企業財務檔案管理的問題與應對措施

文/中鐵大橋局集團一公司檔案室 何玉紅

目前，隨著企業對財務檔案管理認識的深入，財務管理理念也在不斷發展，國家在法律法規上對檔案管理也提出了更為嚴格的要求。例如，在《會計法》中詳細規定了企業財務檔案的分類和范圍，明確企業財務檔案管理的監督執法主體，并要求企業依法對財務檔案進行管理，切實提高管理水平。但是，部分企業仍然沒有認識到財務檔案管理的重要性，在進行日常工作中，經常出現違規現象，不僅破壞了整個企業管理的正常秩序，也影響了財務檔案的管理。因此，解決財務檔案管理中存在的諸多問題，對企業未來的可持續發展有著重要意義。

一、企業財務檔案管理中存在的問題

企業的財務檔案管理中雖然存在眾多問題，但是，通過研究，還是有跡可循的。從對企業影響的角度來看，主要存在以下各方面的問題：

（一）企業財務檔案管理機制不完善。雖然相關的法律法規對企業的財務檔案管理作出了明確的規定，在一定程度上規范了企業的財務檔案管理，但在實踐的過程中，受限于企業規模程度以及企業負責人對財務檔案管理的認識，在管理水平上存在較大的差異。一般規模較大的企業能依靠自身完善的體制和充足的管理人員專門設置財務檔案管理部門，配備專業的人才對財務檔案進行管理，基本上能實現對財務檔案的有效管理。但是，對于規模程度相對較小的企業來說，囿于自身實力的限制，普遍缺少財務檔案管理部門，也缺乏相應的管理人員，甚至有的企業存在無檔案、無檔案管理制度等現象，管理相對混亂。

（二）企業的負責人對財務檔案管理的建設不重視。由于多數企業沒有建立完善的機制，缺乏制度的保障。雖然能在一定條件下展開企業財務活動，但是財務檔案經常出現丟失、錯漏、損壞等問題，不符合法律法規的規范，也不能滿足企業日益發展的需求。

（三）人員素質不高。由于企業的財務檔案一般需要企業中懂得會計財務方面的人員進行管理，但是，在實際的管理實踐中，雖然部分企業的會計人員具備相對完整的會計知識體系，但是在財務檔案管理方面卻顯不足，使得其工作難以有效地展開。

（四）財務檔案管理制度的執行力不夠。只有管理人員貫徹相應的管理制度才能有效地發揮制度的作用，而在很多企業，雖然財務檔案管理制度設計很完美，但由于存在應付思想，對該項工作走過場，表面主義嚴重，使得該歸檔的材料、該立卷的材料都沒有按規定進行整理，導致企業的財務檔案管理制度“名存實亡”，對企業的財務活動造成了嚴重影響。

（五）企業財務管理達不到安全管理和合理利用的要求。保證財務信息的安全和完整性、合理地利用財務檔案是財務企業財務檔案管理的兩個主要目的。根據相關的法律法規，除了相關的調查監督部門，其他無關人員一般不能對財務檔案進行調閱。但實際管理中，企業的部分領導利用人事行政權對檔案進行強制借閱、復制等違規操作。此外，很多企業的財務檔案與其他檔案混合，不進行分類管理，造成使用的混亂，導致財務檔案不能切實有效地為企業經營管理提供服務。

二、對企業財務檔案管理存在問題的建議

（一）提高對財務檔案管理的認識，完善管理制度。在企業財務檔案管理存在的問題中，在一定程度上是檔案管理者的認識不足和領導的不重視而引起的。因此，企業在以后的發展過程中，一方面，企業負責人要加深財務檔案管理對企業重要性的認識，在管理制度上給予足夠的支持。另一方面，企業通過組織相關人員學習財務檔案管理相關的法律，如《會計法》《檔案法》《企業檔案管理規定》等等，提高管理人員對檔案管理的認識。此外，企業要不斷完善財務檔案管理制度，并制定相應的獎懲措施保障制度的有效貫徹，為全面實施財務檔案管理創造良好的條件。

（二）組織檔案管理的相關人員進行培訓，提高管理技能。企業對財務管理人員進行定期培訓，使其掌握財務、管理的相關專業技能，對培訓的人員需要經過考核合格才能上崗，并將其納入績效考核，提高管理人員的綜合素質。

（三）明確責任，切實有效地貫徹財務檔案管理制度。企業可以通過以下幾個措施來督促管理人員對制度進行落實：一是加強監督，明確制度的獎懲措施，明確管理人員的責任，定期檢查檔案的管理工作，如對檔案的歸檔、立卷進行檢查。二是將對財務檔案管理的檢查納入績效考核，促使管理人員自覺遵守規章制度。三是企業負責人要率先垂范，遵守財務檔案管理制度，防止人事行政性權利的干涉。

（四）規范程序，嚴格執行財務檔案管理的安全和使用規定。由于企業的財務檔案涉及的信息較為廣泛，一般為企業的商業秘密，在進行管理時既要保證財務信息的安全性和完整性，又要在企業經營管理中合理地應用財務檔案，為企業的經營和財務活動提供支持。因此，企業應該嚴格規定并執行財務檔案的使用，做好借閱登記，規范程序。此外，管理人員應對財務檔案進行科學的分類存放，并制作備忘錄，以方便企業財務審查時查閱。

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