淺析檔案業務的技能途徑

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淺析檔案業務的技能途徑

王春玲

黑龍江財經學院 150025

[摘要]檔案管理工作人員要提高技能水平，提高工作效率，適應新時期對檔案業務管理質量的要求。加強對檔案工作人員的培訓，掌握最新的知識，應用先進的管理技術，以提高檔案工作的效率，保證館藏檔案的質量。本文對提高新時期檔案業務的技能途徑進行了分析，希望能對檔案管理者提供一定的幫助。

[關鍵詞]檔案業務；技能；途徑；分析

新時期下，檔案管理部門要提高工作人員的工作效率，加強技能水平培訓，對傳統的檔案管理方法進行優化，保證檔案整理的質量。在具體的檔案管理工作中，要針對檔案管理中存在的問題找出應對的措施，應用先進的技術，提高檔案業務的管理水平。本文對提高檔案業務的技能途徑進行了分析，以供參考與借鑒。

一、改變傳統觀念，提高檔案管理工作質量

檔案管理人員要改變傳統觀念，提高對檔案整理工作的重視程度，學習新的知識，引進先進的管理理念，以適應新時期對檔案管理部門發展的要求。檔案存放單位要對傳統的管理體系進行創新和改革，領導者要更新管理理念，做好對工作人員的業務培訓，營造良好的工作氛圍，提高工作人員的技能水平，提高員工的責任心和創新意識，明確分工，各盡其職。另外，上級部門要做好監督與管理工作，做好資源的配置工作，改變業務模式，提高工作人員的素質，這樣才能保證檔案管理的質量。

二、加強業務學習，提高檔案管理人員的技能水平與專業素質

檔案管理人員的素質直接影響著檔案的保管、開發、利用的效率。檔案工作要求檔案管理人員要具備堅定的政治素質，貫徹“保守機密，依法治檔”的行為準則，積極做好檔案的開發利用工作。檔案管理工作量大、周期長、枯燥單調，容易產生厭煩感，易導致服務質量的下降。在實際工作中，要樹立“愛崗敬業，服務第一”的思想，使檔案管理人員熱愛本職工作，忠于職守，具有高度的工作責任感、良好的職業道德、細心的工作態度以及樂于奉獻的工作精神。還要加強對檔案人員的培訓力度，強化繼續教育，堅持學用結合，按需施教，重視實效的方針，對檔案管理人員開展多元化、全方位的繼續教育，加強檔案工作業務學習，使他們對檔案法律、法規、標準、規范爛熟于心，熟練操作，提高專業技能和綜合素質。同時，檔案管理人員要順應時代的發展潮流，根據新形勢的要求努力學習計算機操作技能。面對著電子文件的大量增加和信息載體多樣化，檔案管理人員要掌握這些新知識、新業務，提高綜合實踐能力。

三、引進先進技術，提高檔案管理的現代化水平

檔案工作現代化是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、傳遞等工作過程用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。廣泛運用電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術，使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理及各種統計工作，把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。

現代技術手段在檔案管理中的應用還很不完善，要樹立檔案信息資源共享意識，加快設施、設備和技術現代化的應用步伐，全面提高檔案管理的現代化工作水平。及時配備檔案管理現代化所必需的計算機、光盤刻錄機、高速掃描儀、互聯網設備等現代化辦公設備，利用光盤技術、網絡技術在檔案管理中的作用，借助檔案管理軟件的輔助，加快檔案信息數字化處理步伐，實現資源的共享，提高查閱的效率，節省檢索的時間，保證檢索的正確率，提高檔案的安全性，確保檔案的完整性。

四、采取雙套模式，構建手工操作與現代化管理的關系

這里說的雙套模式是指檔案管理機構實行紙質檔案、電子檔案“雙套制”并存管理的模式。存儲介質的不穩定性使電子檔案的完整性與真實性大幅降低，電子文件的載體都具有重寫性，復制和更改電子信息就變得非常簡單了，難以確保電子檔案的真實和原始。過于依賴計算機設備，就使信息的真實性和完整性嚴重缺失。如果計算機出現硬件故障或病毒干擾，那整個檔案信息系統就癱瘓了，存儲的文件也會丟失。另一方面隨著文件資料數量的不斷增多，各地檔案庫房日趨飽滿，隨著時代的發展，紙質檔案已經老舊退化，急需新技術的開發利用。現代信息載體和記錄方式的多樣化，使很多活動的記錄已不使用紙張形態，這要求現代檔案管理必須隨著時代的進步而進步。

檔案管理現代化的實現，不是短時間內可以完成的，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作，例如歸檔管理和檔案基礎材料的收集、鑒定、整理等，主要還是靠手工作業，不能提到檔案管理現代化就完全放棄傳統的手工操作。因此，我們在積極引進現代化技術的同時，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來，避免因計算機硬件或軟件出現的風險，導致檔案的丟失或者惡意刪除。

五、重視規范化，完善檔案業務工作標準和體系

為防止在檔案管理工作中出現無法可依，無章可循的混亂局面，檔案管理工作現代化首先就要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在系統內取得一致的認同，為提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關學科的知識，來充實和發展檔案管理學的內容。

通過制定檔案管理工作的組織標準、業務規范標準，更好地、更科學地開展檔案管理工作，指導檔案管理工作順利開展。在檔案管理工作現代化進程中，現代化的設備、現代化的技術方法都需要具備現代化思想的人去掌握運用，以目前檔案管理人員的知識素質不能充分發揮現代化設備的作用。尚有一些檔案管理部門的現代化設備沒有充分發揮作用，甚至處于閑置狀況，其關鍵是管理人員素質的問題。所以，建設一支具有較高知識素質和業務能力素質的檔案管理人員隊伍是檔案工作現代化的基本保證，沒有這樣一支隊伍，現代化就無從談起。

六、結語

本文對提高檔案管理水平的途徑進行了分析，檔案工作人員一定要具有創新意識，積極提出問題解決問題，改進工作方法，學習先進的理念，促進檔案事業更好的發展。