探尋檔案服務創新工作的新思路——以杭州市蕭山區教育局檔案利用需求為例

文/杭州市蕭山區教育考試中心 林業

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(中辦發〔2014〕15號)，在建立健全方便人民群眾的檔案利用體系方面提到要創新服務形式、強化服務功能等手段促進檔案資源共享。要實現此目標可從小處著手，打破常規，探索出一條檔案創新工作的新思路。下文將以我區教育局檔案利用需求為例，以服務創新為切入點，從而整合檔案資源，完善檔案利用體系。

檔案服務創新的實質是檔案價值的再實現，服務創新是對檔案工作的一次革新，它是以用戶實際需求變化為基礎，以用戶潛在需要為發展方向，以拓展社會服務為目的一系列動態的創造性活動。

一、教育局機關檔案用戶利用的新動向

蕭山區教育局檔案工作的開展應該說還比較成熟的，機關工作人員檔案意識也較高，檔案數字化推進的進程也較快，從日常檔案利用需求方面來看，主要有以下幾個方面：

一是在文件的上傳下達，統計利用層面，查閱利用較多的有人事任免類、統計數據類、工資審核發放類，還有職稱榮譽類。

二是在局機關與下屬各學校互動方面，更多的是查詢師生信息、教學資源的共享、各學校領導干部調整調動、新教師的分配及教師的調動以及早期代課老師的代課情況查詢方面。

三是在同級機關或上級主管部門層面，主要涉及為行政許可、行政處罰、行政復議、行政訴訟提供依據等諸方面。

二、服務創新的新思路

（一）以服務創新的新理論為指導，更換舊思維，打破舊常規。在服務創新方面，堅持“查閱利用者第一”“急他人所急”的服務理念。理念的創新是各項工作創新的關鍵，只有意識有所提升才能帶來方法與行動的革新。服務是動態的，沒有制度的硬性要求，因此需要打破以前的傳統思維：你上門我查閱，查得到的就查，查不到的不負責，多一事不如少一事、不被動也不主動的尷尬局面。

（二）以用戶的實際需要為基礎，整合各種數據資源。1.人事任免類資源整合。一直以來，教育局每年都編寫了《蕭山教育年鑒》，《年鑒》的編寫在提供領導決策方面發揮了不可替代的作用，但對廣大群眾用戶來說，還遠遠不能滿足他們的實際需要。另外，根據最近幾年用戶的查閱利用的效果情況來看，利用率比較高的是人事任免類。正基于這兩方面，一是區主管部門對本局領導人事任免文件以及教育局發文任命機關科室及所屬學校（單位）相關負責人文件；二是各學校（單位）對中層任命文件。作為局機關不僅要了解局領導任命以及下屬學校（單位）相關負責人的任命情況，也需要明了各學校中層干部任命情況，以滿足相關人員的查檔需求，因此對這些數據的整合成為必須。

對于整合人事任免的內容可從以下兩方面著手：

一方面，利用各學校數字編研現存檔案進行整合。區教育局已聯合區檔案局全面推行了教育系統數字檔案室創建活動，大多數學校已建成了自己的數字檔案室，其中數字編研方面就有學校領導任免這一塊，所以整合起來比較方便。這就是把各個學校的歷任的領導任免匯總，可以以時間為順序進行整合，也可以以學校為單位進行匯總，后者相對簡單。

另一方面，也可以人物為主線進行整合。在系統內，很多干部都是從基層提拔起來的，也就是說可以以名字，按照不同職務結合時間進行排列整合。這樣做的一個最大的好處是：一個干部的來去、職務變化一目了然。這對于查看某干部的政績來說，條理分明，思路清晰，有據可查，對編寫人物志是一份不可多得的材料。如果在整合資源過程中，能實現原文鏈接，網絡共享，那更是錦上添花的事。

在第二方面的整合中（按照人物姓名整合），最好是將校級以上的干部（包括局級領導）先整合，再以中層干部姓名排列順序進行分類整合。當然也可以直接只按照姓名，不分級別地按照任職先后順序整合。這要依整合資源后的利用價值而定。

2．職稱資格類資源整合。這類資源的整合是比較簡單的。一是本系統工作人員職稱資格晉升，很多教師是一輩子在本區、本系統工作的，所以整合起來比較簡單，直接在一個數據庫中，將姓名、職稱晉升情況、晉升年月、工作單位等信息等匯聚在一起，用EXCEL，或ACCESS數據庫建立起來，既可以按照姓名查閱，也可以按照年份查閱，還可以按照職稱查閱。如果在ACCESS數據庫中，還可以與本人照片相關聯，更真實，更形象。對于調進調出人員，就不用像領導干部那樣去跟蹤，因為教職工數量太大。只要在本系統之內的情況將其收錄好，就算比較完整了。

職稱資格類教職工數據資源，很多高中學校已經建立好了，只要在同一個類型數據庫中將其匯總就行。此類數據資源整合按照高中部、初中部、小學部和幼兒園部分別建庫，比較適合。這樣做的目的是讓數據分散一些，查閱時相對更迅捷，服務器的數據交換也更少些。

3．學生學籍類資源整合。學生學籍檔案資源的整合，數據量更大?？山⒁粋€專門的學生學籍網站。這個可以借助浙江省學籍管理系統開發一個客戶端，直接按照學段分別建庫。如果這個資源整合實現了網上查閱，就能大大減輕學校檔案員的工作負擔。當然，這個網站的建立，需要得到上級業務主管部門大力支持及各學校檔案室工作人員的全力配合群策群力才能實現。

4．教學資源的共享及代課老師資源。教學資源共享，可以直接上教育信息網查，不必單獨整合。各學校應根據自己學校的實際情況，由檔案員合同教學自己進行整合，也可以幾個學校一起整合，資源共享。

代課老師的情況，也是機關檔案室經常有人來查詢的事項。這個可以統一建一個數據庫，由于人數不多，只需簡單記錄代課情況、時間、代課學校等。雖然看似不重要，但是對于當時人來說，可是至關重要，因為這關系到他能否享受到一些政策的落實所帶來的切身利益。當然這些數據對于上級部門相關政策的制訂也具有相當重要的參考價值。

（三）以用戶潛在需要為發展方向，擴大服務對象。檔案用戶可分為現實用戶和潛在用戶。現實需要是指已經表達出來的需要，潛在需要是指由于種種原因沒有表達出來的需要。真正被隱藏的潛在需要，就像潛意識一樣是藏在水下的很龐大的一部分。

1.偶爾利用檔案潛在用戶需求的收集。一部分偶爾利用檔案的用戶，一般有上門來補辦相關證件的、查找工資信息的，或者忘記某項榮譽獲獎年份查閱時間的；還有查閱相關政策法規、通知文件的，這類是基于政策的變化，確定待遇的人群；還有的是由于同部門或上級機關為展現教育各線成果而需要照片臨時性的事務行為（用戶屬于部門需要）。這類少數用戶，可采取登記他們的查詢事項，試探性咨詢他們還有哪些更深需求，以圈定潛在用戶需求，開發此類檔案資源，滿足用戶需要。

另一部分偶爾利用檔案的潛在用戶，可以從官方網站上去獲?。喝缡捝浇逃畔⒕W政務公開欄，每一個《辦法》《通知》都是針對特定的人員，所以查閱的人數相對少一些，對于這類人群，我們可以用留言、討論的網絡方式跟蹤了解他們更深層需求。

2.尚未利用檔案用戶的先行性服務。沒有利用檔案的用戶，并不能說明他們對檔案沒有需求，他們一方面沒有這樣的意識，另一方面怕麻煩，怕費時怕費事。這要求工作人員首先要有一個檔案宣傳意識，在特定的場景、特定的事件發生時，敏銳地捕捉到他們的需求，進而推薦他們去哪些地方可以查閱到他們需要的東西。比如，有些同志從別的系統，別的部門調入教育系統以為只有到人事局才能查到他們需要的人事檔案，其實本教育系統人事檔案室就有，同樣區檔案館也可能有（移交給檔案館）。他們屬于不熟悉檔案查詢的人群。對于這類人群，可以先行服務，指引方向，擴大服務人群范圍。

（四）以拓展社會服務為最終目的，開展專題性服務。在了解用戶利用檔案的動機和趨勢，了解他們的興趣偏好后，進而將具有相同特征的用戶群劃分出來，對他們開展特定的宣傳策略或提供個性化的定制服務。

針對不同興趣需求，可以通過現代化手段打造新型的服務模式。一是可以通過展覽圖片，給用戶帶來視覺沖擊；也可以剪輯錄音、錄像（原始存品不能動，保持檔案的原始性和完整性），展現教育改革帶來的巨大成果，讓聽（觀）眾快速、直觀的感受到檔案給人帶來的震撼；還可以編寫專題數據庫供在網站上瀏覽觀看或者直接利用；同時，還可以用利用微視、微信、微社區推介全方位服務，利用留言、討論等方式收錄用戶的反饋，以進一步改善服務。

基于以上各方面的需求，還需要相關技術人員支持，需要投入更多技術設備以及人員，以實現服務手段自動化，服務形式網絡化，服務對象平民化的理想目標。為這些目標的實現再多的付出也是值得的。

[1]李和文.機關檔案管理服務模式的探索及其創新[J].才智,2013(31)．

[2]李東晟.進行部分機關檔案向社會提供利用試驗[N].中國檔案報,2008．

[3]張如.論新形勢下檔案管理工作的創新服務[J].經營管理者,2013(18)．