民企檔案管理之我見

文／河北省廣平縣檔案局 高敏

一、民營企業檔案管理工作存在的問題

（一）部分民企領導檔案意識差，重視程度不夠。我國多數民營企業的管理思想是用最少的錢辦最多的事，對于企業的任何行為都應是創造效益的必須，尤其是在企業創辦初期，從不干一點與效益沒有直接關系的事，不花一分與效益沒有直接關系的錢，在企業管理上也是一樣。檔案管理是企業管理的基礎工作，但相對來講，它的直接效益不明顯，而且需要投入，所以常常成為決策者忽略的工作。在企業檔案管理上，存在只顧眼前能用，不管以后結果的短期行為，表現出足夠的不重視。

（二）缺乏檔案保存的基礎設施和設備硬件。企業檔案管理工作需要一定的投入，建設專門檔案室（檔案間），配備設備硬件，如：檔案柜、消防設備、計算機等最基本設備。但由于民企領導認識不到位，特別是創建初期，檔案管理投入幾乎不在計劃之列，即使是比較重要的人事檔案、財務檔案、技術檔案的使用和管理上，也只是由從事該項工作的人員用辦公室柜子、抽屜臨時簡易保管。其完整性、規范性、保密性可想而知。

（三）缺乏專業檔案管理人員。真正的檔案管理是一門學科，具有很強的專業性，民企發展到一定規模，特別是要保持持續不斷發展，追求高科技，產品創新升級，檔案的作用就越顯重要，就會對檔案管理和應用有更高的要求，需要具有專業知識的專業人才去從事檔案管理工作，否則將不能適應企業的需求。而在實踐過程中，往往是民企的科技水平、產品創新的發展明顯快于檔案工作的發展，科技人才的引入多于、快于檔案人才的引進，因此出現檔案專業人員的配備落后于企業的發展和檔案工作的需要，由于沒有專業化，談不上規范化、標準化，影響民企檔案管理工作發展。

（四）缺乏必要的檔案規章制度。規章制度是企業管理的根本，是企業內部大法，檔案管理也是一樣，有一套完整的制度，從組卷、保管、借閱、利用、開發等各個環節都有明確的制度規定。但實際中多數民營企業普遍存在著檔案規章制度不健全的狀況，少數企業甚至都沒有檔案工作制度。檔案工作也就可能隨著檔案人員的辭職或工作變動而處于癱瘓狀態。即使是已經發展到一定規模的民企，檔案管理規章制度的建立也明顯落后于其他管理領域。

二、做好民企檔案管理工作的措施

（一）增強檔案意識，加大檔案開發利用。做好檔案管理工作，領導重視是關鍵。民企領導要有戰略眼光，拋棄急功近利思想，著眼企業長遠發展，做好企業各項基礎工作，包括檔案工作。對于檔案工作者來說，引起領導重視的關鍵是檔案的利用價值和創效功能，空談重要是無力的。所以民企檔案管理人員要在檔案開發利用上下功夫，充分發揮檔案記載企業歷史、承載經驗教訓、反應企業現狀的功能，為企業制定發展規劃、市場營銷策略、技術改造、財務分析、人力資源開發利用等，提供一手資料和參考數據，變文件庫為信息庫，變死檔案為活信息，使決策者真正看到檔案的價值和作用，增強檔案意識，提高重視程度。

（二）增加投入，完善檔案基礎設施和科技硬件建設。檔案的價值是潛在的、長遠的，主要表現在企業的發展、提高、創新和持續發展上，凡有志于企業長遠持續發展、創造一流企業的企業領導人都要增加對檔案管理工作的投入，按照國家檔案管理基礎設施要求，建立規范、功能齊全的檔案室，配備先進的電子計算機設備，實現基礎設施達標和管理手段現代化。

（三）建章建制，實現檔案管理規范化和標準化。建立健全檔案管理各項規章制度，用制度規范單位各部門、各系統的行動，使檔案管理工作形成一個完整的快速運轉的系統。它包括：文書制作、送交、歸檔一體化制度；歸檔判定制度；安全保管制度；檔案保密制度；檔案借閱制度；檔案管理人員工作責任制；檔案管理檢查評比制度等。并配以相應的考核、獎懲辦法。真正起到促進工作的作用。

按照按照國家檔案行業標準《歸檔文件整理實施細則》要求制定文書檔案管理標準，從文件制作、收集、歸檔判斷、裝訂、分類、編號、邊牧、裝盒、編制檢索工具等各環節制定詳細的標準。電子版、數字音像檔案要按科學要求，制定相應的保管辦法和標準，并嚴格貫徹執行，以此促進文書檔案管理規范化、標準化的實現。

（四）運用科學手段，配備專業人員，實現檔案管理的現代化。檔案管理現代化就是利用計算機辦公系統和網絡系統，實現檔案管理的電子化和網絡化。一是利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳送便當、查詢快捷的特性，將紙質檔案的目錄、編號輸入計算機；將電子檔案、數字音像檔案內容輸入計算機，建立文書檔案數據庫。二是利用計算機辦公系統，實現各種檔案的快速準確查找、調閱。三是利用網絡系統實現檔案室與各部門的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險監控設備，實現檔案室安防自動管理。實現現代化，必須配備現代化的專業人員，招聘檔案專業畢業的大學生和電子計算機專業人員從事檔案管理工作。

三、結束語

綜上所述，民企是我國國民經濟中的重要組成部分，民企的管理關乎著民企的生存與發展，檔案管理是企業管理的基礎，提倡大家共同努力、共同促進民企檔案工作的發展，使民營經濟這朵社會主義經濟奇葩開的更加絢麗。