辦公室信息的收集與檔案應用

文/西安航天動力測控技術研究所 周鴻

單位辦公室作為單位內部的中心樞紐部門，在整個單位運作中占有十分重要的位置，是單位對外的窗口，并起到了上情下達、下情上報的連接作用。單位信息的收集和檔案作為單位各項工作的真實記錄，對促進單位的未來發展具有重要的促進作用，為此，在新時期，現代單位必須充分認識到信息檔案在單位發展中的重要作用，積極做好辦公室的信息收集和檔案應用工作，以不斷提升辦公室的工作水平和工作效率。

一、單位辦公室信息收集以及檔案管理工作的特點

隨著現代信息技術的快速發展，單位辦公室的信息管理工作已經開始以計算機為中心，并通過各類現代化的辦公設備對各類信息進行快速的收集、整理、儲存與使用。單位辦公室信息收集工作的具體特點可以從以下幾方面分析。首先，信息的來源廣，數量多，傳播速度快。單位在其日常的運營工作中，必須進一步增強信息收集工作的敏銳性，對于單位內外部的重要信息進行及時地報送，以確保單位管理層能夠及時掌握情況，作出反應。其次，單位辦公室的信息收集工作具有很強的參謀性。單位辦公室對真實可靠信息的收集，可以及時反映單位問題，幫助各級領導快速掌握單位發展狀況，并有針對性地制定解決問題的對策。但是，單位辦公室還必須主動對信息的深度進行開發，不斷挖掘信息的深度和廣度，并及時做好檔案存儲工作，為單位的發展提供真實的信息記錄。最后，單位辦公室的信息收集工作和檔案管理工作逐漸向著信息化方向發展，單位需要制定完善的檔案利用信息收集標準，并及時對檔案的利用數據進行分析和統計，以便為單位的未來發展提供更加真實可靠的信息依據。

二、新時期加強單位辦公室信息收集與檔案管理的對策

加強單位辦公室的信息收集和檔案應用管理工作可以有效提升單位管理效率，打破單位封閉的信息收集局面，在單位內部形成全方位、多視角的信息檔案系統，提高單位內部的信息傳遞效率。為此，筆者從以下幾方面分析加強單位辦公室信息收集與檔案管理的對策。

（一）現代單位必須創新單位發展理念，高度重視信息收集和單位檔案應用工作。單位領導應該始終將信息的收集和檔案管理工作作為一項基礎工作來抓，并在單位內部形成共同做好檔案管理工作的良好氛圍，建立檔案管理網絡，為單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎。為此，單位辦公室的檔案室必須制定嚴格的檔案管理標準，對信息收集和檔案進行規范化管理，進一步改進辦公室的檔案管理條件，通過引進先進的技術設備，逐步實現對單位信息的電子化處理，提高單位檔案的查全率和查準率。比如，為了提高檔案應用的有效性，辦公室可以將信息的收集進行分類歸納，將檔案管理工作與現代信息技術加以有效整合，充分發揮單位檔案的作用和功能。

（二）單位辦公室要注意提高信息檔案的利用效率。辦公室可以通過豐富單位辦公室的檔案門類以及內容等，不斷完善單位內部的各項規章制度，促進單位檔案管理工作的規范化發展。除此之外，單位還必須加強信息檔案的安全管理工作，提高單位信息數據的安全意識，比如，單位可以依照檔案工作規范，在辦公室開展檔案分類大綱的編修工作，確保各類信息檔案數據的完整性、安全性和系統性。

（三）單位辦公室必須注重對單位內部各類日常信息資源的收集工作，為檔案存儲奠定基礎。單位要想提高檔案應用的效率，就必須確保信息資源的完整性，對收集到的信息資源進行及時的存儲保存，并做好相關的移交工作；對于委托人的文件內容，必須按照國家的相關保密規定進行保存，不能隨意公開或者泄露單位內部的工作機密；除此之外，單位辦公室的檔案服務部門對檔案的整理工作也應該符合國家規定的業務標準。比如，在單位信息的日常收集工作中，相關工作人員必須要有積極的參與意識，深入了解單位各項活動的內容，了解單位各個部門的工作進展和具體安排，以更加快速地為單位發展提供檔案信息服務。

（四）單位辦公室應該創新信息收集和檔案管理理念，注重信息技術在檔案管理工作中的應用。現階段很多單位辦公室的信息資源存在信息收集不全面，部門之間缺乏有效溝通的問題，為此，單位辦公室的主管部門可以通過采用相關信息技術，在單位內部實行信息收集、管理、鑒定、檢索的信息化建設，對于工作中存在的信息數量過大、內容籠統等問題，借助信息技術手段對其進行細化分類，優化檔案的種類，以更方便相關工作人員快速查找所需要的信息資源。

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