論提高高校辦公室工作效率的途徑

文/大慶師范學院離退休職工管理中心 李治凱

一、引言

高校是人才的搖籃，是培養人才的主要場所，同時，高校也承擔著社會上眾多的科研工作量，高校的教學科研任務繁重，高校辦公室作為協調教學與科研的主要部門，在處理學校各項工作方面起到重要的作用。高校辦公室管理人員應該了解工作職責，以此不斷進行創新改革，提高工作效率，因為只有權責明確，才能各司其職，提高效率。辦公室工作通常具有的職能有：上傳下達、檢查監督與綜合協調；輔助決策，服務領導；做好后勤，服務師生；對外窗口職能；營造文化環境職能等。

二、高校辦公室管理過程中的常見問題

（一）工作人員缺乏責任心。辦公室的日常工作內容較多，很多是跑腿的事情，沒有太多的技術含量，這給一些工作人員在思想上帶來了認識偏差，內心想著調整到一個更好的崗位，缺乏工作責任心，此外，很多高校辦公室以往的用人政策有些落后，缺乏激勵政策，在一定程度上影響了員工的責任心，平時工作繁忙，很少從事科研，研究成果很少，職稱晉升比較難，收入相對較低。

在工作態度方面，很多員工都有消極的心態，那就是對自身工作抱著“不求有功，但求無過”，只是被動地完成領導交給的事務。

（二）人員缺乏，工作壓力大。辦公室管理人員較少，工作任務比較繁重，工作壓力大，工作強度大，近年來，高校在擴招、辦學規模日益加大，高校辦公室日常管理工作量大大增加，又因為辦公室是學校任務下達的終端、各項信息收集的初端，工作壓力之大、任務之繁重可見一斑。

（三）分工不明確，權責不清晰。高校辦公室，由于分工、工作季節性等原因，可能會出現有些人在某些時間段內比較清閑而有些人卻比較忙碌，由于缺乏協調機械，工作繁忙的員工就會抱怨，長此以往，可能會引起內部不團結、工作不配合等現象。

三、提高高校辦公室工作效率的途徑

（一）變被動為主動，提高服務意識。首先，辦公室工作人員要從思想上提高認識，從內心深處明確自身工作的價值，明確自身工作的重要性，不斷增強服務意識，變被動服務為主動服務，主動承擔起自己的參謀助手職能，認真調查、收集、篩選、分析對學院發展有價值的信息，供領導研究，為領導獻計獻策。其次，也要主動地為全體老師和學生服務。最后，還要不斷進行總結，不斷的學習，不斷提高服務師生的本領，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負責的業務，掌握相應的服務技巧，優化服務程序，使服務工作既及時周到又不出差錯。

（二）加大創新力度，摸索新的工作思路。創新是一個民族的靈魂，創新是推動社會發展的動力，創新是提高工作效率的關鍵。對于高校辦公室工作，針對當前工作，如何精簡工作步驟，化繁為簡，提高辦事效率，是辦公室管理人員重點思索的問題，在辦公室可以設置調查問卷，讓來辦事的單位同時進行匿名填寫，提出寶貴意見，加快辦公室管理制度的創新，并鼓勵職工多提意見，作為辦公室工作人員也應該打破常規，放開手腳去干。所以可以把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中，建議一經采納，就進行適當獎勵。實現辦公現代化，這也是高等教育改革與發展的需要，它直接推進了辦公室工作的科學化，也提高了辦公室的工作效率，可為學校節省大量人力和物力。

（三）努力提高管理人員的綜合素質。決定工作效率的因素有很多，其中員工個人的工作效率是最關鍵因素，作為高校辦公室管理者，要想順利高效完成各項工作，就應該具備以下各項素質：政治覺悟高，良好的表達能力和溝通協調能力，具備辦公自動化軟件應用能力，具有深厚的文字功底，能寫各類文秘材料，具有完整的知識體系。事實上，很多高校辦公室管理人員都是半路出家，本專業管理人員很少，缺乏高等教育理論、行政管理或計算機專業知識，需要對這部分工作人員加強培訓。此外，還應該完善高校辦公室管理崗位制度，管理人員的行政級別要通過綜合的評比進行量化，尤其是注重個人資力和實際工作能力的評比。分類管理不同級別不同崗位的工作人員，對不同崗位工作人員制定不同的培訓政策，有針對性的提高員工的綜合素質。人員素質提高了以后還要不斷提高監督與自我監督意識，靈活督察方式，規章制度通過有效的監督將它執行到位，辦公室負責人要把頒布的學院管理文件落實到位，用制度來約束人，這樣可以起到明顯效果。

四、結束語

高校辦公室的基本職責就是做好學校的日常服務工作，在學校相關領導的具體指導下完成各項教學任務。辦公室工作人員在日常管理過程中，應該明確自己的身份，提高服務意思，明確工作職責和義務，應時刻提醒自己必須認真工作，要有高度的事業心，要甘心吃苦，有功不居，努力做好參謀、協調、聯絡和服務工作。

[1] 許徐.秘書專業實踐教學體系的建立與運用[J].合肥學院學報(社會科學版),2006(01).

[2] 高麗麗.淺析高校辦公室工作中的柔性管理[J].辦公室業務,2010(01).