、實施與評估、知識共享、知識創新、知識服務”等內容。?

無論學者們對檔案知識管理的涵義和內容表述如何，其宗旨都是在檔案工作中應用“知識管理”的理念和方法，將檔案信息加工提煉成知識，其核心是實現一種更高層次的信息增值服務。

二

檔案后保管模式主要由3部分內容構成：一是新來源觀，它促使我們重新認識和理解文件的來源，要求我們關注文件背后的有機聯系，對文件進行前端控制，以保證文件的完整性；二是宏觀鑒定論，要求我們依據來源原則，以文件來源為核心，以文件有機聯系為基礎，從文件形成機構的職能來鑒定文件的價值，使檔案價值鑒定更加系統化、集中化，“這種宏觀的、超前的鑒定標準與方法可以對數量龐大的文件進行‘批處理’式的鑒定，從而極大地提高鑒定工作的效率與質量，大量地剔除了沒有價值或價值很低的文件，減少了信息污染的程度。”?三是知識服務，這是檔案后保管模式的核心內容，是實現為社會服務這一檔案工作目的的方式。在后保管模式下，檔案管理的對象不僅包括檔案實體，而且包括檔案蘊含的信息和隱性知識。檔案工作人員就要轉變成知識的挖掘者和提供者，主動找出檔案中隱含的知識，并將其轉化為公眾所需要的顯性知識，這樣才能使檔案工作者從“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”“重新坐回到上帝的身邊”?，提高檔案工作適應社會發展能力，體現檔案工作社會價值。

上述3個部分是有機結合的整體。其中，新來源觀使得人們的關注點不再僅僅膠著于文件表層的信息，而是延伸到文件的深層和背景，其目的在于挖掘文件隱含的信息和知識，為知識服務提供豐富的資源保障。宏觀鑒定論采用宏觀鑒定的方法，在保證文件鑒定的效率與質量的同時，提高了檢索、利用文件的效率，增強了獲取、吸收信息和知識的能力，確保了知識服務的效率和質量。知識服務的目的則是為用戶提供解決問題的檔案服務，引導用戶從文件中獲取所需的信息、知識。?由此可見，新來源觀和宏觀鑒定論是實現知識服務的手段和保證，最終都是為了建立起以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務體系。

檔案后保管模式凸顯了關注知識價值、重視提供知識、強調應用知識的思想，是知識管理核心價值在檔案工作領域內的體現。

檔案是信息的一種，而知識則是對信息的推理、驗證，從中得出的系統化的規律、概念或經驗，檔案信息是知識的基礎。知識具有情境依賴性、意會性、離散性和載體依托性等特點，即知識都是在特定情境中創造和獲取的，知識在社會和組織中是離散分布的，有些知識或知識的有些部分是隱性的，知識有其載體，包括實物載體、媒介載體、人和組織載體。?要實現在檔案領域的知識管理，必須了解檔案信息產生的情境、挖掘檔案信息中隱含的內容，整合分散的檔案信息，了解檔案信息載體尤其是人和組織載體（即檔案形成者）的信息。所以，在檔案知識管理背景下，檔案的形成過程和背景，檔案形成者的性質、職能、地位等背景信息必須納入管理者的視野。這樣，傳統的來源觀和著眼于文件具體內容的鑒定方法便難以適應檔案知識管理的需求，而檔案后保管模式采用新來源觀和宏觀鑒定論進行檔案信息的收集和價值的鑒定，恰恰能夠滿足對檔案進行知識管理的要求。

提供知識服務，即對檔案信息資源進行知識性捕獲和組織，為用戶提供解決問題的方案是檔案知識管理的發展方向，也是檔案后保管模式的追求，在這一點上，兩者也是契合的。

三

后保管模式是檔案工作因應技術發展、環境變化而作的自我調整，呼應了知識經濟時代對檔案工作的要求。進行檔案的知識管理一定程度上是后保管模式發展的必然，同時，后保管模式下的檔案管理工作又滿足了檔案知識管理的要求。

注釋：

①?(加)特里·庫克著,劉越男編譯.電子文件與紙質文件觀念:后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J].山西檔案,1997(2)

②姚樂野，蔡娜著.走向知識管理與知識服務——數字檔案館建設研究[M].四川人民出版社,2010

③馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學通訊,1998(6).

④陳智為等.千年一越話從頭[J].上海檔案,2000（1）

⑤荊云.檔案、記憶和知識——第十五屆國際檔案大會在維也納召開[J].云南檔案,2004(6)

⑥特里·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[R].第十三屆國際檔案大會報告集

⑦張濤.知識管理對企業檔案管理的要求[J].沿海企業與科技,2008(5)

⑧丁恩多.數字檔案館知識管理研究[J].科技情報開發與經濟,2006(2)

⑨徐擁軍.企業檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊,2007(5)

⑩張海燕.企業檔案的知識化管理[J].機電兵船檔案,2007(1)

?潘連根.數字檔案館的知識管理[J].浙江檔案,2005(12).

?伍振華著.檔案館知識管理研究[M].北京:中國文聯出版社,2003

??徐擁軍.檔案后保管范式與知識管理[J].檔案學通訊,2008(2)

?儲節旺等.知識管理概論[M].清華大學出版社、北京交通大學出版社，2005