居民保業(yè)務檔案整理過敏危害及防護

鄭夕云

居民保業(yè)務檔案整理過敏危害及防護

鄭夕云

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案是指具體經(jīng)辦工作匯總直接形成并與經(jīng)辦業(yè)務直接相關的檔案，是今后計發(fā)個人養(yǎng)老金的重要憑據(jù)。隨著居民保事業(yè)的蓬勃發(fā)展，參保人數(shù)多，檔案資料數(shù)量相當龐大，檔案管理員在長期整理檔案的過程中出現(xiàn)了不同程度的過敏現(xiàn)象，危害其身心健康。如何正確認識居民保檔案整理過程中的過敏危害并做好防護措施，這是檔案管理員一個不容忽視的問題。

一、居民保業(yè)務檔案整理中的過敏現(xiàn)象及原因

周寧縣自2011年啟動新農保至今，城鄉(xiāng)居民已參保人數(shù)7.5萬人，形成大量的業(yè)務檔案材料，而縣級經(jīng)辦機構9人中，無專職檔案人員，僅有2名兼職人員從事檔案工作。截至2015年5月底，已整理完成業(yè)務檔案并排列上架1262卷，在這4年的整理過程中，2名檔案管理員均出現(xiàn)不同程度的皮膚過敏現(xiàn)象，如臉上出現(xiàn)紅疹子、瘙癢、皮炎；還出現(xiàn)呼吸系統(tǒng)方面的疾病，如咳嗽、打噴嚏、眼睛癢等癥狀。引發(fā)這些過敏的原因主要有以下幾個方面：

1.居民保業(yè)務檔案量大，檔案管理人員力量不足。僅2011年至2013年的業(yè)務檔案就有1180卷，而且2014年至今仍有新的業(yè)務檔案不斷形成，需要整理，但周寧縣居民保中心沒有專職的檔案工作人員，僅靠2名兼職人員從事檔案工作，工作量大，需長時間接觸檔案材料，且發(fā)生過敏后仍需長期伏案工作。

2.居民保業(yè)務檔案形成的環(huán)節(jié)較多，耗時長、易霉變。居民保業(yè)務檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾——村（居）委會——鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）勞動保障事務所——縣居民保中心，這個過程正常周期為一個月，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)拖到2個月甚至更久。目前我縣9個鄉(xiāng)鎮(zhèn)中均沒有配備專職從事居民保檔案的工作人員，有的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村用廢舊紙箱存放檔案，或直接將居民保業(yè)務檔案放在桌上或地上，我縣春季又是多雨季節(jié)，天氣潮濕，紙質檔案材料不按規(guī)定存放，極易出現(xiàn)霉變現(xiàn)象。

3.檔案庫房空氣中的有害物質引發(fā)過敏。檔案庫房屬于相對密封的環(huán)境，空氣不流通，而進入檔案室的個別業(yè)務檔案有可能已經(jīng)攜帶真菌，在適合的條件下，真菌就會繁殖，造成檔案庫房空氣中存在有害物質。這些有害物質不僅對居民保檔案本身造成危害，也會對檔案工作者造成危害。這些空氣的中的有害物質附著在人的皮膚表面，當人的抵抗力下降或條件合適的時候，就會產(chǎn)生過敏現(xiàn)象。

二、整理居民保檔案的防過敏措施

1.提高認識是做好居民保檔案工作的前提

居民保檔案工作是推廣國家社會保障制度，促進社會和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，因此要充分提高對檔案工作重要性的認識。2013年至今周寧縣政府已經(jīng)連續(xù)3年與鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽訂《居民保工作責任書》，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)重視檔案工作，并在次年的6月份前收集整理完成上年度居民保檔案工作。縣居民保中心也先后派出2名工作人員參加寧德市檔案人員持證上崗培訓，并指派一名工作人員專職從事檔案工作，另一名人員協(xié)助整理。各級領導提高對檔案工作的認識，在人力、物力、財力上予以保障，這是做好居民保檔案工作的前提。

2.完善居民保業(yè)務檔案收集機制是有效預防過敏的基礎

2011年新農保啟動以來，我縣居民保中心組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員參加檔案學習培訓20余次。2013年周寧縣居民保中心明確檔案收集的規(guī)范，要求村級每月10號前上交業(yè)務檔案材料至鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障事務所，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級審核檔案材料完整性后在每月20號前將檔案材料上交縣居民保中心，縣一級及時將材料整理歸檔。若發(fā)現(xiàn)潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務材料，立即退還給鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員整改，直至達到保存要求。縣居民保中心檔案人員還經(jīng)常深入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，面對面、手把手的具體指導鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員收集整理檔案材料，為他們送去防霉驅殺蟲藥劑，督促他們及時整理檔案材料并放入鐵皮柜中。因此加強檔案業(yè)務培訓，建立村——鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）——縣中心檔案收集互動機制是做好居民保檔案工作、有效預防過敏的基礎。

3.加大對居民保檔案硬件設施的投入是有效預防過敏的保障

由于周寧縣居民保中心2名檔案工作人員反復發(fā)生過敏，為了加強檔案管理工作，縣居民保中心于2014年建立規(guī)范檔案專用庫房，配置6組密集柜，訂制無酸紙檔案盒，安裝空調、防爆燈，購買除濕機、溫濕度計、吸塵器、滅火器等設施設備，在檔案室內放置防霉驅殺蟲藥，達到防潮濕、防塵、防蟲、防火等要求。同時為全縣9個鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了鐵皮柜（存放業(yè)務檔案材料）、檔案盒、復印一體機、復印紙等，避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員將檔案材料隨意堆放導致霉變。通過加大投入，配齊配好相關硬件設施，周寧縣居民保中心于2014年9月通過了省級檔案達標驗收工作。

4.做好檔案庫房的管理工作是有效預防過敏的關鍵

檔案人員的過敏現(xiàn)象與檔案庫房的管理好壞有直接關系。提高檔案庫房的空氣質量，減少有害微生物的繁殖，營造良好的檔案庫房環(huán)境，從而達到保護并延長檔案的使用壽命，降低對檔案工作人員身體傷害的目的。

（1）保持檔案庫房的清潔。庫房內不堆放任何雜物，利用吸塵器等工具，堅持每半個月對檔案庫房內外進行一次大掃除，保持庫房內四壁、密集柜底部頂部及地面的清潔。

（2）嚴格控制溫濕度，抑制蟲霉侵害。工作人員須每天1次進行檢測檔案庫房溫濕度工作，并做好記錄,并采取相應的措施進行調節(jié)。周寧縣春季雨季長，氣候特別潮濕，空氣的濕度經(jīng)常達到95%左右。為此，我們會及時關好檔案庫房的門窗，同時打開除濕機對庫房進行除濕，使其濕度保持在45-60%之間，另外還將干木炭裝于紙盒中，放在庫房的各個角落，幫助除濕。

（3）定期檢查入庫檔案，以防為主，防治結合。首先，把好居民保檔案的入庫關，做到以防為主。在檔案入庫前，應當逐頁逐冊檢查，若發(fā)現(xiàn)潮濕、霉變的檔案，待其自然干燥并刷除真菌后方可入庫；第二，對于已經(jīng)入庫的居民保檔案，每周一次檢查檔案的受損情況，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)發(fā)霉的材料，及時取出檔案，并采取隔離的方法，避免交叉感染，滋生更多的真菌，損壞其他檔案及危害工作人員的身體健康，原則上是完全刷除真菌后方可重新入庫；第三，放置防霉驅殺蟲藥。在庫房內及密集柜中放置無害、無污染的防霉驅殺蟲藥，利用藥劑揮發(fā)出來的氣味制止真菌的生長，使蟲子在藥劑氣味中中毒死亡，并于每年12月底定期更換防霉驅殺蟲藥。

5.檔案人員做好個人防護工作是有效預防過敏的必要措施

由于居民保檔案業(yè)務量特別大，整理時間長，因此檔案工作人員要提高自我防護意識。整理檔案或入庫時要佩戴口罩及一次性的手套，盡量穿長袖衣褲，減少皮膚裸露部分，接觸檔案時不吃零食、不揉眼睛，及時用流動水、消毒液洗手，搞好個人清潔衛(wèi)生。若發(fā)生過敏現(xiàn)象應及時就醫(yī)，在醫(yī)生的指導下正確用藥。另外檔案人員要加強鍛煉，多做一些戶外運動，提高身體素質。只有當你擁有一個健康的體魄，才能提高自身的免疫力，從而在實際的工作中有效地減少過敏癥狀，確保檔案整理工作順利完成。

6.檔案人員輪崗工作是有效預防過敏的健康機制

防治檔案人員的過敏危害，具體還要落實到工作制度上。雖然我們建立了居民保檔案收集機制，加大了對檔案硬件設施的投入，最大程度上控制庫房的空氣污染，采取各種措施減少整理檔案過程中有害細菌的吸入，但是檔案管理員是個特殊的職業(yè)，庫房也是個特殊環(huán)境，有害的細菌及空氣污染是無法徹底解決的。如果過敏者長期從事檔案管理工作，甚至會造成過敏——治療——再過敏——再治療的惡性循環(huán)。因此，建立檔案人員輪崗工作制，每隔三至五年對檔案人員進行一次輪換，可以在一定程度上避免反復過敏對檔案人員造成的身體危害。

居民保業(yè)務檔案是對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生”的重要憑證，所以我們要采取科學的防護措施，盡可能的消除檔案整理、保存過程中的有害因素，保護檔案的完整性，維護檔案管理員的身心健康。

（作者單位：福建省周寧縣居民保中心)