醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探

彭彥權(quán)

巴彥縣婦幼保健院

醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探

彭彥權(quán)

巴彥縣婦幼保健院

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在檔案管理方面人們已經(jīng)不再滿足手工整理的方法，因此醫(yī)院的檔案管理水平在不斷提高，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的人工管理檔案到數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，筆者通過(guò)對(duì)目前我國(guó)檔案管理水平的分析，提出數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，僅供參考。

檔案管理；公立醫(yī)院；數(shù)字化模式

數(shù)字化的檔案管理模式在檔案管理事業(yè)當(dāng)中很受歡迎，它改變了傳統(tǒng)的人工整理檔案效率低下的特點(diǎn)。在醫(yī)院的檔案管理事業(yè)中，隨著近幾年患者的增多，醫(yī)院的業(yè)務(wù)往來(lái)也逐漸增多，這就給檔案管理工作帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，針對(duì)這一現(xiàn)象，醫(yī)院也采用了數(shù)字化的管理手段，通過(guò)信息技術(shù)設(shè)立專門的操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)檢索查找檔案的目的，提高了檔案工作的辦事效率。

一、檔案數(shù)字化管理概述

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步數(shù)字化的概念越來(lái)越清晰，經(jīng)濟(jì)體制的改改使得社會(huì)的發(fā)展速度不斷加快，企業(yè)要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得發(fā)展的空間，就要不斷轉(zhuǎn)變管理方法，因而數(shù)字化的管理方式就產(chǎn)生了。數(shù)字化的檔案管理方法相比傳統(tǒng)的管理方法，工作效率更高，整理起來(lái)更加準(zhǔn)確，查找起來(lái)也更加方便，數(shù)字化管理方法的發(fā)明不但提高了辦事效率，節(jié)省了人力物力，還改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)弊端，節(jié)省了存儲(chǔ)的空間，為企業(yè)的發(fā)展提供了更多的便利。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.整體檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行離不開(kāi)檔案工作的支持。一個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行，有助于醫(yī)護(hù)人員總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)調(diào)整工作方法，為其他工作的開(kāi)展提供了保障，但是目前我國(guó)的很多醫(yī)院都把主要任務(wù)放在救死扶傷上面，沒(méi)有真正把檔案管理工作重視起來(lái)，認(rèn)為檔案管理工作不是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)，長(zhǎng)此以往，就造成了醫(yī)院的檔案混亂，查找時(shí)十分不方便，給醫(yī)院其它工作的開(kāi)展帶來(lái)極大的不便。

2.缺乏有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療技術(shù)水平也不斷提高，這其中很大一部分原因就是醫(yī)院經(jīng)常組織人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，可以在第一時(shí)間掌握先進(jìn)的技術(shù)知識(shí)，可以學(xué)以致用，而醫(yī)院確很少組織檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)不到先進(jìn)的管理方法，使管理人員缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)，極大地阻礙了檔案工作的開(kāi)展。

3.檔案管理制度不健全

在我國(guó)的醫(yī)院現(xiàn)行制度中，沒(méi)有明確對(duì)檔案管理工作做出規(guī)范，使得在實(shí)際工作中管理人員沒(méi)有明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，在管理上也就沒(méi)有依據(jù)可循，在績(jī)效考核中也沒(méi)有把檔案管理工作納入考核的范圍內(nèi)，是工作人員在實(shí)際工作中缺乏積極性，造成檔案在整理的過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，這些都是制度上的不健全造成的。

4.檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)安全性較差

很多醫(yī)院對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)缺乏安全預(yù)防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對(duì)檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒(méi)有制定相應(yīng)的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責(zé)任機(jī)制、檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布病人的隱私信息，沒(méi)有有效的安全措施，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導(dǎo)致信息被篡改或泄露。

三、提高醫(yī)院檔案管理工作的策略

1.強(qiáng)化檔案意識(shí) 加強(qiáng)宣傳組織工作

加強(qiáng)檔案管理工作首先要從意識(shí)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，首先檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，通過(guò)一些宣傳工作加強(qiáng)整個(gè)醫(yī)院對(duì)檔案的重視程度，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，優(yōu)化檔案的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)護(hù)人員的業(yè)務(wù)同步，在業(yè)務(wù)上為醫(yī)院提供保障，讓醫(yī)護(hù)人員了解檔案管理工作的重要性。

2.樹(shù)立正確的法制意識(shí)

醫(yī)院的檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而責(zé)任重大的工作，檔案管理工作的有序進(jìn)行可以確保工作人員的利益和患者的合法權(quán)益，因此在檔案管理的工作中，一定要按照國(guó)家的法律規(guī)定辦事，按照醫(yī)囑實(shí)施對(duì)檔案進(jìn)行整理，工作人員不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行隨意更改，必須按照規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，以免在日后的工作中查找。

3.形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個(gè)以分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設(shè)施的配置

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，都是通過(guò)工作人員手工對(duì)一段時(shí)間的檔案材料進(jìn)行整理歸檔，這種方法不但工作效率低下，還浪費(fèi)人力物力資源，在信息化的時(shí)代下，要學(xué)會(huì)利用科學(xué)技術(shù)來(lái)改變工作方法，醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理工作的扶持力度，更新硬件設(shè)備，設(shè)備的先進(jìn)程度決定著檔案管理工作效率及精準(zhǔn)度，也可以更好地促進(jìn)醫(yī)院其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

5.適應(yīng)高科技發(fā)展 增添醫(yī)院檔案管理新內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理中對(duì)于影像及其它數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，因?yàn)獒t(yī)院檔案門類較多，對(duì)所有繁雜的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須保留足夠完整的歸檔材料，如病案、影像資料等。高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子病歷、電子檔案等，它以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，以電子文本進(jìn)行貯存、調(diào)閱，是當(dāng)前最為方便快捷的檔案儲(chǔ)存與管理方法，因而實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。因此，加強(qiáng)信息橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有效促進(jìn)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的整體發(fā)展，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

6.加強(qiáng)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)安全預(yù)防

檔案信息存儲(chǔ)的安全保護(hù)工作對(duì)保障檔案管理工作的有效進(jìn)行具有極大的現(xiàn)實(shí)意義，需要加強(qiáng)對(duì)這方面的重視。第一，建立和完善相關(guān)安全保障制度，對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)構(gòu)，安排專門的責(zé)任人，將每項(xiàng)檔案管理措施落實(shí)到實(shí)際工作中。第二，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的預(yù)防，包括IP地址安全、網(wǎng)關(guān)安全、服務(wù)器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認(rèn)證、數(shù)字簽名等形式增強(qiáng)系統(tǒng)的安全等級(jí)，并對(duì)客戶端權(quán)限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面的安全檢查，并對(duì)安全維護(hù)工作加以記錄，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)備份，確保系統(tǒng)在任何時(shí)候都能滿足工作需要。

四、結(jié)語(yǔ)

近幾年隨著我國(guó)現(xiàn)代化水平的不斷加快，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平不斷提高，數(shù)字化的管理模式需要隨著社會(huì)的發(fā)展不斷豐富其內(nèi)容，不是停滯不前的工作內(nèi)容，因此在實(shí)際工作中，要根據(jù)實(shí)際工作的需要，設(shè)立自己的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與其他業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，通過(guò)數(shù)字化的系統(tǒng)可以自行檢索查找檔案，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)的平穩(wěn)有序進(jìn)行。

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[3]蔡杜娟.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理模式