淺談如何做好現代檔案管理工作

黃滿

摘 要：檔案工作對一個企業文化的形成和企業歷史的積累起著很重要的作用，文章就如何將這些檔案的收集、管理與有效的利用做到最優進行了闡述。

關鍵詞：現代檔案；管理工作

當一個企業成立，各種檔案就構成了該企業的記錄，隨著時間的推移，所有的檔案將成為歷史，當經歷實踐的檢驗后，而有些檔案內容就成為了一種企業專屬文化，所以檔案工作對一個企業文化的形成和企業歷史的積累起著很重要的作用。而做為一名基層檔案工作者來說，如何將這些檔案的收集、管理與有效的利用做到最優，下面就筆者的工作經驗結合實際進行闡述。

1 健全的制度以及受到領導的重視

第一，一個企業的領導不僅要在抓好各項生產、管理、經營的同時，還要做到統籌兼備，必須把檔案管理的工作作為一項最基本的工作，并且要列入日常工作的管理目標；第二，建立一套相應的管理制度，把責任制度分配到個人；第三，通過檔案管理業務的學習來提高相關人員的業務能力和專業水平，學習最新的工作經驗，并且熟練掌握本專業的相關知識，逐漸完善檔案的管理工作；第四，通過定期或者不定期的檢查工作實現檔案管理工作的規范化及系統化。

2 不斷提升檔案管理人員業務能力

檔案資料歸集、管理和利用之間的矛盾隨著檔案內容的豐富、信息載體的日益多樣性、管理手段的不斷完善以及數量的不斷增加而顯得尤為突出。根據適應檔案信息化建設的需求，要培養一

些不僅懂得網絡技術，而且還要懂得信息檔案的管理的綜合型人才，以便為檔案事業的持續發展提供人才的保證以及技術上的支持。

第一，檔案人員的內在要求是要具備良好的政治素質。檔案工作者要學習黨的路線方針政策，使自己的業務工作保持正確的方向，應該具備較強的組織紀律性，遵守章程，杜絕一切泄密、失密的現象發生。把檔案管理人員的專業培訓作為重點的同時，還要把信息化建設當做專業培訓和繼續教育的內容列入培訓的最基本科目；使能否掌握檔案信息技術作為專業水平衡量的標準，而且要列入檔案人員的考核范圍。

第二，提高加強檔案管理人員的業務素質。在人員的繼續教育中，不僅要加強專業知識的學習，而且要提高對計算機的學習，把網絡教育重視起來，確保能夠適應現在對于檔案工作的需要。檔案工作人員的基本素質取決于繼續教育的水平，同時也在不同程度上決定著檔案事業的整體水平。就目前的檔案事業發展情況看，以往的檔案理論和管理經驗在不斷地完善，同時，檔案管理人員也要不斷創新，不斷探索研究新型載體的檔案所產生的問題。

第三，對檔案管理人員的服務意識的加強。主動服務意識和默默奉獻的精神要在工作中不斷體現，除了要堅持原則，還要具備改革創新的精神能力。把“給多少”改為“收多少”、“給什么”改為“缺什么”、“等材料”改為“收集材料”，只有這樣，才可以提高工作的效率，并且樹立良好的形象。

3 關于檔案的管理

3.1 收集檔案

檔案的收集看似是一個簡單的工作環節，但為了保全檔案的完整性以及實用性，需要很認真的態度，以及全員參與的狀態。首先，要大力宣傳檔案的相關知識，提高大家的檔案收集意識，幫助相關部門涉及產生檔案崗位人員，提高檔案鑒別能力。

其次，實行檔案收集與管理的規范化。由于工作人員的日常工作比較繁忙，形成的文件是零碎的，這就很容易使文件丟失及堆積，為工作人員以后的各項管理工作都帶來了很大的麻煩，很大程度上影響了工作的效率。所以檔案工作的各個部門要把平時工作中材料、文件及圖片等相關材料進行及時的整理歸檔，并且要按照要求進行完善。等到資料準備完整，交給檔案管理人員進行集中管理，從而為檔案文件的年終歸檔打下良好的基礎。

第三，嚴格執行接收規定。為了確保檔案的完整性，檔案管理人員在接收各種檔案時都要進行認真詳細的記錄工作，為今后查借閱提供保障。

3.2 整理檔案，并進行分類及歸檔

把初步形成的、齊全的第一手資料按照要求進行有規律的預裝及整理。檔案的工作人員要按照檔案歸檔的規范進行檔案歸檔，并且掌握管理檔案的案卷構成和檔案分類方案，把移交的材料進行整理，按照要求進行管理，做到分類立卷準確無誤，內容真實有效。對于不確定的要向經驗豐富的同時及時確認，保證檔案資料的準確及完整，與此同時，也要吸取教訓、總結經驗。

檔案的存在是為了企業更好的利用。在現階段檔案資料數字化是有效利用檔案信息資源的有效舉措，這樣能使大家快速查閱到想要的檔案資料。電子檔案已成了檔案管理的重要形式。但有效的利用計算機的前提是必須錄入準確的數據，否則會導致整個計算機檔案管理陷入混亂之中。所以要加強檔案資料前期處理的基礎階段，包括輸入信息與數據的收集、整理及錄入階段，在錄入檢索信息時，一定要遵循簡潔、明了、關鍵、便于查找的原則。

檔案信息是人類在社會實踐活動中的原始記錄，是歷史的結晶。因此，注重計算機中檔案信息的安全性尤為重要。在網絡環境下，檔案資料數據庫要具備建立入侵性病毒監控體系、擁護權限的控制、數據庫的加密以及安全漏洞的檢查等。決絕網絡安全的重要措施是配置防火墻，用戶權限管理是對用戶身份的驗證，加密是保護機密性的關鍵。而作為檔案工作人員就要不斷提高自身的政治素質和業務綜合素質，樹立檔案工作者的風險意識，職業道德水平，強化保密意識，系統掌握現代管理知識和檔案專業知識，努力優化知識結構，避免出現一些工作失誤，能夠更好地適應當前檔案工作的需要。要讓電子檔案管理在高效統一的環境下運作，更好為企業服務。

3.3 關于檔案資料的保管及存放

按照規格進行檔案資料的立卷裝訂，做到符合要求。在檔案柜中要有條理的按照類別進行檔案的存放，檔案信息與檔案存放地址一致，方便以后實現檔案管理工作的持久性。同時也要對已經存檔的檔案資料進行定期的安檢，達到防水、防火、防盜、防蟲所規定的要求。有些就算是不經常使用的檔案資料也要經常地進行維護，發現問題應及時采取措施補救。

總之，如果從事檔案的管理工作，只有做到熱愛這份工作，并且充分了解這份工作，同時也要不斷完善檔案管理工作，才能夠激起檔案工作者的工作熱情，從而使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，形成良好的企業文化，更好地為企業服務。endprint