辦公室文秘的重要作用以及工作策略

文/陜西省煤炭運(yùn)銷(xiāo)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司銷(xiāo)售分公司 劉卓琦

經(jīng)濟(jì)在不斷地發(fā)展，文秘在辦公室中的作用顯得也越來(lái)越重要。文秘的重要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)提出解決問(wèn)題的方案，并促進(jìn)方案的順利實(shí)施；為企業(yè)中各項(xiàng)工作正常運(yùn)作提供保障。所以需要文秘具有較強(qiáng)的工作能力。

一、辦公室文秘的重要作用

辦公室中的文秘就是為企業(yè)服務(wù)的。例如，在企業(yè)開(kāi)會(huì)的時(shí)候要做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作；會(huì)議進(jìn)行時(shí)要做好記錄工作；會(huì)議結(jié)束后還要做好整理工作。文秘還需要擬定好領(lǐng)導(dǎo)需要審批的文件。文秘的工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)。所以文秘的工作質(zhì)量和效率對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作有直接的影響。領(lǐng)導(dǎo)作出的決策，文秘需要對(duì)決策的具體內(nèi)容進(jìn)行整理，并把整理好的內(nèi)容發(fā)放到各個(gè)部門(mén)。領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后，要把領(lǐng)導(dǎo)帶回來(lái)的資料進(jìn)行整理。所以辦公室文秘對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

二、文秘工作中存在的問(wèn)題

（一）文秘解決問(wèn)題的能力差。文秘的工作是比較繁雜的，導(dǎo)致文秘可能在平時(shí)的工作中并沒(méi)有找到工作的重點(diǎn)；導(dǎo)致在實(shí)際的工作中，文秘解決問(wèn)題的能力比較差。不能很好地和辦公室中各部門(mén)工作人員進(jìn)行有效的溝通；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的任務(wù)不能正確地起草文件；不能很好地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理工作中的問(wèn)題。

（二）文秘人數(shù)少，工作量大。在一個(gè)企業(yè)中，文秘的人數(shù)相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較少的，工作是無(wú)限的，但是工作的人數(shù)卻是有限的，這就導(dǎo)致文秘的工作比較繁重。遇到企業(yè)比較忙的時(shí)候，文秘甚至需要加班，這就不能保證工作質(zhì)量，會(huì)給辦公室的工作質(zhì)量造成影響。

（三）文秘的綜合素質(zhì)差。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)文秘的工作要求越來(lái)越高，有些文秘的文化水平已經(jīng)不能滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文秘的要求。現(xiàn)在很多做文秘工作的人員都沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)文秘知識(shí)，文秘受工作性質(zhì)的影響，很少有機(jī)會(huì)出去學(xué)習(xí)文秘知識(shí)。所以文秘的綜合素質(zhì)比較差，在工作中沒(méi)有很強(qiáng)的責(zé)任心，直接影響辦公室的工作質(zhì)量。

三、提高文秘工作效率的方法

（一）加強(qiáng)對(duì)文秘工作能力的培訓(xùn)。想要?jiǎng)偃挝拿剡@份工作，就要具有多方面發(fā)展的能力。文秘需要了解企業(yè)之間的保密協(xié)議、辦公室文件的格式、企業(yè)的規(guī)章制度和人事部的相關(guān)規(guī)定等。所以企業(yè)要想更好地發(fā)展，就一定要提高文秘的工作能力。首先，領(lǐng)導(dǎo)需要樹(shù)立一個(gè)好的工作形象，在工作中要表現(xiàn)得干練，如果領(lǐng)導(dǎo)在平時(shí)工作中都很隨性，那文秘和其他工作人員的工作能力可想而知了。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該多組織一些培訓(xùn)課程。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，學(xué)習(xí)工作中常用的工作技巧和一些法律知識(shí)。這樣，即使在工作中遇到了問(wèn)題也可以用自己所學(xué)的知識(shí)進(jìn)行處理。辦公室中的文秘需要全部參加這個(gè)培訓(xùn)，并且要了解自己在工作中需要處理的事情。其次，可以定期邀請(qǐng)一些文秘領(lǐng)域的優(yōu)秀人才開(kāi)設(shè)講座。通過(guò)總結(jié)自己在工作中的經(jīng)驗(yàn)，互相學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。

（二）加強(qiáng)文秘的服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)辦公室文秘的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。要培養(yǎng)文秘樂(lè)于助人的態(tài)度，提高文秘服務(wù)其他部門(mén)的能力。辦公室的工作具有突發(fā)性和被動(dòng)性的特點(diǎn)，文秘要具備應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的能力。文秘要把被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)換成主動(dòng)服務(wù)。在工作中要有一定的超前預(yù)知能力。在辦公室的工作中具有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。因?yàn)槲拿氐墓ぷ鲀?nèi)容比較復(fù)雜，所涉及的工作范圍比較廣泛。所以文秘在工作的時(shí)候不能采取太過(guò)單一的工作方式，要學(xué)會(huì)靈活的工作。不僅在做好文秘的基礎(chǔ)工作，還要做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。

（三）提高文秘的辦事效率。辦公室是企業(yè)中具有綜合能力的部門(mén)，起到傳達(dá)企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)思想的作用。企業(yè)的發(fā)展會(huì)受到辦公室工作效率的影響。文秘要對(duì)文件進(jìn)行管理和傳送，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送的文件要進(jìn)行保密處理，還要在辦公室會(huì)議中做好會(huì)議記錄，在工作上要保證零失誤，建立一些部門(mén)制度，督促各部門(mén)完成工作任務(wù)，還要具備優(yōu)秀的溝通能力。

（四）注重工作中的總結(jié)。在剛接觸文秘這項(xiàng)工作的時(shí)候，肯定會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題。在工作的過(guò)程中，要學(xué)會(huì)總結(jié)自己，對(duì)工作中的不足要定期進(jìn)行總結(jié)，并及時(shí)改正，當(dāng)同一個(gè)問(wèn)題再次出現(xiàn)時(shí)，能立即做出有效處理。在工作中的優(yōu)點(diǎn)要繼續(xù)保持，并不斷提高自身的工作能力和工作質(zhì)量。

（五）注重工作細(xì)節(jié)，抓住工作重點(diǎn)。在辦公室工作中，文秘所涉及的工作范圍是比較廣的，所以文秘在工作時(shí)就要注意細(xì)節(jié)問(wèn)題的處理，工作的時(shí)候要學(xué)會(huì)謙虛謹(jǐn)慎，認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。文秘工作的重點(diǎn)就是要整理好企業(yè)中的文件。把文件中的信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給各個(gè)部門(mén)。文秘在傳達(dá)文件信息之前要確定信息是否正確，對(duì)文件信息進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)文件中的問(wèn)題，要及時(shí)把問(wèn)題反饋給領(lǐng)導(dǎo)。文秘在工作時(shí)一定要注意工作的細(xì)節(jié)問(wèn)題，抓住工作的重點(diǎn)。

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