檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析

文/中海油能源發展裝備技術有限公司 李楠

國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的、形式多樣的歷史記錄被稱為檔案。檔案因自身具備真實性、原始性和記錄性的特點，成為社會記憶的重要載體和媒介。檔案記憶觀是檔案學新興的觀點，其核心內涵是：以檔案的基本屬性為基礎，認識社會記憶屬性的本質，將檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶緊密地聯系起來。檔案記憶觀的新視角和思維方式促進了檔案和檔案管理的研究和實踐。檔案在社會記憶的形成和構建過程中發揮的作用、維護的方式等是人們不斷探索的問題。

一、構筑企業組織記憶以企業檔案為基礎

記憶可以分為集體、社會的記憶與個人記憶，記憶的存在和傳承需要依賴一定的媒介和載體。企業是從事各種經濟活動，通過生產或服務滿足社會的需要，自主經營、獨立核算，依法建立的一種以盈利為目的的經濟組織。企業組織記憶極不穩定，并且容易流失和難以傳承下去，是因為企業的經營規模、企業的性質、企業的人員流動、企業的建筑與設備、企業的發展需要以及企業的發展歷史導致的。企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的文件，并且這些文件具有一定的保存和傳承的價值。企業檔案記錄了企業的存在和發展，與其他形式的記憶載體和媒介相比，企業檔案更不容易受企業變化因素的影響。

企業檔案能夠保證構建和傳承企業組織記憶的品質。企業檔案記錄著企業實踐活動的產生和形成，有助于相對客觀、完整地反映企業的過去，企業員工可以通過企業檔案理解企業組織記憶。企業檔案不僅僅承載和記錄企業組織記憶，也搭建了一個框架，為了更好地構建和傳承企業組織記憶。企業檔案的真實性、穩定性和關聯性等特點是無法代替的。

二、創新思維進行檔案收集活動，構建完整的企業組織記憶

企業的改革和發展關系著整個國家政治經濟體制的改革與發展，企業組織也是社會記憶的重要組成部分。組織記憶形象地為企業呈現了企業的發展歷史。企業文件具有保存價值，是記載企業成員、傳遞和存儲企業信息、記錄企業處理事務的重要工具。企業文檔為構建和傳承企業組織記憶提供了重要的素材，企業檔案對企業信息的收集，對企業組織記憶的構建有著直接、重要的影響。

企業檔案的收集工作因產生文檔主體多元化的發展、豐富的文檔載體、多樣化的傳播途徑更加復雜。企業組織結構向著扁平化、網絡化、無邊界化、柔性化等方向發展，使得企業文檔的信息來源具有無邊界化、網絡化、多元化等特點。計算機和網絡的不斷發展，大量的電子文件通過音頻、視頻等多媒體為載體，以更加生動形象的方式記載企業的發展歷程。越來越多的人關注和應用電子文件，為了構建完整的企業組織記憶，企業檔案運用創新的思維進行收集工作，以多維的視角創建企業檔案收集平臺。企業在激烈的市場競爭中不斷地完善自身的發展戰略，轉變傳統的管理理念，不斷調整經營方向，適應企業不同的發展階段。檔案的收集工作就是依靠現階段企業活動展開的，但是在收集工作中往往存在著一定的滯后性，使企業檔案內容散落或者流失。建立健全完善的企業檔案收集工作是完整構建企業組織記憶的基礎。

經濟全球化和信息網絡化已經成為世界經濟和社會的發展趨勢，企業實現信息化才能保證企業可持續發展，提高企業競爭力，增加企業的經濟效益。對各類數字文檔信息進行合理地收集和管理，才能確保企業組織記憶的完整性，有利于為企業正常運轉提供信息支撐。

三、科學合理地進行檔案鑒定

檔案鑒定決定著檔案的生死存亡，是檔案管理工作中不容忽視的環節。檔案工作者在將檔案歸檔保存的同時發生對主要的歷史詮釋的行為。我國的學者對檔案的鑒定理論的探討從未停止過。由于歷史和文化差異等諸多原因，檔案的鑒定工作成為檔案管理工作中難度和挑戰性最大的一項工作。

企業組織記憶推動了企業在激烈的市場競爭中的立足點，推動了企業的可持續發展。科學的檔案鑒定工作能夠保障塑造和維護企業真實的組織記憶。

信息技術的廣泛鑒定，使現代企業的檔案信息激增，許多企業的規模、組織結構、管理模式為了適應時代的發展不斷地變化，記錄企業在發展中最有價值的信息，塑造和維護企業的真實的企業組織記憶，成為現如今企業檔案鑒定工作中最難解決的問題。綜合性理論、戰略及方法在使用構架的檔案文件的同時，也適用于企業檔案鑒定工作。文件的虛擬或只能來源于檔案工作者在鑒定每一份文件時，只鑒定文件的形成背景和當下的使用情況。確定企業哪些職能和活動應被記錄下來是保證科學的企業檔案鑒定的基礎。科學地進行企業檔案鑒定與企業的整個發展戰略是一致的，企業未來的發展以企業的檔案為依據，才能使企業在競爭中保持持久的優勢。結合企業文化，明確企業的發展戰略，結合企業文化、企業業務流程、信息流等對企業檔案的鑒定工作進行深入的探究。打破傳統的工作方式，了解企業運轉的工作背景，建立全局、宏觀的工作理念，是形成科學合理的鑒定的基礎，也是塑造和維護企業組織記憶真實性的保障。

電子文檔的發展為企業檔案的鑒定工作提出了更大的挑戰。由于電子文件自身的特點對鑒定提出了更高的要求，因此要確保文件可讀、可用、真實、完整，為電子文件的技術鑒定提供保障。企業中大量的電子文件產生，電子文件在數字記憶中的地位與日俱增，但是許多企業因疏于收集信息，信息失散，導致數字文檔處于失控的狀態。在數字時代，為了使企業組織記憶能夠真實完整地傳承與延續，要保證完整地收集企業信息，適時對檔案進行鑒定，保證文檔長期可讀、可用、真實、完整。

四、激活與傳承企業組織記憶，豐富檔案利用服務方式

員工對企業產生認同感的關鍵是了解企業組織記憶，員工通過對企業組織記憶的了解，對企業產生了自豪感和歸屬感。檔案的重要性在于它承載著國家、民族、社會群體、個體的歷史信息，是集體記憶所要保留和追溯的具有價值的信息資源。檔案有利于激活集體記憶，也是記錄媒體記憶的載體和媒介。但是許多企業沒有很好地利用豐富的檔案，只是將企業檔案存放在檔案館中，檔案很難釋放它的記憶能量，發揮不出其獨特的價值，不能起到激活企業組織記憶的作用。

檔案管理的最終目標是方便人們利用，企業檔案提供利用的方式更加多種多樣，最大程度地發揮檔案的憑證價值和報價價值。企業檔案工作者為了激活和傳承企業組織記憶，需要更加系統、深入地整合檔案資料，要在潛移默化中，以生動形象、易于接受的方式呈現給企業員工。檔案管理工作人員可以通過將檔案分為不同的階段、以企業成立以來關鍵的信息記錄、以企業重大事件的方式將檔案呈現給員工。檔案管理者提供主動的服務方式，激活工作的活力。檔案管理者采用易被接受的、樂于接受的方式提供給用戶信息。也可以通過多媒體等手段，通過聲音、圖片、視頻等方式傳遞給用戶信息。不同的檔案服務方式，最終目的都是為了能夠更好地服務用戶，使檔案中的信息得以傳承和激活。

隨著市場經濟的不斷發展，面對愈加激烈的企業間競爭，促使企業紛紛建立屬于自身發展特色的一套體系。企業的發展過程都具有一定的歷史意義，為了使企業經濟活動中的各項數據能夠良好地傳承和保存，企業開展的檔案管理工作為企業指明了發展方向和依據。為了建立企業組織記憶，能夠更好地為企業服務，傳統檔案管理工作在不斷發展中形成記憶觀檔案，將國家、社會、企業等眾多因素結合在一起，以原有的檔案管理為基礎，形成了立體三維的管理模式。

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