淺析醫院檔案管理創新的多元化舉措

文／秦皇島市工人醫院　邢文

淺析醫院檔案管理創新的多元化舉措

文／秦皇島市工人醫院邢文

檔案管理是醫院一項重要的管理活動，醫院檔案管理工作的創新，對吸引高素質人才，提升醫院服務能力意義重大。為此，本文闡述了檔案管理方法、服務手段的創新，為醫院檔案管理水平的提升做有益嘗試。

醫院；檔案管理；創新

創新就是走出常規、突破傳統，并在原有的基礎上有所發有所創造、有所前進。它既是對以往舊事物的一種否定和更新，也代表了事物的某種發展方向和生命力。在這個全行業全社會都在創新的時代，醫院檔案要保持與時代同步發展，就必須與時俱進、開拓創新，以創新思維指導檔案工作實踐。在全社會都在大力實施信息化建設的背景下，檔案管理迎來了巨大的創新機遇和空間。在管理實踐活動中，探索新的管理領域和方法，提煉新的管理理念，從而創新醫院檔案管理之路。社會形勢的快速發展變化要求檔案工作者須進一步解放思想，轉變觀念，促進檔案事業的發展，更好地為醫院發展出力，為民生大計服務。

創新是對陳舊觀念的突破，是對不合時宜的一種揚棄。創新不是主觀臆斷出來的，而是建立在一定的基礎上。我國檔案事業經過長期的發展，產生了系統的理論、方法和工作經驗，這為日后進一步做好檔案工作奠定了基礎。檔案管理工作的創新必須以這些方法和理論為基礎，在總結過往經驗和認清現實基礎上預測未來，使得檔案事業的發展變得更加規范化與合理化，并為檔案事業的發展提供理論與實踐支持。

現具體談談檔案管理所需要創新的方面和具體措施。

一、檔案整理方法的創新

檔案經過初步簡單粗略的整理后，仍然處于條理不清的狀態。只有經過科學地整理、系統地排列、有序地存放，才能便于今后的管理和查閱。常規的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫療設備的檔案卷冊。1.對每份檔案文件進行編號；2.按規范對文件進行順序排列；3.編寫卷內目錄：序號、文件號、責任人、文件標題、日期、頁碼和備注。

做完以上工作后，查閱檔案只需按類型瀏覽目錄，比如查詢某臺醫療設備的卷內目錄，就可了解該設備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當然，隨著計算機管理信息系統的普遍應用，紙質檔案轉化為電子檔案，醫院檔案整理的方法需要管理人員去不斷創新，平穩從容地度過由紙質資料轉化為電子資料的這一特殊時期。

二、檔案管理科學化創新

（一）設備科學化。先進的設備是檔案管理必不可少的輔助工具。現代社會的快速發展要求檔案管理須改變以往的模式，實現紙質檔案模式向電子檔案模式的轉變，充分利用計算機網絡資源的自身優勢，進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定等工作，促進檔案管理工作的現代化、精確化和高效化。另外，構建網絡電子檔案服務平臺，并組建醫院檔案查詢系統，促進檔案信息資源的數據化和網絡化，為醫學研究者提供更可靠、真實的資料，從而促進現代醫學事業的發展進步。

（二）人員分配科學化。檔案管理人員的分配是一個系統的工作，需要考慮不同崗位各個環節的情況。科學的檔案管理需要合適的人員，只有崗位要求和素質特征有效匹配，才能保障檔案工作的有序順利開展，從而為醫院檔案事業的發展提供人才支撐。

專業知識和技能是檔案管理人員完成任務必須具備的任職資格。此外，要掌握檔案收集、保管、統計、檢索等工作必須的方法與技巧，為檔案管理的有效高效實施提供工作方法上的支持。還有，做好檔案管理工作得具備自然學科和社會科學的知識，并了解各種物理化學因素及環境變化對檔案管理工作的影響，以最大程度地降低因非人為因素而給檔案管理帶來的損失。

現代檔案管理一個最顯著的特征是計算機網絡技術的廣泛使用。因此，對檔案管理人員來說，掌握好計算機網絡應用技術，對做好檔案管理工作意義重大。只有熟識計算機網絡知識技巧的專業人員才能防止檔案的丟失、破壞和篡改。

高素質的員工隊伍是做好檔案管理的一個必須的條件。因此組織專門針對檔案管理人員的培訓，旨在提高檔案管理人員的素質與技能，讓其掌握科學管理檔案的相關知識與方法，從根本上保障科學的檔案管理目標的實現。

三、服務手段創新

首先，建立醫院檔案網頁，開展網上利用服務。檔案管理要充分利用醫院內網與外網聯接的益處，將醫院的內網和醫院的對外網頁進行有效的對接，并積極組織上傳有關的數據和醫院動態，將醫院對外服務的網站聯接到檔案管理服務系統，以實現病患檔案信息的網上檢索和查詢服務。另外，醫院檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集，并在檔案部門的服務器上歸檔。

其次，建立“電子檔案數據管理中心”。檔案管理部門與醫院其他各部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心由檔案部門管理，作為醫院信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理醫院內各部門歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣、內容豐富、利用率高。

最后，開展在線服務。摒棄傳統的檔案利用方式，尤其是到檔案部門利用檔案原件的方式，這在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，更多的通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。建立醫院的對外的網絡檔案查詢入口，使普通病患也能快捷迅速的查詢病例或者醫生出診情況。