加強檔案管理　促進醫院科學發展

文/河北省榮軍醫院　賈麗娜

加強檔案管理促進醫院科學發展

文/河北省榮軍醫院賈麗娜

科學化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。本文結合工作實際，論述了科學化檔案管理的作用；現行檔案管理存在的問題；檔案管理需科學化等問題。

醫院；檔案管理；科學發展

醫院檔案是醫院在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案,是醫院歷史記錄的寶貴財富,是醫院工作計劃和決策的可靠依據,是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。醫院檔案管理對醫院發展、醫學研究乃至醫療領域有著極其重要的作用，是現代醫學進步和發展的關鍵因素。因此，加強醫院檔案管理在醫院管理中有著極其重要的意義。

一、科學化檔案管理的作用

（一）科學化檔案管理在醫院管理中起著關鍵作用。有利于醫院管理決策的科學化、系統化，使醫院管理者通過多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析過程，形成科學決策的有效依據，使檔案管理更好地為醫院各項工作服務，為醫院現代化管理打下堅實基礎。

（二）檔案管理科學化有利于醫院的綜合發展。通過對各項醫療指標、技術指標的數據分析，為及時調整醫療技術手段，改進醫療質量提供事實依據。通過對各種醫療設備性能使用率的準確分析，能夠保證醫療設備的有效利用效果。

二、現行檔案管理存在的問題

（一）檔案意識薄弱，檔案利用率較低。很多醫院還存在檔案管理可有可無的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫院發展的連續性斷檔和歷史資料完整性的缺失，檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員素質水平較低。在現行醫院管理中，目前多數從事醫院檔案管理的工作人員在專業素質、理論水平、文化程度、實踐能力等方面仍需學習改進，存在知識面窄、學歷低等問題，未經專業化培訓。而且醫院將重點只放在醫療技術人員素質的提高和繼續教育上，沒有培養專職的檔案管理人員素質和水平的意識，更未將其納入培養計劃和要求，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。

（三）檔案管理制度不健全。多數醫院檔案管理制度不健全，導致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統一性。大部分醫院的檔案管理工作中沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更沒有制定統一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價值的資料、數據都丟失了，阻礙了醫學研究的發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而使現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

（四）檔案管理設備落后，跟不上時代的要求。隨著現代科技與經濟的發展，很多醫院的檔案管理設施設備都已經落后，甚至老化，而醫院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現代化管理水平不高。許多醫院的檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設備陳舊，資金短缺。甚至于在這個計算機網絡普及的時代，仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下等現狀，嚴重阻礙了醫院檔案的科學化管理。

三、檔案管理需科學化

（一）科學配備現代化管理設備，提高管理效率。科學化檔案管理，是與現代化科學與技術接軌的管理方式。隨著現代化設備和技術的發展，檔案管理使用現代化設備必不可少。需改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式，充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作。實行文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。利用計算機網絡技術，把檔案管理工作做到細致化、精確化、現代化和高效化。通過構建網絡電子檔案服務平臺，把收集整理好的眾多檔案構建成檔案查詢系統，實現資源共享，實現檔案信息資源的數據化和網絡化，為更多的醫學研究者提供可靠有用的資料來源，共同促進現代化醫學的進步。

（二）科學分配檔案管理人員，提高工作效率。科學分配檔案管理人員，需考慮檔案管理的各個環節。只有分配的管理人員科學合理，才能保證檔案管理工作的順利、高效開展，確保檔案工作萬無一失。檔案管理人員應具備檔案管理的專業知識、 技能及相關的現代科學知識，能夠很好地做好檔案的收集、保管、統計、檢索、利用和編研工作，還應具備社會科學和自然科學知識。了解各種物理化學因素以及周圍環境對它的影響，只有具備了這些知識才能有效地保護檔案，以及在檔案受到侵蝕和損壞時采取相應的保護措施。

在現代的網絡時代，檔案在從紙質時代向電子時代轉換的過程中，檔案管理人員還應當具備電子計算機網絡應用技術。在這個時代，醫院檔案正在由手工的、封閉的傳統模式向自動的、科學的、開放的電子模式轉變，這就要求管理人員必須具備電子計算機應用技術，防止檔案的丟失、破壞和篡改。檔案管理隊伍素質的提高是科學檔案管理的必要條件。

加強檔案管理人員對檔案管理知識和方法的學習，提高檔案管理人員的科學管理意識必不可少。醫院既要開展崗位培訓學習，也要鼓勵檔案管理人員在業余時間參加各種繼續教育課程的學習。

（三）科學檔案管理方法，提高檔案利用率。醫院應改變以往的模式，設立專門的檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，克服檔案管理中分散管理的弊端，減小檔案收集的難度，使醫院的檔案管理系統化、完整化，全面涵蓋醫院的發展歷史。檔案管理應由實體管理向信息管理轉變，注重檔案管理的各個環節，運用現代化技術手段，加大資源開發力度，從而切實提高檔案管理效率和管理水平。改變重管理輕服務的管理方式，把檔案管理的工作重心由管理轉移到服務上來。醫院檔案管理工作人員要充分利用自己所處的資源優勢，努力拓展服務業務和領域，變被動為主動，主動為醫院研究者和廣大患者提供全面的信息。同時檔案管理者也應該深入到臨床一線進行醫學研究，從多個角度，多個層次，更加深入地為醫院人員、患者及社會公共服務。科學化的檔案管理方法要使檔案信息管理自動化、檔案信息存儲數字化、檔案信息利用網絡化。運用計算機技術可以實現文書和檔案工作的全程自動化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲、利用和數字管理全過程。計算機技術的使用使得檔案由紙質版向電子版轉化，計算機管理是檔案信息存儲數字化的前提條件。而互聯網的普及，使得檔案信息利用的網絡化成為了可能。

在現代科學飛速發展的條件下，醫院檔案科學化已經成為了醫院檔案管理的發展趨勢。科學化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。不管是醫院領導，還是醫院檔案管理人員，都要認真研究科學檔案管理的有效措施，結合創新理念，運用現代化技術和設備，適應現代社會的要求，把檔案管理科學化，真正為現代醫學提供豐富有效的數據，真正為廣大醫院工作者及患者服務。只有真正做到科學化，才能促進醫院的發展，才能適應現代化醫院的發展趨勢，才能真正有利于現代醫學的發展和進步。