再述檔案整理的本質

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再述檔案整理的本質

李麗艷

檔案整理工作是檔案管理活動的核心，是保證其他環節檔案管理工作質量和效率提高的前提。正確認識檔案整理理論是做好檔案整理工作的基礎。然而檔案整理理論并不是永恒不變的科學規則，它伴隨著人類社會實踐的發展而發展，同時又直接影響著檔案整理實踐的發展。因此，我們對檔案整理理論的認識應當是一個不斷發展的過程。

一、檔案整理的定義

檔案整理應以維護歷史原貌為宗旨。檔案整理理論是現代檔案學理論體系的一個重要組成部分。在檔案實踐中，零散形成的文件只有經過檔案整理的過程，建立起它們之間的歷史聯系，才能成為真正的檔案。檔案整理既是一個過程，又是一個體系。

一個成熟的理論體系應當擁有四個層次，即:實踐理論、應用理論、基礎理論和理論內核.。從檔案整理的實踐的角度說，檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。從基礎理論的角度看，檔案整理是利用文件實體及其歷史聯系的記錄來記錄歷史的過程。這里，有必要說明歷史聯系的定義。經典檔案學認為，歷史聯系來源于檔案與文件之間的一維關系;而現代檔案學認為，它來源于社會實踐。由于檔案的歷史聯系來源于構成檔案的文件之間的歷史關系，而文件是來源于社會實踐的，文件之間的歷史關系也就來源于社會實踐，所以檔案之間的歷史聯系也來源于社會實踐。社會實踐不是線性的結構，它是多維的。所以檔案整理不應該是像經典檔案學一樣只注重實體整理，而是應該體現其多維性:即進行虛擬整理。

檔案整理是構成檔案理論內核的元素，是最富實踐性的。因此，檔案整理是檔案理論內核的實踐基礎。只有從基礎理論的角度認清檔案整理，才能更好地指導實踐工作。

二、檔案整理的結構

不同檔案物質結構造就了不同的檔案整理實踐，它們之間是一一對應關系的關系，因此，檔案物質結構就成為了區分傳統檔案整理與現代檔案整理的最可靠的標志。

1.檔案的來源。檔案是在社會活動中直接形成的產物，它來源于社會實踐。社會實踐活動包括檔案實體和檔案歷史聯系兩個方面。這就是檔案物質實體的雙重構成的思想，用公式表示為:檔案二文件實體集合+檔案歷史聯系的記錄。檔案歷史聯系是存在于檔案之間的社會實踐之間的關系。因此，檔案的整理可以分為檔案實體整理和檔案的歷史聯系的信息整理兩個方面。

2.檔案的實體整理。檔案的實體整理是一種在傳統紙質檔案環境下，通過對文件進行實體排序來揭示文件之間的歷史聯系，從而記錄歷史原貌的檔案整理方法，它是一維線性的，以維護歷史聯系為目的。

在傳統檔案整理的實踐中，文件的實體排列是線性的結構，我們只能從檔案文件之間多維的歷史聯系中選擇一維來記錄歷史。傳統檔案整理的結構是隱含著檔案文件之間某種歷史聯系的“文件實體集合”，這個結構中包含的檔案之間的歷史聯系是一維的。

3.檔案的歷史聯系信息整理。檔案的歷史聯系是存在于檔案實體之間相互構成的關系。對文件實體進行排列以記錄歷史聯系的整理方法難以在電子檔案時代繼續獨領風騷，“用計算機全面自動解析隱藏在文件材料之間的歷史聯系卻是根本不可能的。”

實體整理本來是為了最大限度地保持文件之間的歷史聯系的結構，但在現代檔案整理過程中，它卻破壞了文件之間的歷史聯系，因為歷史聯系是多維的，滿足了某一維度的聯系就必然破壞了其他維度的聯系。由此，利用虛擬排序來記錄和物化檔案之間歷史聯系的方法便應運而生。“虛擬整理技術是一種與文件實體排序無關的，單純記錄和揭示檔案之間歷史聯系的技術，它是一套能脫離檔案實體排列，而僅僅使用一套符號及其符號語法邏輯來記錄和揭示檔案歷史聯

系的技術。這種整理技術操作的對象并不是實體的檔案，而是檔案之間的歷史聯系。

“檔案歷史聯系的記錄”是檔案歷史聯系的物化結果。在檔案實踐中，檔案的歷史聯系是來源于對文件之間客觀歷史關系的認識，而我們只有將所形成的“檔案的歷史聯系”的這種認識加以記錄和物化，才可能固化檔案之間的這種關系。而一旦檔案失掉這種內在的聯系，這些文件就將成為歷史的碎片，甚至會因此失去它存在的意義。

4.檔案的實體與歷史聯系之間的關系。實體整理技術之所以不能從多個維度去維護和體現檔案的歷史聯系，是因為傳統檔案整理技術對歷史聯系的整理是與實體整理同步完成的。也就是說，在實體整理技術中，是通過對檔案文件實體的排序來記錄檔案歷史聯系的，所以在完成對實體整理的同時，歷史聯系的整理也隨之結束。由于文件實體的唯一性，限制了其排列只能是一個挨著一個的線性排列，這種排列結構決定了其所整理和記錄出的歷史聯系必然也是線性一維的。因此，在采用實體整理技術對檔案歷史聯系進行整理的過程中，檔案工作者只能選擇更為重要的歷史聯系要素(即來源聯系)作為其整理的依據，按照來源原則對檔案進行整理，而不得不放棄歷史聯系中所包含的其他要素，即使我們已經認識到歷史聯系是多維的。

檔案實體整理是為了建立一個檔案實體憑證體系。檔案并不像史書那樣是“任人雕刻的大理石”，而是一個巨大的憑證鏈條，它不必在意有偽證，即使是內容不具真實性的檔案也具有證偽的作用，具有歷史真實性。現代檔案整理包含對檔案實體的整理和對檔案之間歷史聯系的信息整理兩部分。檔案是由文件實體集合和檔案之間歷史聯系的記錄兩種物質構成的，“檔案物質實體的雙重構成”是現代檔案學理論的邏輯起點。

三、檔案整理的本質

結構的思想在自然科學和社會科學中被廣泛應用，任何事物都有結構，事物的結構決定其本質、屬性和功能，所以，通過對結構的研究，能夠得到事物的本質。文件直接來源于社會實踐，文件之間的歷史聯系直接地記錄到文件的實體排序中，無需檔案人員進行加工;而檔案的歷史聯系雖然也來源于社會實踐，卻并非像文件實體排列一樣是線性一維的，它是多維的，需要檔案人員進行加工。因此，現代檔案整理以檔案歷史聯系的信息整理為核心。

以檔案雙重物質結構為邏輯起點，可以認識現代檔案整理的本質:保證檔案歷史聯系與社會實踐之間關系的對稱性。在邏輯上，只有當檔案整理所獲得的歷史聯系具有了與社會實踐之間關系相同的結構時，它才可能最大限度地保持文件之間的歷史關系。而傳統和現代檔案整理之間的本質差別就表現在于:它們所形成的歷史聯系究竟應該與誰“對稱”。如果它的歷史聯系與文件實體排序具有對稱關系，那么形成的檔案整理必定是傳統檔案整理，或原始檔案整理;而如果與社會實踐之間關系對稱，這個檔案整理就肯定是現代檔案整理。

從現代檔案整理結構中看，檔案之間的歷史聯系來源于社會實踐。檔案整理的過程就是按照社會實踐的真實情況，對檔案進行排序，實現其與社會實踐的對應，進而實現檔案記錄歷史原貌的功能。檔案是利用其實體及其歷史聯系的記錄記錄歷史的結果。所以，檔案整理的本質是:維護檔案歷史聯系和社會實踐之間的對稱性關系。