加強機關文書檔案管理水平之我見

文/浙江省淳安縣規劃局 余月英

一直以來，文書檔案都是國家檔案的核心組成，它記載了各個單位的發展歷程，是對基本建設、問題處理以及領導決策等方面的客觀反映。作為機關的基礎性工作，文書檔案管理是一切管理工作開展的基礎。

一、機關文書檔案管理存在的問題

（一）難以判斷電子檔案的原始性。傳統的紙質檔案可以通過載體、形式以及內容來表現，也可以通過紙張、字跡、印跡、字體等方面對其原始性加以判斷。但是電子形式的出現將原本的實態轉變為虛態，已經缺少了“紙質原始狀態”，由于其生成、傳輸、接受的狀態完全一致，因此也很難對其原始性加以辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時、不健全。隨著社會的發展，業務性較強的機關部門，由于形成的業務檔案量大，且日常收集、整理、數字化處理、查借閱工作量大，業務檔案在機關行政管理過程中的現實性作用突出，都實行辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即機關綜合辦公室負責公文收發流轉的工作人員與機關專職檔案管理人員相分離，檔案人員安排在機關信息中心專門負責機關的檔案管理。專職檔案人員不參與機關文書的日常流轉，各個業務科室又各自為陣，使得在收集與整理檔案材料時難以做到真正地周全考慮。出現檔案管理“輕文書、重業務”的情況，每年一次向檔案部門移送文書時才發現個別公文不知去向，造成“缺米下鍋”，管理被動。

（三）辦文人員檔案管理意識不強。雖然機關部門針對檔案管理工作也出臺了多項制度，但是在實際的操作中，卻無法將制度作用完美地發揮出來。究其原因：第一，文書部門辦文人員未經過專業的檔案業務培訓，由于綜合辦公室負責公文收發流轉的工作人員本身對檔案法律法規以及檔案知識的缺乏，在公文流轉過程中不能及時收回需要存檔案的文件材料。第二，機關各科室的檔案聯絡員發揮作用不明顯，一般工作人員更是缺乏檔案意識，個別員工為了方便，長期借用具有參考價值的部分文件，這樣很容易造成部分檔案的缺失。這不僅對檔案的完整性產生影響，同時也會影響檔案的挖掘與利用，影響到日常服務工作的順利開展。第三，一些領導干部對于公文存檔要求的重要性認識不夠，在文件行文簽發、修改時隨意用鉛筆、圓珠筆等現象還是存在，造成一些重要內容出現行文不規范、資料殘缺的現象，最終影響檔案的保存壽命。

二、機關文書檔案管理的有效途徑

（一）機關應定時開展檔案教育培訓，提高文書處理人員的檔案管理素質。想要實現機關文書檔案科學化管理，負責公文流轉的文書處理人員的素質能力必須做到與時俱進。第一，擁有現代化的專業管理技能。注重業務素質的同時，也要懂得計算機知識的合理運用。第二，保持良好的政治素質。機關文書檔案工作擁有極強的政治性，所以檔案管理人員應該擁有明確的政治方向、高度的責任感以及鮮明的政治立場，能夠懂得樂于奉獻、勤奮敬業的精神。第三，保持良好的職業道德與責任意識。作為檔案管理人員，需要認識到機關文書檔案是一項嚴肅而又光榮的任務，需要嚴謹的作用、一絲不茍的態度才能將其完善，文件進柜不是目的，要懂得端正服務態度、增強服務意識，最終達到提升服務質量，利用服務作出貢獻的目的。

（二）加強檔案法律法規的宣傳貫徹，健全機關檔案管理制度。加強對《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等檔案法律法規和機關文書檔案工作現實意義的宣傳，讓機關單位領導干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關綜合辦文部門的聯絡，在業務檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）健全機關檔案工作組織網絡。健全機關文書檔案工作組織網絡，就應該不斷地創新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務機關內部工作。在文書檔案之中，工作組織網絡健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應的“網絡”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發揮。面對這樣的情況，就需要健全機關檔案工作的組織網絡，并在“網絡”內部做到層層落實，切實執行，就能夠提升管理質量。健全“網絡”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網絡來挖掘其內在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關各項工作的切入點與結合點，最終實現信息化文書檔案管理。

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