淺談如何提高醫院基建檔案的完整性

文/肇慶市皮膚病醫院 林俊達

一套完整的基建檔案應該包含的內容有：該工程的規劃文件、設計圖紙、施工資料、驗收資料等文書類、文件類、圖紙類、電子類資料。基建檔案能夠給醫院地上地下工程規劃和設計工作提供歷史依據和現實條件。其質量高低及完整性程度直接影響到醫院后續建設、改造的效率和成本。同時，基建檔案還能夠給經濟糾紛、責任歸屬、產權查證以及科學研究提供具備法律效力的依據。

一、醫院基建檔案完整性的不利因素

（一）基建項目周期長。隨著新醫改的深入推進，國家對醫療衛生事業的投入持續增長。各大醫院基礎建設項目開展如火如荼。醫院基建項目一般設計復雜，建設周期較長。基建建設環節包括前期勘探、項目立項、建設審批、項目施工、工程驗收、交付使用等。每一個環節都會產生很多的程序及手續工程資料，但這些資料在建設周期中往往經常使用，醫院基建部門只能等待工程竣工驗收后才得以統一歸檔。由于建設周期長、環節多，很多工程資料在此過程中發生丟失；有的項目設計變更較多，但變更通知單數量和竣工圖修改標注并不一致。這些情況都造成了醫院基建檔案的不完整。

（二）基建檔案收集難。及時、全面的收集工程建設資料是保證醫院基建檔案完整性的關鍵一步，但由于醫院基建項目牽涉單位多、涉及內容繁雜、時間跨度大，這一步也是最瑣碎、最麻煩，也是最難以保證質量的一步。項目工程建設過程中，建設方、施工方、監理方、業主方都牽扯其中。項目工程建設完畢后，建筑公司、監理公司轉赴下一個項目，許多重要基建資料無法重補，為以后基建項目的維修、測評帶來不便。比如在實際工作中，有的工程原材料缺少出廠證明及質檢認定書，但由于原始資料收集不完整，后期施工方撤離項目部，資料很難補齊，嚴重影響檔案的完整性。

（三）檔案資料缺少原件。項目資料原件是保證基建檔案原始性的關鍵。任何資料復印件，其法律效果和存檔效果都不及原件。但是在醫院基建項目建設過程中，施工單位往往將工程資料原件留作自用，而將復印件交給醫院基建部門留作存檔。且工程內業資料由于沒有醫院基建部門工作人員的參與，在其收集過程中存在無人負責的胡亂狀況，增加了醫院基建檔案的不完整性。

二、提高醫院基建檔案完整性的措施

（一）健全基建項目歸檔制度，厘清歸檔責任。醫院基建檔案不僅有助于項目盡快交付使用，對之后的改建擴建也是意義重大。為了確保檔案的完整性，醫院需建立健全基建項目歸檔制度，并厘清施工單位、監理單位等建設各方的檔案歸檔責任，明確歸檔期限、范圍和具體要求，約定違約責任。如果醫院基建項目較大，建設周期跨兩個及以上的年度，則有必要要求施工及監理單位配備專職的檔案聯絡員，以便催交歸檔資料，提高檔案完整性。

（二）提高醫院檔案員建設參與程度，劃分歸檔時間段。根據基建項目的建設周期和施工特點，劃分工程資料歸檔階段。明確每個階段應收集的歸檔資料，以及歸檔資料應達到的標準。概括來說，每一個立項的醫院基建項目建設階段分為：準備階段、設計階段、施工/監理階段、竣工驗收階段、交付使用階段，每個階段都會產生很多具有保存價值的資料和文件。如住院樓工程項目，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統等之外，還需要中心供氧、負壓、對講等設備帶系統。因此，在每個階段的檔案收集階段，檔案與安寧都需要根據工程進展和使用功能確定資料收集范圍及目錄，以便在最后的匯總時查缺補漏。

待全部工程竣工驗收時，醫院基建部門要對全階段的資料逐項收集，缺失資料在交付使用前及時催促責任單位辦理；對于不符合標準的歸檔資料退回原單位并限期保質保量完成。

（三）提高基建檔案的數字化程度。由于許多工程資料在建設過程中經常使用到原件，而這些原件往往不能完好地保存至工程竣工交付。因此，提高歸檔資料的數字化程度可以很好地解決這一問題。施工、監理等單位需要留存原件，但保存價值較高的歸檔資料可以事先在醫院基建部門通過掃描、拍照等技術轉化為數字檔案，也可要求設計單位在交付施工檔案時提供電子檔案。檔案數字化也是醫院基建檔案的一個大趨勢，因為數字化的檔案易保存、方便查找、系統化強。

除此以外，醫院基建項目檔案員的素質和業務水平高低，也直接決定了檔案的完整性程度。醫院基建檔案員應提高對此項工作重要性的認識，切實履行職責，發揮基建資料收集和歸檔工作的積極性和能動性。檔案員與各建設參與單位的協調程度對資料的完整性影響也很大。檔案員的審核是完整基建檔案的第一關，也是關鍵一關。同時，基建檔案員還要不斷學習檔案管理新知識、新技術，更好地把各種現代化手段運用到醫院基建檔案資料管理中去。

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