新時期我國檔案信息電子化管理問題探究

文/濟寧市第一人民醫院 朱婕

全球信息化和知識經濟時代的到來，要求我國檔案管理工作能夠順應時代潮流，利用現代化的信息技術，由傳統檔案管理模式向信息化方向發展。近年來，我國檔案信息化建設已經取得較大成績，已經建設了較為完備的基礎設施，開發了一定規模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時代的需求，是當前亟待解決的主要問題。

一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題

（一）檔案管理軟件系統兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計算機型號、規格及相應的軟件也各具特色，各自開發使用的管理軟件無法實現互用。如適用于文件檢索的軟件系統，無法完成檔案信息管理任務，當兩項任務需要同時完成時，工作人員不得不啟動兩種系統，分別完成以上任務。系統之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術在檔案管理中應用的廣度和深度。

（二）檔案信息的標準化和規范化較差。檔案信息電子化管理需要標準、規范的檔案信息，這是實現檔案信息電子化管理的基礎。我國眾多檔案館中普遍存在案卷質量不達標、檔案著錄細則各異、系統軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業或某一館領域內，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對檔案信息進行標準化、規范化整理。

（三）檔案系統數據需要進一步完善。我國當前的機讀目錄檔案系統，未達到數據交換的水平。檔案系統在信息系統和網絡建設方面表現為各行其是，其規范性、可開發性、服務功能、可共享性仍需要進一步完善，否則無法適應檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設的進程。

（四）檔案電子化技術存在的不足。檔案電子化管理的實現需要以計算機硬件及相關軟件為基礎。硬件設備配置方面，應根據不同應用配置不同性能的硬件系統。例如，單機版系統需要計算機配置較高，而網絡版則可配置性能較低硬件，而將重點放在服務器、交換機和網線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計算機軟件的人才，還需要一批專業的軟件研發人才，以便能通過對檔案工作的調研，開發出具有實用性、科學化、現代化、規范化、簡潔化、通用化的系統管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。

（五）檔案信息管理人員綜合素質不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識水平和技術水平，其中包括檔案信息管理知識、計算機操作技能、檔案信息系統軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復合型人才的培養是實現檔案信息電子化管理的關鍵。當前檔案管理人員知識水平不高，甚至有現代文盲現象，在先進的電子化辦公系統面前無所適從，極大地影響了系統功能的發揮。

二、檔案信息電子化管理對策

檔案管理工作具有極高的技術性和極強的保密性，這一點已經為廣大檔案管理部門及相關管理人員所認可。為了達到上述兩點要求，應在現有基礎上對檔案信息管理進行完善和升級，利用先進的信息化技術，實現檔案信息的電子化管理。

（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價值和參考價值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應對紙質檔案文件進行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質文件對電子檔案進行及時修補；另一方面，電子檔案共享空間應有嚴格規劃和限制?，F代化信息技術提供資源共享的同時，也給信息安全帶來了挑戰。為避免黑客的技術攻擊，應根據檔案保密程度進行等級劃分，對于絕密文件應在本部門或局部范圍內實現公開和流通；而對于可公開檔案信息，則可選擇性地發布到互聯網。

（二）提高檔案信息電子化管理技術。檔案信息電子化技術發展不成熟，是當前廣大檔案管理部門及相關使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術應從硬件、軟件兩方面著手建設：硬件方面，應在檔案管理部門及相關部門配備性能良好、功能可靠的計算機硬件設備，為檔案信息電子化管理的實現提供物質保障；軟件方面，應加大規范、科學、實用、可兼容的信息管理系統軟件，推動檔案信息電子化管理的進程。

（三）加強檔案管理人員的培訓工作。首先，檔案管理部門應通過培訓，讓檔案管理人員充分認識到現代化信息技術在檔案信息管理中的優勢，并對該技術的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學習新的管理技術和操作技能；另一方面，管理人員在對電子化管理系統具有公正、客觀的了解后，應積極學習新技術和新的管理理念，同時要提高自身的安全意識和保密意識，防止不法分子利用信息技術竊取機密文件。

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