實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化

文/新疆科力新技術(shù)發(fā)展有限公司 王輝

一、前言

伴隨現(xiàn)代化科技的發(fā)展，各行各業(yè)都開始在內(nèi)部實(shí)施人員管理的信息技術(shù)，為的就是加快現(xiàn)代化的檔案管理體系建立。企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)行業(yè)思想上的先驅(qū)，對(duì)于企業(yè)在今后行動(dòng)起著很大的作用。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度缺失，造成人才不足。我國現(xiàn)今的企業(yè)大多是采取傳統(tǒng)的檔案管理制度，這樣非常嚴(yán)重的制約了科學(xué)發(fā)展觀的可持續(xù)發(fā)展。由于現(xiàn)在企業(yè)普遍沒有采取科學(xué)的員工的考核，員工的晉升與誡免，員工的崗位培訓(xùn)等等制度管理，導(dǎo)致了企業(yè)人才的大量流失；領(lǐng)導(dǎo)班子長時(shí)間不調(diào)動(dòng)，沒有新鮮的血液融入，造成了企業(yè)內(nèi)部沒有生機(jī)與活力；專業(yè)技術(shù)人員結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失衡，缺乏高級(jí)的專業(yè)人才，造成了人才的流失。

（二）現(xiàn)代化程度低下，信息化程度不高。對(duì)于信息化的時(shí)代，企業(yè)現(xiàn)在還沒有實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理，而是采用原來的傳統(tǒng)的企業(yè)員工用筆記錄的方式。電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，并且缺乏相應(yīng)的電子化檔案檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)的保密工作做的也不足。總的來說基礎(chǔ)設(shè)施的不完善歸根究底還是因?yàn)楣芾碇贫鹊穆浜蟆?/p>

（三）缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的重要認(rèn)識(shí)。對(duì)于檔案檔案的管理目的其中之一也是最重要的一點(diǎn)就是保守檔案機(jī)密，而企業(yè)往往因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足等各種原因，沒有在這個(gè)崗位上設(shè)置一名專業(yè)的人士來管理，大多采用的都是一些非專業(yè)人士兼管。企業(yè)的管理者沒有一個(gè)正確的管理理念，就直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案檔案管理的混亂、保密工作不足等問題不斷出現(xiàn)。

（四）檔案管理形同虛設(shè)，缺少實(shí)際意義。對(duì)于企業(yè)來說，企業(yè)的檔案管理僅僅就只是一個(gè)檔案，放在那里沒有一點(diǎn)價(jià)值更不會(huì)加以利用。企業(yè)的檔案管理制度僅僅就是企業(yè)成立過程中的一個(gè)小小的不重要的環(huán)節(jié)，沒有實(shí)現(xiàn)一個(gè)檔案應(yīng)有的目的。作為企業(yè)的檔案檔案來講它應(yīng)該更好的發(fā)揮一個(gè)信息資源的作用，來更好的服務(wù)于社會(huì)。

三、通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的建議

檔案管理制度是企業(yè)制度、企業(yè)改革的核心，企業(yè)檔案制度的創(chuàng)新與發(fā)展能夠推進(jìn)企業(yè)對(duì)于企業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，更能夠?yàn)槠髽I(yè)事業(yè)發(fā)展在人才儲(chǔ)備上提供一個(gè)良好的保障。這其中企業(yè)在新的形勢下是如何進(jìn)行企業(yè)檔案檔案管理的問題是非常值的思考的。那么對(duì)于我國企業(yè)的管理者在這樣的一個(gè)大的背景下就要迎難直上，就是要先“下手”，那么作為企業(yè)起著根本保障的企業(yè)檔案檔案管理就是我們最先應(yīng)該入手的。

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理中實(shí)際上最為重要的是人員的管理，檔案管理人員的專業(yè)性直接決定企業(yè)檔案工作能否實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。所以，對(duì)于企業(yè)檔案管理人員一方面要求其提升自身的檔案管理知識(shí)，對(duì)于檔案相關(guān)知識(shí)不能只局限與表面的理論，而是要進(jìn)行較為深入的檔案管理文化、現(xiàn)代化檔案管理軟件、設(shè)施等等。另外，檔案管理人員也應(yīng)該具備職業(yè)道德操守，及職業(yè)方面的道德素養(yǎng)，要不斷豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，了解我國的相關(guān)法律法規(guī)，真正的將新知識(shí)、新技能應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理當(dāng)中。

（二）規(guī)范管理案卷，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。受傳統(tǒng)思想影響較為嚴(yán)重，我國的案卷管理大多數(shù)比較復(fù)雜、繁多的，其主要原因在于在進(jìn)行案卷管理過程中將所有的內(nèi)容沒有進(jìn)行分類、而且是“一股腦”的進(jìn)行檔案保存。對(duì)企業(yè)檔案管理的原則也限于內(nèi)容的不丟失。但是實(shí)際上，檔案真正的規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)的是對(duì)其的時(shí)間、屬性、類別進(jìn)行詳細(xì)的劃分，便于尋找的同時(shí)，可以進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理。在對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致分析的過程中可以發(fā)現(xiàn)很多檔案是累計(jì)多年，發(fā)展到現(xiàn)在沒有實(shí)際價(jià)值的，對(duì)于這些檔案就可以選擇科學(xué)的銷毀，避免流入他人手中的同時(shí)也可以便于企業(yè)檔案的優(yōu)化管理。

（三）正確看待檔案秘密和企業(yè)日常管理之間的關(guān)系。保守檔案中的秘密是每個(gè)檔案管理者應(yīng)該具備的素質(zhì)和基本的職業(yè)操守，同時(shí)更是一種來源于工作的責(zé)任。對(duì)于檔案管理者來說，企業(yè)內(nèi)部工作人員檔案、各項(xiàng)資料信息檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展或個(gè)人發(fā)展都起到非常重要的作用，如企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員管理工作不到位，很容易導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)不和諧環(huán)境，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容管理上的混亂。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)注意，其管理方法只是保證企業(yè)正常運(yùn)行的一種手段，不應(yīng)與過多的檔案秘密連接在一塊（企業(yè)實(shí)際發(fā)展中正常需要除外），正確的看待檔案秘密和企業(yè)日常管理之間的關(guān)系，對(duì)企業(yè)今后和諧發(fā)展具有重要意義。

（四）維護(hù)檔案的客觀性、真實(shí)性和完整性。檔案工作規(guī)范化的最為重要的一個(gè)前提就是要進(jìn)行嚴(yán)格的檔案建檔工作，即進(jìn)行嚴(yán)密的裝訂、入庫等等級(jí)手續(xù)，通過各個(gè)環(huán)節(jié)的完善才能進(jìn)行檔案的存放。看似簡單的工作，其實(shí)對(duì)企業(yè)檔案規(guī)范化有至關(guān)重要的作用，只有這樣才能保障企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性。企業(yè)檔案歸檔后，任何人都不可以隨意對(duì)檔案進(jìn)行修改，甚至是銷毀工作，確保企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理。

四、結(jié)語

企業(yè)由于其涵蓋范圍廣，涉及人數(shù)多，單純依靠檔案部門的傳統(tǒng)管理方法是不可能達(dá)成企業(yè)檔案管理最終目的的，因此加快建立信息技術(shù)在企業(yè)檔案規(guī)范化上的應(yīng)用，提升企業(yè)檔案規(guī)范化水平，進(jìn)而加快完善我國企業(yè)運(yùn)行體系，早日達(dá)到企業(yè)整體的合理化發(fā)展。

[1]楊秀輝.新時(shí)期下對(duì)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)[J].城建檔案,2014(11):15.

[2]張麗.企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的探索與思考[J].四川檔案,2014(08):28.