加強農業綜合開發項目檔案管理新探索

文/衢州市衢江區農業綜合開發辦公室　華云蘭

加強農業綜合開發項目檔案管理新探索

文/衢州市衢江區農業綜合開發辦公室華云蘭

農業綜合開發項目檔案管理是指政府為保護、支持農業發展，改善農業生產基本條件，優化農業和農村經濟結構，提高農業綜合生產能力和綜合效益，設立專項資金對農業資源進行綜合開發利用的活動，包括土地治理項目和產業化經營項目，在項目實施過程中產生資料形成的項目檔案。

農業綜合開發項目；檔案管理；探討

衢州市衢江區農業綜合開發辦公室自1988-2014年以來，共實施農業綜合開發項目72個，其中土地治理項目48個，產業化經營項目24個。為加快農業綜合開發項目實施進度，必須做好農業綜合開發項目工程資料的及時收集工作，此舉對做好項目檔案管理起著關鍵的作用，項目工程檔案分為實施前、實施中、實施后3步驟。實施過程中主要有以下幾個環節。

一、農業綜合開發項目檔案管理的基本情況

衢州市衢江區面積1748平方公里，轄10個鎮、8個鄉、2個街道、1個辦事處、272個行政村、3個社區，總人口399198人。1988—2014年實施農業綜合開發項目72個，其中土地治理項目48個，產業化經營項目24個。在推進項目建設同時，認真做好農業綜合開發項目工程檔案管理，及時收集資料，項目工程檔案收集管理工作分為實施前、實施中、實施后3步驟。

（一）農業綜合開發項目的政策與立項資料。衢江區農業綜合開發項目是根據國家農業產業扶持政策和浙江省優勢農產品區域布局規劃，結合當地資源優勢，進行特色優勢農產品區域布局規劃。對確定規劃的優勢主導產業，農業綜合開發產業化經營項目將通過擇優選項、競爭立項的原則，集中資金進行重點扶持，使農業綜合開發更好地發揮支持我省農業產業化發展的作用，提高財政資金的使用效率。農業綜合開發項目目前主要分為土地治理和產業化經營項目，區農發辦根據鄉鎮、專業合作社和產業化龍頭企業申報的項目建議書，經審查將符合條件的項目納入項目庫，并對項目庫中項目進行實地考察、評估論證，擇優選擇項目，經區農業綜合開發領導小組同意，確定擬申報項目過程中產生的有關資料。

（二）農業綜合開發項目評審、設計資料。區農發辦根據鄉鎮、專業合作社、產業化龍頭企業申報的項目申報書、可行性報告，經審查確定符合條件的項目，并對項目進行實地考察、評估論證，擇優選擇項目，經區農業綜合開發領導小組同意確定擬申報項目所形成而收集的資料，完成實施方案、施工設計文本、施工圖集等資料，經省農發辦評審確定后，上報計劃，省農發辦給予批復。

（三）農業綜合開發項目設施建設招標投標資料。為保證項目工程建設質量，做到公開、公平、公正地選擇施工單位，主要工程實行公開招投標，零星和掃尾工程采用邀請招投標，招投標工作均委托咨詢公司代理完成。公開招標公告在衢州市（區）公共資源交易網、衢江區政府信息公開網、衢江區陽光工程等網上發布，招標工程均在衢江區建設工程交易所開標，衢江區招標辦為招標監督單位，衢江區監管辦依法對招投標活動實施監督。水利、機耕道路和林業工程建設交易均符合《衢江區公共資源交易管理暫行辦法的通知》規定的范圍和形式，50萬元以上一律采用公開招標，50萬元以下10萬元以上采用公開或邀請招標，10萬元以下采用直接發包。邀請招標和直接發包工程建設交易均經主管部門和區監管辦審批同意。

（四）農業綜合開發項目建設公示資料。1.事前公示資料：項目申報前，以文件形式通過區公文交換系統下發到各鄉鎮街道“申報指南”和產業化項目選項結果，在區公文交換系統進行公示，衢江區政府信息公開、衢江區陽光工程等網上發布。2.事中公示資料：為了明確任務，落實職責，接受廣大群眾的監督，取得社會各界對項目建設的關心和支持，工程施工招標后，在項目施工現場設立公示牌和圖像資料，公示內容包括工程建設內容、工程布置、質監單位、建設單位、監理單位、施工單位及監督舉報電話。3.事后公示資料：項目實施后，在項目區設立告示牌，公示項目建設規模、主要工程建設內容、建設資金來源等相關情況的圖像資料。

（五）農業綜合開發項目工程建設資料。1.合同資料：區農發辦與中標單位簽訂施工合同，建設過程中嚴格按照合同規定支付工程款。2.質監資料：為加強工程的質量監督管理，確保工程建設質量，我區2010年以后土地治理項目納入水利質量監督管理，質監單位為衢江區水利水電工程質量監督站提供質量監督報告。3.建設監理資料和一般田間工程質量管理資料：工程建設均實行監理制。2009年以前項目建設監理采用直接委托，2010年項目工程建設監理通過招標確定，同時項目鄉鎮成立田間工程質量管理小組，由有責任心、懂技術的老干部老黨員組成，并建立完善的項目管理制度。根據項目工程建設需要，區農發辦指派專職技術員按項目區或施工標段明確責任范圍，并于年終進行考核，確保工程建設質量。4.工程聯系單、簽證資料：施工過程中聯系單、簽證按設計變更：由項目鄉鎮或施工單位提出，監理單位同意后報區農發辦，經區農發辦和設計單位確認同意后，由設計單位出具變更聯系單（或變更施工圖），監理和建設單位聯合簽發工程變更通知。施工完工后施工單位出具工程簽證單，注明工程量和費用等。工程增變更程序合規，申請和審批簽證手續完整。5.工程變更資料：因不可預見產生的合同金額范圍之內的工程量增加或減少，由施工單位出具《工程簽證單》，經現場監理（監督）員和區農發辦技術人員（2人以上）復核簽字確認。合同金額范圍之外的增加工程，根據實際確需增加的，由項目所在鄉鎮、村出具要求增加工程的書面申請，上報區農發辦批準，并簽訂工程施工補充合同。6.工程單價變更資料：由于工程變更或新增工程內容造成工程單價變更的，按合同約定由監理單位出具農發辦和施工單位同意的《變更項目價格簽認單》。7.隱蔽工程驗收資料：由施工單位口頭或書面提出隱蔽工程驗收申請，填報《隱蔽工程檢查驗收記錄》，區農發辦技術人員和監理（監督）員到現場驗收合格后，由施工單位、監理（監督）單位、區農發辦等簽字（必須2人以上簽字）認可，否則隱蔽工程不予認可。2009年以前（含2009年）實施的項目聯系單主要有監理、施工、農發辦3方簽證；2010年以后（含2010年）實施的項目聯系單主要有項目鄉鎮、監理、施工、農發辦共4方簽證。8.施工日志：施工日志施工管理的科學性工程。施工日志也是反映施工質量的依據。施工日志應能全面反映施工情況，如地段設計編號、天氣、溫度、時間、設備、人員、工程質量、技術要點、記錄人、施工詳細內容與施工質量及主要問題，特別應對施工質量部分認真做好記錄。9.監理日志：監理日志真實、準確、全面且簡要地記錄與工程相關的問題。凡是主要事件、施工活動、其他技術資料中未記錄的均應記錄。監理日志必須每天不間斷記錄，停工應記錄原因、時間及復工時間。所用詞語專業、規范、嚴謹，把監理工作中所關注的內容，如發生的問題、解決問題的過程和結果記錄清楚。

（六）農業綜合開發設施建設的后期管理資料。1.竣工、驗收檔案資料：合同工程完工后，施工單位向農發辦提交完工資料，由監理和施工單位對合同工程完工進行初驗。初驗通過后，施工單位書面申請農發辦驗收，農發辦、項目鄉鎮會同質監、設計、監理、施工等相關單位組成驗收組參加驗收。年度項目竣工后，由區農發辦牽頭，組織財政、審計、水利、農業、林業等部門相關人員組成驗收組進行項目自驗。由省農發辦組成項目驗收小組，對項目實施現場、資金撥付、檔案資料進行檢查驗收。2.移交管護檔案資料：農業綜合開發項目實施完工后，辦理與實施鄉鎮交接手續，移交工程清冊和鄉鎮建立工程管護制度等。

二、農業綜合開發項目檔案管理存在的問題及制約因素

衢江區農業綜合開發檔案管理是農業綜合開發項目管理中的組成部分，是項目管理的重中之重，包括土地治理項目和產業化經營項目，主要以農業基礎設施建設為主，涉及項目工程管理。農業綜合開發項目檔案管理的特點是周期長、范圍廣、土層結構復雜。一個項目區內涉及幾個鄉鎮和各家各戶的政策處理；項目建設根據農作物播種期來安排，以及天氣變化直接影響項目建設周期；在建設過程碰到土層結構復雜會產生工程設計變化。因此，項目檔案收集資料完整，關系到項目申報、招標、設計、工程質量檢查，工程建設周期、結算驗收，工程管護移交。項目檔案資料收集的及時關系到項目工程質量檢查，工程建設周期的監督、資金撥付進度、驗收結算是否合理，做到有據可依、有據可查。目前已逐步形成整套規范的項目檔案，但在歸檔的過程中，發現有不足之處。

（一）項目工程檔案資料不夠及時。在項目施工過程中形成的工程聯系單、簽證資料、設計變更、工程變更資料、隱蔽工程驗收資料、工程單價變更資料應在形成時7個工作日內將會議紀要或紙質報送給業主，如不送達，則造成資料與資金撥付進度款相脫節，無法及時掌握項目資金的使用情況，對項目施工進度也難以把握。

（二）項目工程檔案資料不夠完善。1.工程混凝土澆筑工序質量評定表及混凝土單元工程質量評定表等資料及檢驗日期、評定日期存在用涂改液涂改現象；2.有些施工單位隨意使用“蘭筆”等非耐久性材料填寫竣工圖，甚至出現空白竣工圖印章，竣工圖印章空白意味著無法追究施工單位項目經理、技術負責人、總監及現場監理人員責任。3.監理日記氣溫不填，無法判斷澆筑混凝土時工程質量是否因氣溫造成質量問題。有些施工日記存在復印現象

（三）項目工程施工照片檔案缺失。施工單位、監理單位對內部工程結構和隱蔽工程照片檔案不能同步形成積累，一個項目工程建設過程中沒有形成一張照片檔案，影響隱蔽工程質量監督和驗收的準確性。

三、加強農業綜合開發項目檔案管理工作的建議

（一）重視項目文件材料積累。建設單位應認真履行組織、協調項目各參建單位檔案工作職能，將建設工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關領導和工程技術人員的崗位職責中；納入經濟責任制。落實項目管理技術人員“三參加”制度，要參加工作例會和工程質量評定會；參加設備開箱驗收；參加工程合同的驗收和項目交工驗收，嚴格控制工程質量，確保試驗檢測資料的真實性、準確性，并以此確保檔案的形成質量。

（二）注重項目工程資料完整。1.竣工圖由施工單位負責編制，監理單位負責審核，施工單位和監理單位應認真履行審核和簽字認可責任，禁止代簽、代填寫結論。2.工程驗收前，建設單位應組織、督促和協助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發現有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊，竣工圖要作為工程交工驗收的條件之一。要保證竣工圖的質量，做到規格統一，圖面整潔、字跡清楚，不得用圓珠筆或其它易于褪色的墨水繪制。竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，真實反映項目竣工驗收的實際情況。3.利用施工圖更改的，應在變更處蓋修正章（修正章可直接刻上具有修正權限的責任人姓名），并在空白處用碳素墨水標注變更依據（變更通知編號）及有關數據、修改日期，修改時應用正確的修改方法并修改到位；重新繪制的竣工圖也應標注重新繪制的原因或有關變更依據（變更內容應在竣工說明中一并反映）。編制竣工圖應有施工合同的竣工說明和本冊竣工圖中說明；并設置設計與竣工圖數量一覽表；變更一覽表；重新出竣工圖時按行業竣工圖框格式，嚴禁粘貼標題欄后作為竣工圖；移交復印部分的竣工圖應先復印后簽字和蓋章，保證手寫簽認，禁用藍筆等非耐久性材料。

（三）注重圖片、影像等動態資料管理。施工工程照片檔案應按規定同步積累并及時整理，照片應該標注年度、項目名、拍攝者、拍攝日期、專題、機構或問題（場地名和人物名）體現真實性和規范性，驗收時結算資料應與隱蔽工程照片、現場結合，把握隱蔽工程施工的準確性。

通過照片檔案做到有據可查、有據可依，在農業綜合開發工程質量管理中起到重要地位，實現管好項目工程質量，用好項目資金，充分發揮照片檔案的作用。

[1]汪繼寧.基公路建設項目檔案的常見問題及處理措施[].浙江檔案,2006(05).