淺談高職院校人事檔案管理信息化

馮志丹

（黑龍江農墾職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

淺談高職院校人事檔案管理信息化

馮志丹

（黑龍江農墾職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

信息化管理是高職人事檔案建設的必然趨勢。本文闡述了高職院校人事檔案管理信息化的現狀并指出檔案信息化的必要性，分析了檔案信息化可能遇到的問題,并且提出了高職院校人事檔案管理如何信息化的方案。

高職院校；人事檔案管理；信息化

檔案事業也是社會事業的有機組成部分，而檔案中的人事檔案又是社會各項工作，尤其是人事工作中必不可少的核心部分，高職院校人事檔案在高校的發展、科學的管理等各項管理工作中發揮著極其重要的作用，隨著信息時代的到來，信息速度效率的高速運轉，認真分析檔案本身及其管理工作的歷史發展變化，對高職院校人事檔案管理工作的研究有著深刻的啟迪，對高職院校的建設和發展有著長遠的意義。

一、高職院校人事檔案信息化建設的現狀

（一）管理體制不夠規范，人事檔案工作重視程度不夠

各高職院校人事檔案有的由人事部門或組織部門管理,有的院校則由學校檔案部門管理。現在高職人事檔案的管理模式主要是傳統的封閉式管理它是指人事檔案主要由單位內部的組織人事檔案部門進行封閉式管理供領導或組織上使用，一般不對外由于制度還不夠健全，封閉的檔案管理系統運行秩序還不夠完善，檔案管理人員有部分兼職管理，人事檔案材料的收集不夠重視，檔案材料收集方面還處于被動階段這種模式雖然在過去的人事檔案管理中起到了重要作用，但在市場經濟開放化，各類信息網絡化的今天，這種管理模式利用面還較窄，不能更全面的為查閱者服務。

（二）經費投入少，人事檔案信息化建設程度不高

高職院校人事檔案信息化首先要搞好基礎設施建設。除此之外，還要有合格的硬件設施，才能夠開展檔案信息化建設。由于高職院校檔案工作的重點是對文書、教學、基建、學生等檔案的管理，高校檔案工作的經費大部分用于學校檔案的建設與開發，所以目前很多高校在學校檔案管理方面都已實行了檔案信息化管理，有先進的基礎設施和專用的軟件系統，采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術。而作為國家檔案的重要組成部分的高校人事檔案卻因為經費缺乏而投入不足，影響了信息化建設。高職院校大多數人事檔案室都存在保管條件差，工作場所不足，庫房條件簡陋，硬件設施落后等現象。有的沒有專用的人事檔案室，辦公室與存放人事檔案的場所合二為一，檔案信息化程度幾乎為零。

（三）人事檔案管理隊伍建設落后，科學管理程度差

管理人員中有的為兼職管理，人員素質參差不齊，缺乏素質高技術強的管理人員等原因造成的，即使有專職人員，但職稱、學歷層次低，檔案管理專業畢業的極少。無論兼職或是專職檔案管理人員，接受檔案管理專業知識培訓的不多，缺乏檔案管理的基本理論知識，基本技能的掌握也少。有的甚至不會用電腦，更無法開展信息咨詢、網絡檢索等服務；有的不會使用掃描儀、復印機等儀器設備，難以制作電子檔案。

二、高職院校人事檔案信息化建設的迫切性

高職院校檔案信息化建設是時代發展的需要，社會信息化水平的高低在一定程度上已成為衡量一個國家或地區現代化程度的重要標志。檔案是立檔單位為適應日常工作需要而依法建立的反映個人和綜合管理信息的具有保存價值的文件與材料。檔案反映歷史活動的原始記載，是國家重要的信息資源庫。為了適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，實施信息化建設和管理便成為高校檔案工作開展的一項具體舉措。

三、高職人事檔案信息化建設的對策和措施

（一）規范高職人事檔案管理體制，統一高職人事檔案信息化建設標準

做好檔案各項工作的規范和標準是人事檔案信息化管理的重要內容但由于歷史、社會等種種因素，檔案館藏的管理規范標準不相統一，材料收集整理立卷等質量不高，人事檔案的信息自動化管理暫無可依據的標準和應執行的章程這些因素制約了檔案管理的信息化建設。

（二）提高管理檔案人員素質水平，積極開展科學研究

高職院校人事檔案的信息化管理如何更快更準的實現，其關鍵在人的管理首先要有具有現代化技術管理水平和思想意識的人，管理人員不僅要有較高的知識層次還要有科學的技術水平，不能僅會一般的計算機操作就得已滿足當前，許多高校人事檔案部門幾乎都缺乏現代化技術過硬的人才。隨著社會信息化的迅速發展，用戶對高校檔案管理利用提出了高標準嚴要求，傳統的服務方式無法滿足用戶的需求，而檔案信息化管理能夠解決用戶的需求，加強檔案管理人員的培訓也是實現檔案信息化管理的必備途徑，培養一支適應信息時代要求的檔案隊伍，通過經常舉辦人事檔案知識技能管理培訓業務，不斷增強檔案人員的工作責任心，檔案人員既是檔案信息的管理者，又是檔案信息利用的咨詢者。學校領導的重視對高校人事檔案管理隊伍的建設非常重要，若領導者檔案意識弱，那么對檔案的重視程度也很低，若領導者檔案意識強，其所在單位的檔案管理工作就好，這是能否做好人事檔案工作的重要因素之一，在人事檔案管理的實際工作中，許多高校因為其分管領導對人事檔案業務的不重視，致使人事檔案人員素質較低，業務能力不高，人事檔案專用庫房及設備等落后，現代化技術設備缺乏，而檔案管理者的更未參加過業務培訓進修等學習。

高職院校人事檔案信息化是未來的發展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率，是一項艱巨、復雜的系統工程，任務之繁重，學校只有不斷發現自我、創新自我才能在管理上下工夫、上手段、要水平，才能更好地為高校事業發展發揮應有的作用。實施高職人事檔案信息化管理，為人事工作提供了更好的數據平臺。作為檔案管理人員要加強業務知識學習，提高計算機應用能力，為高職院校人事檔案管理工作做出更大貢獻。

1.黃偉.高校人事檔案信息化建設的問題及對策[J].賀州學院學報，2011年06期

2.趙妍.檔案信息電子化問題研究[J].黑龍江檔案，2013年06期