加強檔案信息化管理的思考

丁帥

公安機關(guān)檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，如何使其在打擊犯罪，保護人民合法權(quán)益和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要的作用，加強信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強檔案信息化管理是目前公安機關(guān)的急迫任務。經(jīng)過幾年的努力，信息化管理平臺基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案員仍存在不會用、不能用、不愿用的問題，致使檔案信息化水平還處于低級階段。

一、信息化管理存在問題

目前，公安機關(guān)檔案信息化管理還存在許多的問題，有個人主觀的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可分為四類。

1、存在“不愿用”的問題。這是制約公安檔案信息化管理的第一大“難題”。其表現(xiàn)有三：一是思想保守“不愿用”。部分檔案員思想理念守舊，總是習慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面的認為信息化管理難學不可靠，只會加重檔案員的工作負擔，對信息化應用存在排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守攤，被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡單的整理文件，等待利用者上門查閱、應付上級檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案員嚴格的遵守各類檔案管理規(guī)定，認真的按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時收集匯總，檔案信息錄入、檢索、利用等工作必須按照規(guī)定的流程進行，從時間、程序上限制檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機制的不健全，有些基層派出所對檔案管理系統(tǒng)往往是誰會用，誰用的好，誰就多干事，一旦出錯還要受到批評埋怨，不會用，不愿用就一邊看，不受累，還不承擔責任，這樣嚴重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應用的提高。

2、存在“不會用”的問題。近年來，檔案員計算機操作水平雖然有了普遍的提高，但相當一部分人信息化應用水平還比較低，難以適應信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會用”。多數(shù)公安機關(guān)檔案員專業(yè)不對口，有的是半路出家，有的檔案員剛學會立卷歸檔的基礎知識，就被調(diào)整崗位。知識結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作計算機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用工作的“復合型”人才不多，這就影響了公安機關(guān)檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓不力“不會用”。近年來，公安機關(guān)檔案員業(yè)務培訓多采取集中培訓的方式，計算機操作基本技能培訓多，專業(yè)應用技能培訓少;檔案信息錄入采集講的多，學習信息化管理知識少;警綜平臺使用知識多，檔案管理平臺應用培訓少。由此導致大部分檔案員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入，融入文字、圖像、動畫等多種形成于一體的編研成果幾乎沒有。

3、存在“不能用”的問題。公安部的“金盾工程”對基層信息化建設投入很大，但對檔案信息化投入較少。目前，多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設備仍相對匱乏和落后。一是設備落后“不能用”。個別檔案室電腦性能差，沒有掃描儀、刻錄機、防磁柜，裝備不能滿足日常工作應用需求，有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入。基層單位的文書、業(yè)務檔案還沒有按要求實行信息化管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是權(quán)限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大多采用數(shù)字證書登錄，由于證書應用權(quán)限是按職務、職級設置的，造成實際工作中，最需要應用信息資源的檔案員應用權(quán)限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

4、存在“用不好”的問題。缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得公安機關(guān)檔案信息化管理不能收到應有的和最佳的實踐效能。一是投入少。個別檔案信息化管理是為了應付上級檢查，沒有認識到公安檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量的人力、物力、財力不出成績，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對原始的材料進行簡單的匯總，片面的追求數(shù)量，忽視了在編輯基礎上加以研究分析，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡單化，檔案員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡單的業(yè)務查詢，利用各系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對，對各類犯罪信息的篩選比對不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策的作用。三是用得少。有的單位只注重文書檔案的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成檔案信息資源閑置。

二、加強公安機關(guān)信息化管理的幾點淺見

加強檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實際，找準結(jié)合點，切入點和著力點，從警務運作、公安執(zhí)法、到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作中。

1、轉(zhuǎn)變觀念，變“不愿用”為“主動用”。一是要強化正面引導。充分利用會議、培訓，向基層檔案員灌輸信息化理念，使檔案員深刻認識到警務信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，切實增強廣大檔案員的危機感和緊迫感，切實提高其工作的主動性。二是強化管理責任。要根據(jù)檔案管理的各項要求，結(jié)合實際，因地制宜的制定各項管理制度和操作規(guī)范，要嚴格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責任落實，以此促進檔案信息化管理工作。三是強化習慣養(yǎng)成。檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡報以及上報材料等辦公業(yè)務一律通過電子郵件、公安網(wǎng)等形式，迫使檔案員養(yǎng)成“上班先開機，工作先上網(wǎng)”的日常習慣，從中切實感受信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動上接受和支持信息化。四是強化日常考核，要研究建立一套檔案信息化管理與應用的獎勵機制，定期對檔案員的信息采集，應用情況進行排名和網(wǎng)上通報，其工作成效與年終績效考核、評先、評優(yōu)掛鉤，以考核調(diào)動檔案員應用信息化的主動性和積極性。

2、加強培訓，變“不會用”為“精通用”。一是要強化專題培訓。對不懂專業(yè)知識的檔案員，要創(chuàng)造條件進行專業(yè)培訓，系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識、基本理論、學習文字處理技術(shù)、學習常用檔案管理軟件的應用，通過專題培訓和實際操作，使檔案員成為信息化檔案管理的行家里手。二是強化崗位培訓。要使檔案員能適應當前形勢的需要，必須有針對性地進行本職崗位密切相關(guān)的公安業(yè)務知識、檔案業(yè)務知識和現(xiàn)代科技知識的培訓，以達到“懂公安業(yè)務、懂檔案管理、懂信息技術(shù)”的要求。

3、科學建設，變“不能用”為“高效用”。一是要利用網(wǎng)絡，保持高速暢通，現(xiàn)在公安網(wǎng)絡計算機的使用，網(wǎng)上操作應用越來越頻繁，要確保網(wǎng)路的暢通，以提高檔案信息化管理應用的時效性。二是改進質(zhì)量，提升應用時效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期公安工作的中心工作，抓公安工作的重點、難點問題開展檔案基礎編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”。使檔案資源更好的為公安實戰(zhàn)服務。三是創(chuàng)新手段，增強服務。要充分利用警務信息綜合應用平臺和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷的創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上錄入、管理和查詢，充分利用網(wǎng)上檔案信息服務實戰(zhàn)，促進社會和諧穩(wěn)定。四是打破壁壘，保證高度共享。在人力、財力、物力條件成熟情況下，將各業(yè)務部門檔案信息系統(tǒng)融合進檔案管理應用平臺，實現(xiàn)檔案信息資源在各部門，各警種之間互聯(lián)互通，高度共享，為公安實戰(zhàn)應用提供更大的便利和信息支持。

4、完善機制，變“用不好”為“用得好”。一是要進一步完善檔案采集錄入機制。要建立檔案信息日常更新維修機制，將檔案信息采集錄入指標按不同警種、不同的崗位，細化分解到每個單位、每名檔案員，及時錄入工作對象的相片、指紋、活動情況和不安定因素信息，積累檔案信息資料，為偵查破案服務。二是要進一步完善檔案信息的分析研判機制。公安機關(guān)建立檔案研判網(wǎng)頁，以此為平臺，建立分類研判、成果集中展示、單位選擇應用為主要內(nèi)容的信息管理平臺，切實加強對各類基礎信息的梳理、比對、關(guān)聯(lián)查詢和動態(tài)分析，不斷提高信息研判質(zhì)量和水平，形成有價值的實戰(zhàn)檔案，真正指導服務公安工作。三是完善檔案信息化的實戰(zhàn)應用機制。在檔案信息化指導下，及時對轄區(qū)警情進行分析研判，確保及時準確的掌握治安態(tài)勢，對轄區(qū)突出治安問題和突出犯罪實施精確的打擊，定點清除。要組織基層派出所對重點人口、高危人員、重點行業(yè)等進行采集，及時錄入檔案信息管理平臺，使基層檔案員從繁瑣的統(tǒng)計報表中解脫出來，真正做到底數(shù)清、管得住、不失控，從而真正突出檔案信息化管理的實效。

對檔案的信息化管理來說，檔案信息化系統(tǒng)不是傳統(tǒng)的手工檔案管理的“模擬系統(tǒng)”，而是要按檔案信息化建設管理的要求，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案收集、整理流程、方式方法進行改進，以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，以項目建設為導向，以完善和創(chuàng)新檔案管理模式為目標，加快檔案的信息化建設，使檔案的信息化順利的與全國公安信息化建設“金盾工程”接軌，建立與公安工作發(fā)展環(huán)境相適應的公安檔案管理系統(tǒng)，使公安檔案信息資源成為將來公安建設重要組成部分。

（作者單位：遷安市公安局指揮中心）