淺談檔案工作機制創新

文/唐山市中醫醫院辦公室 劉昌嶺

檔案是對歷史的真實記錄，具有重要的查考和研究作用。檔案工作專業性很強，需要不斷創新服務機制才能最大限度地發揮檔案資源的作用，充分利用好這一無形資產為企業發展提供有力支持。

一、創新檔案工作機制是時代發展的需要

改革開放以來，經不懈努力和大膽探索，我國的檔案事業得到了長足的發展，檔案工作逐步被人們廣泛認識，進而被確定為重要工作內容之一。但是，由于歷史的原因，一些單位對檔案工作還沒有給予足夠地重視，有的領導甚至簡單地認為檔案工作就是保存好文字材料，觀念陳舊、設施落后致使檔案服務難以適應企業發展的要求。一是職工檔案意識差，對形成的檔案材料不知道該如何歸檔，許多檔案資料分散在個人的手里。二是檔案工作人員墨守成規，缺乏主動工作的作風，檔案知識宣傳不到位。三是客觀上存在著領導不重視、部門不支持，對檔案資料只用不管，用而不存，用后即棄。四是缺乏應有的競爭、獎懲機制，檔案工作人員長期以來干與不干一個樣，干好干壞一個樣。五是缺乏前瞻性，檔案工作仍停留在接檔案、管檔案這個標準上，未能瞄準企業急需的、領導關注的問題開展工作。六是檔案管理現代化、信息化建設沒有跟上時代發展，設施硬件差、軟件缺乏，阻礙了檔案服務機制的創新步伐。這些檔案工作中存在的問題，迫切需要我們以改革的精神、創新的辦法，不斷推進檔案服務工作理論創新、體制創新、制度創新、服務手段創新，從根本上消除影響和阻礙企業檔案發展的各種障礙，推進企業檔案的不斷發展。創新檔案服務機制是應對時代變革，推進檔案工作開創新局面的必由之路和必然選擇。

二、創新檔案工作機制的途徑

（一）理念創新。檔案是一種信息資源，只有充分地利用，才能體現這種信息資源的重要作用。要解放思想、更新觀念，確立檔案工作在企業管理和生產中的地位。一要為部門工作和領導決策服務。首先要準確把握企業生產經營活動各個環節的主要任務和重點任務，緊緊圍繞工作大局，及時、準確、全面地為領導提供翔實的數據、信息。做好超前服務，不要等領導要什么，才去找什么。要主動掌握本企業的生產經營、重要事項等方面的檔案信息，及時為領導決策提供服務。其次要圍繞不同時期的工作重點，加強與各科室的聯系，了解各部門對檔案的需求情況，積極提供相關檔案資料，同時從提供的檔案資料中收集更多的信息，使新的文件材料保持原有的連貫性和整體性。二要為企業生產經濟建設服務。要開拓創新，全方位、多層次、多角度做好檔案工作。在實踐中樹立服務意識，提高創新能力，拓展新的服務領域，根據不同的服務對象，制定有針對性的工作措施。緊跟企業的生產經營活動，大膽實踐，充分利用各種現有的設備和手段進一步加強檔案信息化建設，改造傳統的檔案管理和利用方式，根據企業發展要求提出新對策，拿出新措施，以檔案服務帶動和促進企業各項業務基礎建設。

（二）手段創新。在浩瀚的檔案資料中篩選和甄別出有用的信息，沒有現代化的工作手段將會是非常困難的，當前檔案資料的使用和利用都離不開檔案檢索工具，檔案檢索工具是記錄、報道、查找檔案材料的重要手段。編制和使用檢索工具，是檔案管理工作科學化的要求和重要內容。科學進步和信息化發展的要求，使原有的檔案檢索工具已不能適應先進的電子檔案管理，所以檔案檢索工具應由原來的手工檢索盡快轉化成具有現代化氣息的微機存儲、檢索。現代化的計算機的存貯與檢索，將與傳統的手工檢索長期并存，互相補充。在實現現代化檢索的同時，又要對傳統的手工檢索予以足夠的重視，不斷改進和革新，并使二者互相結合、促進、日臻完善。

（三）業務創新。檔案業務建設，必須圍繞檔案的科學管理和安全保護這兩個方面開展工作。檔案的管理和利用開發是企業檔案工作的主要職責。

三、人才培養和技術更新是檔案工作機制創新的重要保障

人才資源是最寶貴的資源。一般來說，檔案人才隊伍應由若干群體構成：足夠的檔案專業人才、歷史人才、現代科技人才、外語人才及其他不同學科人才。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高和電子文件的產生，檔案工作需要具有懂得現代化管理基礎知識、熟練操作、靈活使用檔案管理軟件的人才。如果沒有適應改革和信息化建設的高素質人才，就不能推動檔案信息化建設的發展。同時在信息時代，檔案機構的功能由傳統的以實體為中心轉變為以檔案信息管理為中心，根據不同需要為利用者快速、及時、準確、全面地提供所需的信息。檔案工作服務機制的創新，在很大程度上，依賴于現代化設備和技術的支持。因此，加大現代化技術與設備的建設、應用及資金投入，加快現代化技術人才的培養，已成為檔案部門搞好服務機制創新的當務之急。

[1] 張曉燕. 關于創新檔案服務機制的思考[J]. 安陽工學院學報，2011(6)：87～88.

[2] 楊晶. 淺談檔案人才資源和知識結構的重要性[J]. 農民致富之友，2010(6)：59.