淺談數字化技術在房產檔案中的運用

于杰

牡丹江市房地產產權市場管理處檔案室 黑龍江牡丹江 157000

淺談數字化技術在房產檔案中的運用

于杰

牡丹江市房地產產權市場管理處檔案室 黑龍江牡丹江 157000

目前我國逐漸將數字化技術應用在檔案管理事業中，以更好的推動檔案管理事業的發展。同樣的，房產檔案管理也開始應用到數字化技術，本文主要對房產檔案中數字化技術應用的要點進行了簡要的分析，同時提出了能夠使數字化技術合理應用到房產方案中的具體方法，希望通過本文的探究，能夠為相關的人員提供一定的借鑒和參考。

數字化技術；房產檔案；運用

我國房產檔案管理還沿用傳統的手工管理模式，而這樣的管理模式已經不適應現今房產檔案發展的要求，其所具有的弊端也逐漸凸顯出來，為了能夠使得房產檔案可以得到有效的管理，相關人員開始將數字化技術應用其中，隨著數字化技術的應用，不僅使得房產檔案資源得到了更為有效的保管，而且也有效的解決了手工管理中存在的問題，從這一點來分析，在房產檔案中合理的利用數字化技術有其一定的必要性。下面本文就主要針對數字化技術在房產檔案中的運用進行深入分析。

1、房產檔案數字化管理的主要原則

1.1 安全性原則

安全性原則是房產檔案數字化管理中最重要的原則。如果需要保密的房產檔案信息泄露或者房產信息資源被破壞，就使房產權利人的合法權益得不到保障，甚至產生一定的經濟損失，所以作為檔案管理人員一定要注意保護房產檔案的安全。不斷更新軟件系統使電子檔案能夠安全、永久的保存。

1.2 便捷性原則

數字化檔案所具有的優點就是為了方便查閱，所以檔案經過處理后，不受時間和地點的限制，用戶能夠很快的查閱到信息，并且可以做到—份檔案多人同時查詢的方便快捷。

1.3 真實性原則

真實性是電子檔案的基本要求。房產檔案經過數字化歸檔以后，在內容和結構上就應該保持與原始信息一致，在使用后要保持不變，這樣才能保證信息的真實可靠。對于虛假和錯誤的信息要予以及時的糾正，以免日后造成糾紛。

2、房地產檔案管理中數字化技術的有效運用策略

2.1 建立健全的管理制度

要想使數字化技術能夠在房產檔案中得到合理的應用，就需要構建相應的管理制度，對管理人員進行系統培訓，同時也要對硬件以及軟件進行合理的改進，這樣才能夠使房產檔案得到合理的管理。在構建相關房產檔案管理制度中，首先需要對已經進行存儲的數字化檔案進行合理的規劃和掌控，并針對這些檔案進行合理的類別劃分。尤其是對檔案資料中一些較為敏感的資料均要進行加密處理，或者是將這些較為敏感的檔案資料脫機進行單獨的存儲。這樣房產資料在變更的過程中，就不會出現資料泄露以及損壞現象。其次，要構建完善的系統運行安全管理制度，在該制度中，要對房產檔案的出入進行有效的限制，并依據環境條件來實現對房產檔案的管理，同時針對因為自然災害可能導致房產資料的損毀情況實施科學管理和預防。最后，要對所構建的系統運行安全管理制度進行合理的應用。這一制度在實際的應用中，主要是針對操縱的安全性、操作的權限以及操作的監督進行管理限制，在制度的基礎上，合理的利用相應的技術來防止房產檔案出現信息泄露等問題，這樣可得房產檔案得到更為高效和安全的管理。另外，要合理的構建相應的信息保護和管理制度，并有效的將這一制度落實到實際房產檔案管理工作中，從而保障房產檔案管理工作的有效開展。

2.2 規范房地產檔案資料

針對傳統房產檔案管理中常出現的問題進行解決時，需要合理的利用相應的數字化技術，從而使房產檔案能夠得到高效的管理。數字化技術的合理應用，不僅能夠使房產檔案可以得到有效的存儲，也能夠使得紙質管理與信息化管理同時開展，有效的保障了房產檔案的完整性。同時還可通過視頻、音頻等技術手段，使房地產檔案資料管理更加豐富化、動態化。

2.3 建立數據系統和傳輸平臺

在房地產檔案數字化管理的過程中，還需注意以下兩點：一是組建數據庫。可通過掃描儀對紙質檔案進行掃描，將掃描資料組建成數據庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產檔案信息的數字化管理過程中，需以實現其價值為中心，以此有效利用房地產檔案的數據庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺的安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸的過程中丟失。

3、房地產檔案管理中數字化技術運用要點分析

數字化技術能夠使檔案資源的存儲量變大，也能夠使檔案資料的存儲時間延長，而且在房產檔案中應用數字化技術也具有較強的優勢，然而，要想使得數字化技術可以更為合理的應用到房產檔案中，充分的發揮出數字化技術的應用優勢，還需要綜合的考慮到以下幾個方面的內容：

3.1 注意服務理念的創新

在過去，對房產檔案進行管理的時候，只需要相關的管理人員能夠為客戶提供相應的咨詢服務即可，這種服務屬于被動型的服務，無法滿足新時期人們的需求。所以，在對數字化技術進行應用的時候，就需要檔案管理人員能夠有效的轉變自身的服務觀念，為用戶提供更為優質的服務，從而使數字化技術的應用效果能夠得到充分的發揮，以保障房產檔案能夠得到有效的管理。

3.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞

在信息化技術以及網絡化技術逐步發展的過程中，將數字化技術應用到房產檔案中時，需要注意定期對房產檔案內容進行更新和刪減，對所需要的房產檔案進行檢索的時候，難免會因為一些因素的影響而出現檢索錯誤的情況，這時就需要針對房產檔案進行合理化的收集，采取動態的管理方式，只有這樣才能夠使得房產檔案得到最優化的管理。

3.3 注重檔案管理人才的培養

由于數字化技術的應用，房產檔案管理也逐漸實現了數字化，這就需要相關的管理人員能夠熟練的掌握各種數字化技術，針對這些管理人員進行系統的培訓，使其在充分掌握各種房產知識的基礎上，能夠有效的應用相關的檔案管理技能，對計算機知識和技術能夠做到一定的了解，打造出一批高素質，全能型的數字化管理人才，以保障數字化技術能夠合理的應用到房產檔案中。

4、結語

房地產檔案數字化管理本身是一項復雜、繁瑣且艱巨的任務，傳統的手工管理方式，不但會消耗大量的人力資源，而且極易出現檔案資料儲存不當等問題。因此，將數字化技術運用于房地產檔案管理工作中，能簡化檔案資料的管理步驟，提高工作效率，還能防止各種管理風險和漏洞的發生。但是，在運用數字化技術的過程中，需定期更新信息處理技術與檔案資料的管理設備，幫助管理系統升級，建立健全的管理長效機制且將其落到實處，以此實現房地產檔案數字化管理的價值。

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[3]代冬瑩.房產檔案管理中數字技術的運用分析[J].黑龍江科技信息，2014(5)：122.