分析人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響

文/湘潭市中醫(yī)醫(yī)院 陳柏茹

隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國的人才需求量急劇增加，用人單位進(jìn)行了大量的人員招聘活動(dòng)，相比而言，以往的人事管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強(qiáng)，人事制度的改革使得人事檔案管理產(chǎn)生了一些與之相關(guān)的問題。

一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動(dòng)記錄個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的過程，這些檔案是以個(gè)人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)制度下，根據(jù)身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因?yàn)闆]有工作或工作不穩(wěn)定等問題，往往是沒有人事檔案的。在過去，人事檔案決定個(gè)人的社會(huì)身份，人事檔案所記錄的內(nèi)容決定個(gè)人的晉升、調(diào)動(dòng)工作、招工、公費(fèi)醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關(guān)系到員工子女工作等問題，人事檔案不僅是個(gè)人身份的象征，還極大程度的與個(gè)人切身利益相關(guān)。

（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個(gè)人進(jìn)行保管的，它由用人單位進(jìn)行管理，一般來說，能調(diào)動(dòng)人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無權(quán)調(diào)用的。我國的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據(jù)個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作地點(diǎn)而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個(gè)人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個(gè)人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進(jìn)行管理，個(gè)人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動(dòng)，使得用人單位和人員的關(guān)系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會(huì)阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。

二、人事檔案管理制度隨社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)的新特征

（一）國有企業(yè)員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過去那種終身聘任制度已經(jīng)不再適宜，員工對(duì)企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無人事檔案已經(jīng)不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價(jià)值已經(jīng)不如計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那么強(qiáng)烈。

（二）個(gè)人可根據(jù)實(shí)際情況選擇“無檔擇業(yè)”。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在逐步發(fā)展，對(duì)人才的量和人才的質(zhì)有了巨大的變化，新的用人機(jī)制也由此產(chǎn)生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關(guān)系，為員工與用人單位所采用，過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進(jìn)了社會(huì)人才的流動(dòng)，也使得人員的工作更加自由民主。

三、人事檔案管理的相關(guān)問題

（一）人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個(gè)人的政治行為，個(gè)人的政治歷史、組織鑒定、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的收集非常具體詳盡，而個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，個(gè)人具體專業(yè)能力、特長特點(diǎn)、業(yè)務(wù)業(yè)績等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個(gè)人的全貌在人事檔案中無法體現(xiàn)，有效的信息無法從部分使用者或有針對(duì)性的使用者中體現(xiàn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下對(duì)相關(guān)人才的需求無法滿足，人事檔案的使用效率無法體現(xiàn)。

（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權(quán)，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權(quán)的權(quán)利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法，健全建立相關(guān)制度是現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和發(fā)展模式下必須加強(qiáng)的任務(wù)之一。

（三）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏進(jìn)取精神。人事檔案工作要涉及的內(nèi)容非常多，現(xiàn)在各級(jí)檔案管理水平不足，檔案管理?xiàng)l件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時(shí)，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來了便利，但由于人事檔案沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規(guī)定，專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務(wù)人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開拓進(jìn)取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進(jìn)程緩慢。

（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質(zhì)、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財(cái)富和資源。一些人因?qū)W習(xí)、生活或工作興趣等緣故需要進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，用人單位常常通過強(qiáng)壓個(gè)人人事檔案來阻礙人員流動(dòng)，這種現(xiàn)象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽(yù)和地位會(huì)受到一些不良影響。同時(shí)，這也制約了社會(huì)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置。用人單位在對(duì)人才進(jìn)行評(píng)定時(shí)，缺乏科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，大部分是依據(jù)人事檔案中記錄的內(nèi)容，這是非常片面的舉措，員工的專業(yè)技能、貢獻(xiàn)情況、業(yè)績水平并沒有得到具體體現(xiàn)，從而使得員工在待遇和晉升方面產(chǎn)生了極大的不公平，這種不客觀的評(píng)定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。

（五）社會(huì)轉(zhuǎn)型期造成人員管理制度混亂。現(xiàn)在社會(huì)對(duì)人才的重視程度越來越高，很多用人單位通過大量的手段和優(yōu)惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動(dòng)是通過截留人事檔案的方式進(jìn)行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調(diào)離手續(xù)）的辦法來吸引人才，太過急于求成，造成了很多優(yōu)質(zhì)人才出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，人才市場(chǎng)管理的隱患由此產(chǎn)生。在一定程度上，這些現(xiàn)象，造成了人才市場(chǎng)的混亂，產(chǎn)生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動(dòng)合同就另謀其他職位，分內(nèi)工作并沒有交接到位，給原單位經(jīng)濟(jì)效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，不惜出賣原單位的商業(yè)機(jī)密，這些可恥行為就是因?yàn)槿耸聶n案管理制度不規(guī)范不健全造成的。

四、人事檔案管理的改革措施

現(xiàn)在，社會(huì)各方都在尋求好的辦法來解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會(huì)化管理制度，就是進(jìn)行社會(huì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事代理制度協(xié)調(diào)進(jìn)行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會(huì)外部解決，提出科學(xué)合理的人事制度改革，在兩種理念的結(jié)合下，開展良好和諧的人事管理制度。

（一）減低人事檔案對(duì)人的制約限制。現(xiàn)行的人事制度中比較普遍的實(shí)施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)人才的束縛已經(jīng)逐漸消退，市場(chǎng)作用下對(duì)人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)觀念，減少過去用人機(jī)制的終身聘任制，讓員工有充分的時(shí)間和空間選擇自己真正擅長的領(lǐng)域進(jìn)行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)。

（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)個(gè)人身份劃定太過具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學(xué)的分類，現(xiàn)在制度下強(qiáng)制打破原有機(jī)制非常有利于現(xiàn)有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現(xiàn)在人事制度最明確的體現(xiàn)。

（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下越發(fā)強(qiáng)烈，在此情況下，人事檔案管理應(yīng)該順勢(shì)發(fā)展，及時(shí)收集個(gè)人有效人事檔案信息，避免信息重復(fù)或陳舊，在記錄過程中做到真實(shí)、準(zhǔn)確、精細(xì)，反映個(gè)人全貌需要全面具體真實(shí)，不造假。

（四）人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立。社會(huì)人員流動(dòng)在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中越來越快，原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理。可以考慮新成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學(xué)的一系列問題。

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