事業單位人事檔案管理的創新思考

文/廣西河池公路管理局 韋珉

隨著我國各項事業的不斷發展，事業單位人事檔案管理工作也提出了更新的要求，促進事業單位人事檔案管理工作的信息化建設，充分發揮出檔案材料的實際價值，將人事檔案管理融入到事業單位日常管理的各個環節中，具有非常重要的意義。

一、當前事業單位人事檔案管理現狀分析

（一）不重視人事檔案管理工作。目前大多數事業單位內部，通常存在重視人事工作而忽略檔案工作的問題，從而造成檔案管理部門職能弱化，久而久之，人事檔案管理工作處于被動狀態。檔案資料的管理屬于一項長期性的工作，很難在短時間內做出成績，因此檔案管理部門工作人員也容易在認識上出現偏差，認為檔案管理即是單純的整理和保管檔案材料，不能給單位提供經濟效益，只要保證檔案材料不丟失就算是做好了工作。其實這種觀念是極端錯誤的，直接導致事業單位人事檔案管理工作無法有效開展，對事業單位的發展也產生了影響。

（二）人事檔案信息質量不高。人事檔案材料信息質量普遍不高，這一問題主要體現在檔案材料收集歸檔機制的不健全，檔案收集整理工作比較被動，而這些現象在沒有設置專門檔案管理部門的單位中更加明顯。第二，人事檔案信息材料的收集不完善，檔案材料的真實性與準確性有待進一步的考證。人事檔案是記錄事業單位員工個人基本情況的唯一性資料，但往往在人事檔案的管理過程中，年齡、工齡、黨齡以及學歷等信息存在虛假填報的問題。比如職工檔案年齡和身份證年齡不一致的，如何確定出生日期的問題，審檔案時是依照檔案中所記載的最早出生日期為準。另外，部分檔案材料中對干部員工工齡記錄與實際情況存在偏差，沒有及時進行核對糾錯，不能夠反映出員工的真實情況。

（三）人事檔案信息利用率較低。事業單位人事檔案管理工作的主要目的在于通過收集、鑒別以及保存員工個人信息，為干部員工服務。從當前的實際情況來看，國內大部分事業單位對于人事檔案的保密工作做得很好，但是檔案材料的利用率較低，沒有樹立較強的服務意識。即使是部分單位利用了檔案材料，但開發利用的深度與廣度也有限，查閱檔案材料的內容一般都是員工簡歷等情況，加之檔案材料開發利用途徑單一化，讓人事檔案管理工作處于被動狀態，最終造成了檔案管理部門職能弱化。

二、事業單位人事檔案管理的創新策略

（一）建立完善的檔案材料清收網絡。事業單位人事檔案管理人員應當在檔案收集上下功夫，對于需要進行重點審核的內容與環節必須嚴格核查，同時要堅持特殊收集和普通收集相結合的原則。普通收集指得是鑒定類、考核類、黨團類以及任免類材料的收集，比如說干部職工的履歷表、年度考核表、調資晉級表等；特殊收集即是對工作調配、干部任免、職務職稱評聘等工作中反映出的干部員工個人德、能、勤、績等內容的檔案材料進行收集。對于不屬于歸檔范圍的檔案材料不得盲目進行歸檔，經過仔細鑒別之后再結合實際情況進行處理。在整理裝訂人事檔案材料的過程中，對于不需要歸檔的材料應當認真填寫好《處理人事檔案材料清單》，同時上報相關領導審查批準并由專人進行監毀。通過上述手段建立事業單位人事檔案材料清收網絡，確保檔案材料清收工作有序進行，只有這樣才能夠真正保證人事檔案管理目標的實現。

（二）確保整理工作高標準，高質量。在人事檔案的審核整理過程中，必須要建立規范的工作程序。應定期組織人事檔案管理工作人員認真學習中央組織部信息管理中心下發的《干部人事檔案審核整理規范》，并將其落實于實際的工作中，確保檔案材料審核整理工作的規范性。在對檔案材料進行整理時必須要確保相關檔案材料的真實性，收集工作要注重全面性，分類時必須要注重準確性，編排工作要有序，裝訂要整齊等，要堅持高標準嚴要求的工作原則。同時，貫徹落實一次核對，二次檢查的基本制度，對于收集到的人事檔案材料應當仔細鑒別，需要經過組織審查蓋章或者本人簽字時，必須要確保簽章清晰明確后才能歸檔，組織上產生的材料應當有具體形成時間。層層把好質量管控，發現工作中的問題要第一時間進行糾正，努力做到鑒別仔細、分類明確、目錄清晰，進一步提高檔案材料的真實性與全面性，唯有如此才能夠確保事業單位人事檔案材料的整體質量得以提高。

（三）建立完善檔案管理規章制度。中央組織部印發的關于《干部檔案整理工作細則》以及《人事檔案管理條例》對事業單位人事檔案管理工作人員的職責、檔案材料收集鑒別、材料核對檢查以及傳遞查閱等工作給出了明確的規定，要求檔案管理人員在工作過程中必須嚴格遵守相關規章制度，嚴守工作紀律。另外，事業單位還應就人事檔案管理工作制定更加完善的管理制度，如建立完善檔案材料登記統計制度，完善各類檔案名冊；定期對人事檔案材料進行檢查，確保檔案號和檔案名冊編號一致，發現偏差第一時間進行糾正；建立健全保密制度，保證人事檔案材料的安全和準確，禁止任何私人保存單位內部人事檔案材料，也嚴禁通過其他一切未經授權的方式進行查檔，如需借閱檔案必須要認真仔細填寫《借閱人事檔案審批表》，經過相關領導簽字同意后方可查閱，禁止私人銷毀人事檔案或者私自帶離檔案；另外，檔案的卷皮、目錄以及檔案袋的樣式等都必須要參照相關規格進行制作。

（四）電子文件的整理與歸檔。信息技術的發展在很大程度上促進了事業單位人事檔案管理的現代化建設，同時也是人事檔案管理工作的革新與變革。電子檔案的應用打破了檔案工作一直以來的狀態，讓文檔一體化管理的進程明顯提升，檔案從形成到歸檔都能夠借助于計算機來實現，在很大程度上提升了事業單位人事檔案管理工作的效率以及質量。一直以來，我們都習慣于選擇可視化的檔案材料記錄模式，以這樣的習慣為基礎的檔案管理理念在很長一段時間之內都有可能會對檔案管理信息化建設工作造成影響?，F階段，我們要做的是加快轉變人事檔案管理人員的思想觀念，充分認識到信息網絡技術以及現代化檔案管理工具所發揮出的重要作用，將計算機當成是提升人事檔案管理工作效率和質量的得力助手，努力做好電子文件的收集整理、歸檔編制等工作，進一步增強事業單位人事檔案服務能力。

三、結語

總而言之，隨著干部人事制度改革的深入推進，不僅給人事檔案管理工作提出了新的要求，同時也在改革過程中提供了發展的機遇。我們必須要牢牢抓住時機，從制度上完善、理念上創新、方法上突破，采取科學手段，不斷探索現代化的人事檔案管理工作模式，從而促進事業單位人事檔案管理工作的發展。

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