淺談當前公安基層檔案工作中存在的問題與對策

王雙 崔玉菲

公安檔案是公安機關在履行國家法律賦予公安機關的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料，為公安實戰、社會管理等工作提供依據和支撐。當前，公安機關辦公自動化、警務信息化建設步伐加快，如何加強和改進公安檔案工作，更好地服務現實斗爭，是擺在公安檔案工作人員面前一項十分緊要的課題。筆者根據當前基層單位檔案工作的特點和實際，結合自身的工作體會，就公安檔案工作如何適應新形勢公安工作的需求談幾點粗淺看法。

一、基層公安檔案工作存在的主要問題

（一）對檔案工作重要性認識不夠，管理機制落實不到位。

眾所周知，公安工作的重中之重是打擊破案。基層單位點多面廣，工作任務較繁重，一些基層領導重打擊、重管理等直接取得戰果和成績的業務，沒有認識到公安檔案對實戰的服務和支撐作用，導致對檔案工作認識上存在偏差，不能堅持檔案工作的日常化、規范化的管理，而是將檔案工作變為突擊性、臨時性、應付性工作。

（二）基層檔案專業人員匱乏，檔案管理隊伍不穩定。

由于基層公安機關任務繁重與警力不足之間的矛盾，許多單位都沒有設立專職檔案員，而是讓民警兼職從事檔案管理工作，個別單位檔案員兼職過多，沒有時間管理檔案。甚至個別派出所聘用臨時人員負責檔案管理工作，既違反《檔案法》、《保密法》，也對檔案管理工作的連續性造成了負面影響。加之檔案專業人員少、人員更換頻繁，使得基層公安機關檔案管理隊伍普遍存在著專業知識偏少，操作技能較差，管理隊伍不穩定的現象。

（三）公安檔案信息化建設進展緩慢，信息化水平低。

目前，基層檔案人員在檔案管理工作中已通過省廳檔案管理系統實現了計算機錄入、檢索，大大提高了工作效率，但是信息化管理水平仍很低。首先在檔案的收集上仍偏于收集文書檔案過多，而科技檔案、聲像檔案少;收集紙質檔案過多，而電子檔案少。其次檔案的數字化加工力度不足，在公安網上可供查詢利用的檔案數據還不夠。為適應當前日新月異的辦公自動化、警務信息化建設步伐，公安檔案信息化建設亟待加強。

（四）公安檔案利用意識和主動服務意識不強。

目前很多地方的公安檔案工作仍停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于等待利用者上門查閱，缺乏主動精神，編研成果很少，編研工作大多數只限于檔案部門自身使用的專題目錄、文件匯編等檢索工具的編制，可以說只有編而沒有研。在這種管理狀況下，公安檔案所發揮的為現實斗爭服務的作用就很小了。

二、基層公安檔案的管理與對策

（一）提高對檔案工作的認識，加強對檔案工作的組織領導，建立公安檔案長效管理機制。

一要提高認識，落實責任。要明確各級公安機關的“一把手”是檔案管理工作的第一責任人，要一級抓一級，層層抓落實;要廣泛宣傳《檔案法》，認真組織學習，不斷提高各級領導及廣大民警的思想認識，要使每一位民警充分認識到檔案工作在防范、打擊、服務等公安職能中的重要作用。二要嚴格制度，規范管理。各級公安機關要根據檔案管理的工作要求，結合實際、因地制宜地制定切實可行的崗位責任制和考核制度，建立檔案管理長效機制，真正把檔案各項制度落到實處，做到以好的制度來規范工作，促進工作。三要立足長遠，常抓不懈。檔案管理工作是一項需長期堅持的工作，只有堅持常抓不懈，才能不斷提升檔案管理水平。要將平時抽查與定時檢查相結合，要將工作與考核相結合，促使各級公安機關真正把公安檔案管理工作作為一項重要的基礎工作來抓，杜絕“滑坡”、“反彈”現象。

（二）加強業務培訓，提高檔案人員綜合素質，確保檔案管理隊伍穩定。

由于檔案工作的特點不像其他工作那么轟轟烈烈，也不容易出頭露面，而是一項默默無聞，繁雜辛苦的工作，有時還會成為人們遺忘的角落。為此，首先要增強凝聚力，確保隊伍穩定。各級公安機關要在政治上、生活上給予檔案工作人員更多的關心，要注意加強對檔案員隊伍的思想建設與作風建設，倡導他們愛崗敬業，教育他們樹立無私奉獻精神，不斷克服各種雜念，學會自我調節，保持心理平衡，認識自己工作的重要性和意義，增強本職工作的事業心和責任感，同時上級各業務部門要加強對下級公安檔案工作的指導，加大監督檢查力度。二要強化學習培訓，提高綜合素質。通過不定期召開檔案工作會議，部署階段性檔案工作，組織學習與檔案工作相關的法律、法規和文件，并以召開“現場會”、“以會代訓”、“專題培訓”等形式，邀請上級檔案管理部門負責人、專職檔案人員和有豐富經驗的同志，通過集中輔導講解、上網查檔演練和組織相關人員到檔案工作先進單位現場觀摩學習等形式，定期或不定期對專（兼）職檔案工作人員及分管領導進行文書立卷、歸檔、查檔、錄入、收集編寫檔案信息等業務培訓，從而使各單位、各部門的專（兼）職檔案工作人員迅速掌握公安檔案信息管理系統的操作使用要領。三要加大人才引進力度，推動檔案工作持續發展。在培訓教育的基礎上要引進一批懂得檔案管理和計算機知識的專業人才，調配一批文字能力強、能夠從事分析研究的高層次人才;以各種政策和優惠條件吸引一批公安檔案工作發展所需要的各類人才，以高素質人才推動公安檔案工作的高水平發展。

（三）加快公安檔案的規范化、信息化建設。

在社會信息化的大環境下，只有加快公安檔案的規范化、信息化建設，才能適應當前公安工作的需求。一要擴展檔案資源建設。各級檔案部門要加大宣傳力度，動員全警參與，拓展征集渠道、擴大征集范圍，在做好紙質、電子、聲像等載體檔案收集、整理、歸檔工作的同時，圍繞重點時期、重大事件、重要活動、重要人物，盡可能將一切與公安工作和公安隊伍建設有關的具有紀念意義、憑證性和保存利用價值的文獻、手稿、圖表、書刊等各種載體的檔案資料進行收集、整理、歸檔，豐富室藏，逐步形成檔案載體形式多樣、門類齊全的多元化室藏結構，使公安檔案更具特色、更為完整、更加豐富。二要創新工作機制。要加強各類公安檔案的規范化管理，進一步強化依法治檔、制度建檔意識，認真總結檔案管理工作經驗，依據檔案管理法律法規，結合本地實際，清理、調整或建立公安檔案管理工作規范。三要完善軟硬件建設。積極籌措資金，不但要為基層單位配備計算機、掃描儀等信息化建設的必備硬件，還要對目前使用的軟件進行完善、維護和更新，以確保管理系統的穩定性和提高工作效率。四要加快檔案數字化進程。不斷加強與充實公安數字化檔案信息數據庫建設，積極推進各級公安檔案數字化進程，真正做到各級公安檔案信息的共享，實現真正意義上的信息化。

（四）更新思想觀念，積極推進創新，提高檔案利用水平。

開發利用是檔案工作的生命線，公安檔案工作的所有環節都是圍繞利用檔案而形成的。一要創新服務機制，為公安工作提供優質服務。檔案工作服務機制創新不僅是檔案工作改革的關鍵所在，而且是檔案工作的永恒主題。在檔案管理工作中，轉變服務理念，變被動服務為主動服務、全方位服務，變封閉為開放，變滯后為超前，根據工作的特點主動提供有用的信息和資料，實現檔案資源的最大限度開發利用，更好地為中心工作服務、為領導決策服務、為基層服務。二要改變服務形式，實行多樣化服務。檔案利用服務除了傳統的編寫大事記、數據匯編、文件匯編、組織機構沿革等方式外，還應拓寬服務方式，實行開架閱覽、網上閱覽，為各單位利用提供更加方便的服務。三要更新服務理念，牢固樹立服務意識。要立足本職，積極探索公安檔案在打擊違法犯罪、推進社會管理等方面的新方法、新措施，切實發揮公安檔案服務實戰、支撐實戰的作用。

隨著經濟社會的發展，社會治安形勢日趨復雜，公安工作對各類信息的需求越來越大。在新的形勢下，公安基層檔案工作只有緊貼公安中心工作，轉變傳統觀念，建立有效機制，不斷提高檔案工作人員業務素質，拓寬服務領域，延伸服務范圍，最大限度地開發挖掘檔案信息資源，才能充分發揮公安檔案獨特的服務實戰的功能，使之真正成為增強公安工作發展后勁的公安基礎業務工作。加強基層檔案工作無論是對現實斗爭服務，還是對公安事業發展既有重要的現實意義，又有長遠的歷史意義。

（作者單位：樂亭縣公安局）