淺談檔案收集工作

文/青州市城市環境衛生管理局 李慧芳

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淺談檔案收集工作

文/青州市城市環境衛生管理局 李慧芳

【摘要】筆者在對基層文書立卷的調查中發現，文件材料收集不完整的現象仍然存在著，并且直接影響到了文書立卷的質量問題。這個問題應當引起檔案工作者的足夠重視。而要解決好這個問題，首要的問題是分析造成文件材料收集不全的原因，接下來才能對癥下藥，把問題處理好。

【關鍵詞】基層檔案； 檔案收集

一、單位領導重視不夠

由于一些單位的領導只注重抓經濟工作，對檔案工作重視程度不夠，造成了檔案缺失的嚴重后果。如開會帶回的文件材料不及時交文書保管，而是把經常需要參考的文件帶在自己身邊，不注意對其進行妥善保管，如果稍不注意，就會損壞文件或將其丟失。一個年度如果缺了文件材料，立卷之后案卷中就存在遺漏問題。到基層調研時，聽說一個單位的領導在打掃自己的房間時，將一些重要的文件也當廢品買了，這是典型的檔案意識不強問題。這樣的單位領導連起碼的歸檔意識都沒有，試想一下，他們的檔案能齊全嗎？針對這些問題，文檔人員有必要從對工作高度負責的角度出發，向領導講明道理，給他們上一堂文書立卷常識課，講明立卷歸檔范圍及檔案的作用和意義。而對于領導經常用的文件材料可提供復印件給他們，這樣用起來放心大膽，用舊了可以再復印，丟失了可以再補。

二、內部機構各自為政

在一些基層單位，有些歸檔的文件材料只有復印件而沒有原件。問明情況才知道，是內部科室將文件的原件留存了下來。他們認為，這類文件與本科室關系密切，自己保存原件放心，而沒有認識到原件交到檔案室集中統一管理才是最安全的。在這種情況下, 文檔人員應主動協調好科室與科室之間的關系，講明集中統一管理檔案的好處，并把有關檔案管理的規定反復說給他們聽，讓他們引起足夠的重視。在配合檔案部門進行年度文書立卷之前，本單位要下好通知，讓各科室把已經形成的或已閱辦的文件材料（原件）及時送交檔案室集中立卷，以確保文件材料的完整與齊全。

三、文檔人員配備不合理

有些新上崗的文檔人員，由于對文書立卷的基礎知識掌握不牢，平時的收集工作就不可能做好。如請示、批復不在一起，底稿與正稿分家，尤其注意不要把一些跨年度的文件材料如年度工作總結、統計年報等歸入文件，形成年度文件。這不但造成了有些年度文件收集不全的問題，還會給日后的提供利用工作帶來后患。再就是，在檔案指導鑒定工作中，出現跨年度文件或上年度遺漏文件的問題時，業務指導人員往往會將其剔出，讓文檔人員帶回去歸入相應的年度，但如果遇上不負責任的文檔管理人員，在這些文件材料剔出不能及時歸檔的情況下，就會隨著時間的推移而將其丟失，人為地造成立卷工作中的“脫節”現象。解決這個問題的辦法，除了檔案行政管理部門在文檔人員上崗之前加強業務培訓外，業務指導人員還應該在立卷鑒定工作中，注意向文檔人員講明跨年度文件材料應歸入相應年度，并及時督促，指導他們認真做好這項工作。

總之，基層檔案收集工作存在諸多問題，需要我們廣大檔案工作者共同努力，這項工作既需要檔案行政管理部門的宣傳、指導、監督，更需要各單位文檔人員不斷學習新知識，提高業務能力，把可能在立卷過程中出現的問題，消滅在平時的工作中。這樣，定能提高工作效率，有效地保證立卷工作的質量。

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