淺析以用戶為中心的檔案信息服務

文/陜西省農藥管理檢定所 沈瑩華

用戶需求構成了服務提供的原動力，信息需求也不例外，有何種信息需求，將產生與之相應的信息服務，在信息需求不斷增長的今天，信息服務業也應運而生。信息服務所要做的，是準確地把用戶需要的信息及時傳遞給用戶，并以個性化服務的方式滿足用戶存在的不同需求。

一、檔案信息服務的概念

檔案信息服務指得是檔案管理機構充分發揮館藏資源優勢，以滿足各類用戶的檔案信息需求為目的，為用戶提供的相應信息服務。檔案信息服務是依托檔案管理機構所藏檔案信息資源，開展信息收集、信息加工、信息利用等的一系列活動。這種信息服務通常由四項基本要素構成：即服務主體、服務客體、信息資源和服務設施。通過檔案信息服務的有效提供，為檔案服務機構與社會各界架起了溝通的橋梁，檔案服務機構也因此成為檔案信息資源同檔案信息需求者之間的中介。

二、個人數字檔案館集成服務模式

個人數字檔案館可以按照檔案信息需求用戶的不同需求，為其提供具有個性化特征和集成服務，有效提升了檔案信息的服務與管理水平，個人數字檔案館出現可有效促進公共數字檔案館服務水平的提升，使其服務更加具有個性化。個人數字檔案館的含義是：第一，檔案管理機構向檔案信息需求的用戶提供具有個性化特點的服務平臺。第二，在用戶個人計算機上構建起數字檔案信息庫，以滿足個人用戶對檔案信息管理的需求。檔案館建立的檔案信息服務系統與互聯網檔案信息資源系統的集成構成了個人數字檔案館。

個人數字檔案館系統作為一個檔案信息資源的管理門戶系統，基于用戶需求這個中心，為用戶提供具有個性化的檔案信息管理，包括檔案信息的收集、組織和查閱等操作，檔案用戶可在檔案部門網站中的數字資源當中，查找到適合本人需要的信息，并將其納入到個人數字檔案館當中。在有信息需求時，只需訪問屬于自己的個人數字檔案館，即可獲取所需信息內容。構建個人數字檔案館系統的目的，就是為用戶提供建立個人所需要的檔案信息資源管理系統的條件，由用戶自己組織所需要的檔案信息資源。該系統可通過對智能代理、個性化定制、信息傳輸等先進信息管理技術的集成，為檔案信息用戶提供具有個性化特點的服務技術，以滿足檔案信息用戶的不同層次和多元化的需要，以實現檔案信息服務以用戶為中心的目的。

個人數字檔案館系統建立的第一步是由管理人員將其管理的數字檔案信息資源以主題分類或資源分類為用戶創建檔案信息資源列表，有的系統還能夠把檔案資源列表以專題形式制做成模板。第二步，用戶將獲得屬于自己的登錄賬號，并使用賬號登錄系統，然后在檔案資源列表中篩選符合自己需要的檔案信息資源，或將用戶本人網絡信息資源納入到加入系統之中，還可通過專題模板，建立起不同類別檔案資源文件夾。

三、以用戶為中心的檔案信息服務優化策略

（一）加強檔案部門網站的建設。檔案網站既是檔案部門提供形象宣傳機會的窗口，還可成為檔案管理部門向社會公眾提供服務的重要出口，為用戶提供網絡信息服務平臺。網站建設應確定服務對象、服務目標及服務功能。發達國家建立的檔案網站都是以社會公眾為服務對象。檔案網站代表了檔案部門的自身形象，標志著檔案信息化發展的走向。檔案信息用戶通過登錄網站，既可查詢所需要的檔案信息，還能了解檔案部門具有的具體職能，依此滿足用戶的實際需求。所以，網站建設應突出網站功能建設。

（二）個性化信息服務。不同于傳統檔案信息服務，個性化檔案信息服務的出發點是以用戶為中心，衡量標準是用戶滿意度。個性化檔案信息服務應依據用戶需求特點、需求行為、需求心理、需求習慣與需求信息的特點來提供個性化的和有針對性的信息服務，滿足用戶對信息的專業需求與臨時性需求。改變傳統用戶找信息和為信息找人的局面。首先，在充分掌握用戶需求行為與需求習慣的前提下，為用戶設計出具有個性化的服務功能。其次，構建具有個性化的檔案信息管理環境，提供信息資源的組織和整合功能，使用戶享受適合自己習慣的檔案信息服務。再次，主動收集用戶可能感興趣的相關信息，或對用戶信息需求傾向做出預測并收集相應需求信息。最后，通過個性化方式將信息進行展出。

（三）加快檔案信息資源開發。檔案是社會活動的歷史記憶，對社會各行業以及公眾來說都是極具價值的的資源，我國海量的檔案資源具有極大的開發利用價值。開發檔案信息資源，即是通過滿足用戶對檔案信息的需求，把其中有價值的資源進行發掘，構建起以用戶為中心的信息資源管理系統，更好地滿足用戶對檔案信息的需求。

[1] 肖瑋.數字檔案館信息服務模式述評[J].湖北檔案. 2010(11) .

[2] 李漫,李紅梅. 基于數字檔案館的檔案信息個性化服務研究[J]. 蘭臺世界. 2010(06).