如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

曹玉芬

齊齊哈爾市富拉爾基區(qū)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處 黑龍江齊齊哈爾 161000

如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

曹玉芬

齊齊哈爾市富拉爾基區(qū)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處 黑龍江齊齊哈爾 161000

檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化是其發(fā)展的必然要求，推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施有很多，其中最重要的就是建立并且完善檔案管理制度，檔案工作之所以有很多漏洞，主要原因就是在實際管理過程中，沒有可以遵循的規(guī)章制度，或者是有些規(guī)章制度的制定并不符合現(xiàn)實檔案工作的要求。本文主要介紹了六種檔案管理工作規(guī)范化的措施，僅此提供借鑒。

檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

1、引言

檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，源于對檔案管理工作質(zhì)量的重視。要想做到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，在前期就必須將公文制定和頒發(fā)的程序進行嚴格要求，這是保證質(zhì)量過關(guān)的首要條件。眾所周知，公文執(zhí)法的整個環(huán)節(jié)都要求我們用高標(biāo)準(zhǔn)和嚴要求去面對，正所謂細節(jié)決定成敗。把握好紙張的質(zhì)量及規(guī)格、段落及落款方式等多處細節(jié)，才能為做好檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)，從而促進檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進行。

2、推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施

檔案工作的規(guī)范化是一項需要我們長期堅持并不斷進取的綜合目標(biāo)，檔案管理工作要想得到長久發(fā)展，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化也是必不可少的一項措施。從整個社會發(fā)展的宏觀角度來觀察，我們不難發(fā)現(xiàn)中國當(dāng)前的檔案工作仍然有待提升，盡管前進路上存在著些許阻礙但并不會阻擋我們推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的前進的步伐。隨著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化對人們的深入影響，檔案工作走向標(biāo)準(zhǔn)化的路途并不遙遠，值得我們?nèi)ド钏疾⒏吨T行動。以下措施可以作為參考。

2.1 完善檔案管理制度

檔案管理工作雖然通俗易懂入門簡單但步驟卻紛繁復(fù)雜，檔案管理人員在實際工作過程中會遇到諸多意想不到的問題，因而建立完善的管理制度是勢在必行的。同時，制度的建立要立足于當(dāng)前檔案工作的切實情況，制度要全面合理。尤其強調(diào)在檔案管理過程中要注意防火防盜防潮等類似的細節(jié)工作，極大程度的考驗細心和責(zé)任心。要規(guī)范管理人員的具體責(zé)任并落到實處，避免責(zé)任推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)。同時規(guī)定檔案的嚴密性及借閱程序，要個控制避免出現(xiàn)檔案流失等問題。

2.2 公文制發(fā)程序嚴格要求

現(xiàn)今使用的檔案，其格式和樣式源于公文，因而檔案管理的質(zhì)量離不開公文制發(fā)的質(zhì)量。若我們能盡最大程度的將公文制發(fā)的質(zhì)量控制在一定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，按照相關(guān)程序和文件對質(zhì)量進行嚴格把關(guān)，那么推進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化也就更進一步，這其中要求我們戒驕戒躁，穩(wěn)步前進。提高公文管理水平要從多角度出發(fā)，其一是要注重紙張質(zhì)量。符合國家標(biāo)準(zhǔn)并且優(yōu)質(zhì)的紙張質(zhì)量能夠為保證公文制發(fā)質(zhì)量打下堅實基礎(chǔ)。并且優(yōu)質(zhì)的公文都是按照國家規(guī)定進行裝訂，一般情況下沒有特殊要求都是左側(cè)裝訂，其排版形式也比較規(guī)定，沒有特殊說明，通常是橫寫橫排；其二，優(yōu)質(zhì)的公文無論從細節(jié)還是從整體來看，都是符合國家審批標(biāo)準(zhǔn)的。不僅要注意簽發(fā)手續(xù)完善，還要著重觀察簽發(fā)日期以及落款等容易忽視的問題，不可一時大意而導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)不可補救的疏忽。其三，優(yōu)質(zhì)的公文一定是整潔規(guī)范具有正式性的，字跡清晰是不可忽視的。那么在經(jīng)歷長時間的保存之后會出現(xiàn)褪色等問題，因而在注重字跡清晰的同時，要盡量保證其在保存一段時間過后仍然具有高度價值的實用性。其四，盡管公文的格式種類繁多，在選擇時，要根據(jù)具體情況選擇適合的公文文種，避免出現(xiàn)文種濫用的情況貽笑大方。這些細節(jié)在推行檔案給做標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的路途中起到了至關(guān)重要的作用。

2.3 做好文書以及電子文件的處理工作

歷年來通過實踐我們發(fā)現(xiàn)，文書處理與檔案工作既相輔相成，又有相對的獨立性，它們有著各自的工作任務(wù)，卻又在相關(guān)文檔工作環(huán)節(jié)中緊密聯(lián)系在一起，這就要求我們要構(gòu)建一個系統(tǒng)性規(guī)范化的思維模式，推進文書處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，遵循有力的指導(dǎo)思想，握住文書處理工作的命脈，及時準(zhǔn)確的將推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的任務(wù)落到實處，主要矛盾和次要矛盾相結(jié)合，實現(xiàn)共同進步。

在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。這樣對于電子文件的保存是十分有利的，而且為今后我們查找和借閱提供了便捷的渠道，避免磁盤在遭到腐蝕后使資料和文書等內(nèi)容缺損影響其使用性和價值性的發(fā)揮。

2.4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握并嚴格遵守立卷歸檔的時效性和規(guī)范性。能夠立卷或歸檔的，必須是已經(jīng)完成當(dāng)前階段任務(wù)的，對于未完成當(dāng)前階段任務(wù)的，則堅決不可立卷或歸檔。這不僅是考驗信用的問題，更重要原因是虛假立卷或歸檔會極大的造成檔案系統(tǒng)的混亂以至于后期管理困難缺乏依據(jù)，難以著手處理。二是劃分立卷歸檔的重點和難點，以便合理分工，有利于立卷歸檔的工作效率提升和工作成果的規(guī)范化。

2.5 提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以利于檔案規(guī)范化管理。

2.6 加強人才培養(yǎng)和人才儲備

人才是歷來社會所不可缺少的重要元素，社會的發(fā)展，時代的進步，科技的創(chuàng)新，哪一項都離不開人才。畢竟由無數(shù)人才在各自崗位的默默奉獻才促進了時代的進步。同樣，檔案工作也離不開人才，時代的進步也更新了工作內(nèi)容和工作方式，管理模式和服務(wù)對象也發(fā)生了變化，這就要求檔案工作人員盡快用知識和技能武裝自己，使綜合素質(zhì)得到大幅度提升，以盡快適應(yīng)并迎接挑戰(zhàn)。除了對現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，還要引進高層次人才，以便共同進步。

3、結(jié)語

在信息化網(wǎng)絡(luò)化的社會，推行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是一項重要的任務(wù)，通往這條道路需要我們高度重視檔案管理人才的培養(yǎng)和發(fā)掘，將人力資源最大化的合理利用，從而有助于工作的順利開展。相關(guān)部門對于人才的培養(yǎng)方案也應(yīng)更適應(yīng)時代所賦予的內(nèi)涵，注重運用獎懲制度，賞罰分明，充分調(diào)動檔案管理人員的參與積極性，將更飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中去。

[1]陳蔚.如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].科技資訊，2008年19期

[2]何敏漢.用科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作[A].2010年全國檔案工作者年會論文集（廣西卷）[C].2010年

[3]積極開展檔案學(xué)術(shù)研究活動主動展現(xiàn)高校檔案工作價值和作用[A].廣西檔案，2010年第5期(總第101期)[C].2010年