強化管理，提升檔案服務(wù)檢察工作水平

韓煥鵬

多年來，衡水市桃城區(qū)檢察院高度重視檔案工作，在省、市、區(qū)檔案管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，以為領(lǐng)導(dǎo)決策和基層服務(wù)為中心，加強制度保障，加大各項投入，不斷提高檔案管理水平。2012年12月通過檔案目標(biāo)管理5A級驗收認(rèn)定，成為全省首家通過 5A級認(rèn)證的縣級單位。桃城區(qū)檢察院的檔案工作已逐漸形成特色，對檢察工作的價值也日益凸顯。

一、制度化建設(shè)夯實檔案管理基礎(chǔ)

桃城區(qū)檢察院歷來高度重視檔案工作，把檔案工作做為機關(guān)建設(shè)的一項重要工作來抓，并且納入到機關(guān)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃當(dāng)中。配備了專兼職檔案員，成立了綜合檔案室，各門類和各載體的檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，檔案庫房、閱覽、辦公實現(xiàn)了三分設(shè)。區(qū)檢察院領(lǐng)導(dǎo)班子對機關(guān)檔案工作中遇到的困難和問題經(jīng)常召開專題會，及時解決人員配備、檔案庫房、設(shè)施設(shè)備所需經(jīng)費和工作中出現(xiàn)的困難和問題，加大對檔案工作的投入，為夯實檔案管理工作基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定提供了有力保障。

一是建立組織，明確職責(zé)。區(qū)檢察院成立了以主管檢察長任組長，專職檔案員3名及13個科室兼職檔案員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員的崗位職責(zé)，并將檔案工作列入機關(guān)目標(biāo)考核責(zé)任制。

二是加強檔案管理隊伍建設(shè)。2008年，在人員編制緊缺的情況下，在原有1名專職檔案員的基礎(chǔ)上，又選配2名專職檔案人員充實到了檔案室從事檔案管理工作，專職檔案員現(xiàn)在達(dá)到3名，都是本科以上學(xué)歷，并連年參加市、區(qū)檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)員熟練，愛崗敬業(yè)，檔案干部比較穩(wěn)定。

三是制訂規(guī)劃，明確檔案目標(biāo)。2012年1月份，桃城區(qū)檢察院召開了院黨組工作會議，按照檔案認(rèn)定新標(biāo)準(zhǔn)，布置了檔案認(rèn)定任務(wù)，要求各科室堅持高起點，嚴(yán)要求，認(rèn)真做好檔案工作。

四是健全各項檔案管理制度。制度規(guī)范是保證檔案工作有序運行的基礎(chǔ)。近年來，我們從建章立制入手，對各種規(guī)章制度不斷加以充實和完善，使之貼近機關(guān)檔案工作實際。我們根據(jù)機關(guān)工作發(fā)展不斷變化的需要，建立健全了一整套適應(yīng)檔案管理工作需要的管理制度。主要有《桃城區(qū)人民檢察院檔案工作管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制及考核辦法》、《檔案工作管理應(yīng)急預(yù)案》等一系列專項管理制度，使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，使每一名檔案人員都能履行好自己的崗位職責(zé)。多年來，桃城區(qū)檢察院檔案人員忠于職守，勇于奉獻(xiàn)，勤奮工作，按章辦事，保證了機關(guān)歸檔文件的齊全完整和保管安全。

二、規(guī)范化建設(shè)提供檔案管理保障

一是收集齊全，歸檔規(guī)范。桃城區(qū)檢察院自成立以來，狠抓了檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，文件材料收集齊全完整，現(xiàn)室藏檔案：文書檔案、會計檔案、實物檔案、基建檔案、聲像檔案、訴訟檔案6門類。現(xiàn)室藏檔案15728卷、397件、268張。文書檔案7743卷;會計檔案406卷;自1975年起的訴訟檔案10000余卷;基建檔案49卷;實物檔案195件（獎牌、獎杯、錦旗、榮譽證書）;聲像檔案：照片268張、光盤121件、錄像帶84件。各目錄檔案整理規(guī)范，全宗劃分清楚，分類編目科學(xué)，期限劃分準(zhǔn)確，文件排列有序、編號準(zhǔn)確，各項目填寫齊全規(guī)范、質(zhì)量符合歸檔整理要求，我們還建立了全宗卷、臺帳和借閱登記簿、利用效果登記簿等登記冊，各種登記手續(xù)健全。

二是設(shè)備齊全、安全保管。為適應(yīng)檔案認(rèn)定新標(biāo)準(zhǔn)的要求，桃城區(qū)檢察院為檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供資金保障。投資配置了專門檔案室、閱覽室、庫房、榮譽室、密集架、防磁柜、計算機、打印機、刻錄機、復(fù)印機、掃描儀、照像機、攝像機、空調(diào)、除濕機、吸塵器、溫濕度計、裝訂機、滅火器等，所有硬件設(shè)施都達(dá)到了認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。

三、信息化建設(shè)打造檔案管理科技平臺

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，桃城區(qū)檢察院加強了檔案信息化建設(shè)的管理，安裝了檔案管理軟件，按照"由近及遠(yuǎn)"、"先重后輕"的原則，優(yōu)先數(shù)字化保管期限長、價值高的檔案，分步完成檔案數(shù)字化加工工作。

將文書檔案和主要業(yè)務(wù)檔案全部進(jìn)行了全文掃描，建立了圖像數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行了備份，實現(xiàn)了數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進(jìn)行全文檢索、瀏覽、在線查詢，提高了檔案資源利用效率。已實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接，綜合檔案室可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對本單位各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。干警可隨時通過檢察專網(wǎng)計算機進(jìn)行實時在線歸檔、查詢和管理，實現(xiàn)了信息資源共享。我院將檔案信息化建設(shè)納入本機關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，實現(xiàn)檔案信息化與本機關(guān)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。

四、開發(fā)利用彰顯檔案管理服務(wù)價值

檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是為領(lǐng)導(dǎo)決策、為檢察事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)。桃城區(qū)檢察院將檔案工作與檢察業(yè)務(wù)緊密結(jié)合起來，注意發(fā)揮檔案利用價值，大力加強檔案信息的開發(fā)利用，積極為檢察理論研究及業(yè)務(wù)工作開展信息服務(wù)。

一是提供利用手段多樣化。我院建立了查閱檔案登記薄、檔案利用效果登記簿，采取了直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等多種方式的提供利用。

二是不斷提高編研水平。我院圍繞檢察院的中心工作和各項業(yè)務(wù)，合理利用信息資源，提高檔案工作開發(fā)利用水平，為提供檔案信息服務(wù)，檔案部門積極配合相關(guān)業(yè)務(wù)部門，通過單獨和協(xié)作配合的方式，必要時成立編研小組，著力加快檔案編研步伐，取得豐碩成果。多年來共編寫了《大事記》《組織機構(gòu)沿革》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《院志》《年鑒》《檢察長簡介》《工作報告匯編》等十四種編研成果近180萬字。

三是以不同方式對榮譽檔案進(jìn)行了展示。首先建立了榮譽展室，將近期獲得的市級以上的各種獎牌、獎杯以實物和圖片形式進(jìn)行陳列展示，同時在檢察院辦公內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行了陳列展示。通過不同方式的展示，收到良好效果。既增強了全院人做好各項工作的責(zé)任感和使命感，又激發(fā)了勇爭先進(jìn)，努力提高自身素質(zhì)和能力，立足崗位，勤奮工作的動力。

四是開發(fā)檢察檔案的檢索功能，服務(wù)辦案需要。檢察檔案特別是訴訟檔案的卷宗資料真實地記錄著各項檢察工作活動，是反映檢察工作成績的有效載體，是復(fù)查案件、總結(jié)檢察工作經(jīng)驗等各項工作的重要依據(jù)。我院緊緊圍繞檢察院的各項業(yè)務(wù)活動，牢固樹立檔案工作為基層服務(wù)的宗旨，通過提供優(yōu)質(zhì)、快速、準(zhǔn)確的檔案查詢服務(wù)，為檢察院的發(fā)展提供了詳實的檔案記錄。截止目前，檢察院檔案室接待查檔近620余人次，提供案卷633卷。