電網企業推行原始憑證電子化的創新與實踐

（國網內蒙古東部電力有限公司 內蒙古呼和浩特010020）

一、實施背景

原始憑證是會計核算的基礎資料，是記錄和反映經濟業務的重要信息來源，傳統的紙質原始憑證形式多樣、數據量大、分布廣泛，手工流轉容易破損、毀壞、丟失，難以保證原始憑證的完整性、安全性，同時，紙質原始憑證無法與信息系統緊密銜接，導致無法實現對原始憑證的在線審核和追溯，無法消除部門間的信息壁壘實現業財融合，制約了企業效率的提高。隨著信息技術的發展，實施原始憑證電子化，實現原始憑證與信息系統的有機融合，將禁錮在傳統紙質載體中的信息釋放出來，應用于企業經營管理，已成為業界共識。近年來，電網企業堅持以“六統一、五集中、三拓展、三保障”為主線，持續提升財務集約化管理水平，加快財務信息化建設，建成了一體化財務信息工作平臺，具備了實施原始憑證電子化、推進業財融合的有利條件。

二、實施目標

電網企業實施原始憑證電子化的目標是：依托一體化財務信息工作平臺，以經濟業務全過程在線管控為主線，以規范原始憑證和記賬憑證為重點，以構建ERP系統為核心的原始憑證全過程管理平臺為突破，通過外部原始憑證電子化和內部憑證規范的全過程管理，實現存儲信息化、監控自動化、應用安全化、業務融合化，形成“流程優化、標準統一、記錄規范、易用靈活、過程受控、永久追溯”的原始憑證電子化管理體系，推動財力集約化工作的縱深發展。

三、實施內容

電網企業實施原始憑證電子化主要構建了四大功能應用，包括：

（一）發票自助處理中心功能

在ERP系統中研發發票自助處理中心，構建了自助式發票智能錄入與驗審業務雙向協同的業務管理新模式。一是實現“一鍵式”登錄，針對物資采購業務開發自助登錄門戶，供應商持納稅人識別號和智能初始密鑰進入自助功能模塊。二是實現發票智能掃描，利用OCR掃描技術，對發票所有關鍵信息進行識別，識別率高達99%以上。三是實現歷史追溯查詢，已過賬發票全過程歷史信息查詢，可隨時查看供應商發票各要素信息和發票各級審批信息。四是實現審批狀態查詢，對于已上傳尚未完成審批的原始憑證，可自助查詢最新審批狀態及審批意見。五是實現駁回意見反饋，對于審核退回的發票，供應商可通過此功能查詢駁回發票的審核意見，明確下一步改進工作。六是實現登陸密鑰維護，設計智能密鑰維護功能，強化了信息系統安全性，為海量經濟業務信息的提取、分析提供了信息安全保障。

（二）在線可視化審批功能

通過規則引擎設計，實現電子憑證數據自動分發、原始憑證在線可視化審批，提高了審批處理效率和智能化水平。一是實現在線可視化審批，審批人可以穿透追溯核實原始發票電子信息與發票信息的一致性。二是實現審批自動分發，各級審批單據自動分發至相應審批崗位，逐級審核，層層把關，充分發揮各級各部門審核功能。三是實現審批定制流轉，可根據實際情況對原始憑證進行審批通過和逐級退回操作。四是實現發票過賬智能派工，財務經理結合審核崗位情況，由系統自動完成批量平均派工，使系統內審核信息與系統外原始審核單據進行自動匹配，提高了派工效率。

（三）批量自動過賬與清賬功能

在ERP系統中開發了原始憑證批量自動過賬與清賬功能，有效減輕了財務人員的工作量，提高了財務工作效率。一是實現發票校驗批量自動過賬，系統將審核通過的原始憑證分配給各個崗位，校驗收貨信息與發票信息的一致性，并可退回有異議的發票，減輕財務人員審核工作量，提高了財務核算效率。二是實現供應商往來自動清賬，系統自動抽取通過發票校驗并已預付款項的采購憑證，對具備清賬條件的大量供應商采購憑證以清單形式列示，同時自動檢查計算清賬金額予以清賬，提升了財務清賬效率。三是實現發票認證信息智能校對，ERP系統自動完成發票認證信息與已完成發票校驗的原始憑證發票信息的匹配，以便全面掌控發票認證情況，避免遺漏。

（四）數據存儲與讀取功能

在ERP系統中創建數據庫存儲結構化數據，建設非結構化數據平臺存儲影像數據，同時建立雙向傳輸接口，實現數據一體化應用。一是實現原始憑證識別信息臨時存儲，由插件方傳輸的識別信息暫時存儲在ERP系統臨時表中并制定相應編碼規則，以供后續業務操作。二是實現原始憑證影像信息臨時存儲，ERP系統獲取到的影像信息以二進制的方式暫存于影像信息臨時表中，掃描操作時實時更新表數據，可實時查詢影像信息記錄。三是實現原始憑證識別信息與影像信息綁定存儲，利用條形碼技術實現二者關聯綁定，然后將已過賬數據上傳至待上載表中。四是建立原始憑證電子化信息暫存機制，當確定所掃描上載內容無誤后，打印原始憑證粘貼單的同時，已識別信息及影像信息將按制定的規則存儲于正式數據表中，以供后續業務操作讀取與修改。

四、實施成效

（一）實現財務票據處理方式變革

電網企業原始憑證電子化將OCR掃描技術與ERP系統充分融合、無縫銜接，實現了發票掃描識別、發票集中驗審、發票批量過賬、發票認證信息智能校對、發票信息實時查詢等功能，促進了企業發票管理由傳統手工方式向智能處理方式的轉變，使每張發票處理全過程在控，使發票處理“零差錯”成為可實現目標，在顯著提升工作效率的同時，強化了原始憑證記載經濟事項的真實性、合法性、有效性管理。

（二）實現原始憑證智能化管控

電網企業以信息系統對業務需求的支持完善度和成熟度為導向，將原始憑證電子化管控要求從業務前端開始固化到信息系統中，實現系統自動觸發掃描控件，主動獲取影像識別信息，通過規則引擎設計，憑證數據自動分發至各業務職能部門，實現原始憑證在線可視化審批，財務憑證智能生成，發票認證信息準確校驗，票據信息實時共享，創造性地構建了原始憑證全業務、全過程智能化管控新模式。

（三）全面提升業務協同處理效率

電網企業通過原始憑證電子化管理，消除了信息壁壘、促進了資源共享，構建起了高效的業務協同平臺。系統層面協同，實現了一體化財務信息工作平臺內部信息集成和共享，為海量票據分析提供數據支撐。業務層面協同，通過發票自助互動處理、狀態信息實時查詢，提高了業務人員之間以及與供應商間的溝通效率；通過原始憑證在線審批自動分發與憑證過賬智能派工，提升各職能部門、各流轉環節、各審批節點、各業務人員的協作水平，將各方的目標和活動有效融合，共享技術提升帶來的便捷。

（四）全面提高會計基礎管理精益化水平

電網企業通過實施原始憑證電子化，提高了原始憑證的流轉速度和管理效率，實現原始憑證的全壽命周期管理，強化了關鍵環節和重點業務管控，讓企業在高效管理與成本節約之間找到最佳平衡，解決了會計原始憑證線外審批流程長、傳遞速度慢、保管存放難、查詢效率低等問題，優化了業務流程，規范了基礎管理，強化了業務協同，促進基礎管理全面加強，會計基礎管理精益化水平再上新臺階。