淺析醫院人事檔案的特點及信息化建設

何芳蘭

（秦皇島市第一醫院 河北 秦皇島 066001）

醫院人事檔案以聲音、圖像、文字等形式為載體，記載有效信息資源，對于經驗技術的傳承、必要信息的保護起著重要作用。傳統的醫院人事檔案管理模式，已不能滿足人們對檔案資料應用的需求，現階段，有選擇、有重點、有步驟的加快醫院人事檔案的信息化建設乃當務之急。

一、醫院人事檔案的特點

（一）建檔歷史長，而且門類載體豐富

從醫院建立之初，檔案管理隨之出現，到目前為止，大部分的國有醫院均為事業單位，檔案歷史長達50年，甚至有的醫院經原有的教會醫院改建而成，檔案歷史可追溯到上百年。我國醫院檔案管理不僅歷史長，而且門類載體也很豐富，主要包括基建、科研、人事、文字等檔案，又海涵了科研、設備、病歷、病理、實物、磁盤等技術性檔案。

（二）檔案數量大，關聯性較強

經過長期的臨床實踐，醫生搜集了大量的資料，整理大量的病理、病歷、磁盤等技術檔案，按照醫院相關規定，這些資料價值重大，需要保存完整，所以從醫院建立之初一直到現在，大部分醫院都保留有上百萬冊病歷檔案。而且醫院病歷檔案、膠片、科研成果等資料形成周期長，檔案之間存在較強的關聯性。

（三）檔案涉及面較廣

醫院檔案涉及面廣，服務性強。醫院檔案能為醫學科學、患者群眾、醫院發展提供服務。在一些大型醫院里記錄了全國、甚至全世界一些罕見病歷的治療方法。以協和醫院為例，其醫院檔案中記錄了全肺、賁門癌等切除手術病歷，可以說是活著的歷史。這些珍貴的檔案資料可以供其他醫院借鑒參考，以全面提高醫院的診斷水平和醫療能力。

二、醫院人事檔案信息化建設現狀

在醫療衛生體制改革進程的推進下，大部分醫院已經認識到醫院檔案信息化建設的重要性，并逐步推進，但從醫院檔案的特點中可以看出，由于醫院檔案歷史久、門類多、數量龐大，醫院檔案信息化建設步履維艱，取得了一些成績，比如注重新進員工檔案信息的電子化，老員工檔案更新內容，實現紙質和電子化信息同步更新等，但還存在一些問題亟待解決，如下：

（一）人事檔案的信息化水平不夠

人事檔案的信息化建設不是簡單的把紙質檔案質量轉化為電子資料，而是需要建立檔案管理數據庫和信息化管理平臺，實現人事檔案資料與人力資源系統對接，方便人事檔案的補充、完善、查閱，充分發揮人事檔案在醫院人力資源配置方面的重要作用。但現階段，由于醫院在人事檔案管理方面投入的資金有限，加之醫院人事檔案信息量大，門類多，沒有現成的檔案管理軟件投入使用，而且暫用的電子檔案軟件系統安全性無法保證，阻礙了人事檔案信息化的進程。

（二）人事檔案管理制度有待完善

醫院人事檔案管理制度不健全，是各大醫院普遍存在的現象。在醫院檔案信息化建設的過程中發現，“有檔無人，有人無檔”的現象比比皆是，主要是由于醫療人才在流動的過程中，原有單位由于合同未到期或其他原因未能將檔案調入新單位，或是醫院員工離職，而醫院沒有及時通知員工將檔案調離造成的，這些情況對于檔案的整理及信息化也造成了一定難度。而且，現在的醫院檔案管理模式過分的強調保密性和原則，人事檔案的查詢、調遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調資、年終考核、辦理退休幾個方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設步履維艱。

（三）人事檔案管理人員業務水平有待提高

醫院人事檔案管理部門由于領導重視不夠，在人員配置上多以其他科室人員兼職為主，人員流動性較大，而且專任的檔案管理人員部分非本專業出身，學歷較低，對于檔案電子化排斥心理較重，對于檔案管理系統不能熟練操作。而且由于之前在檔案履歷表的填寫上沒有使用同一的模板，在存檔信息上差異較大，也給檔案信息化帶來一定困難，增加了人事檔案管理人員的工作量。現階段，要加快人事檔案信息化建設的進程，引入高素質的檔案管理人才，提高檔案管理人員業務水平乃當務之急。

三、加快醫院人事檔案信息化建設的有效策略

針對醫療人事檔案信息化建設中存在的問題，現提出如下解決對策。

（一）引進先進的技術和設備，提高人事檔案的信息化水平

醫院領導要進一步加強對人事檔案信息化建設的重視，在資金上給予支持，引進先進的技術和設備，開發適合醫院使用的人事檔案管理系統和信息化管理平臺。人事檔案涉及個人隱私，所以網絡化的安全設計是信息化管理中最重要的環節，可以為人事檔案設置不同級別的管理權限，比如普通、秘密、機密，同時為了保護信息在傳遞過程中的機密性，需要對信息進行加密，以防信息失竊。

（二）提高認識，健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度，需要做到：第一，對于醫院內部人員檔案進行全面篩查，離職人員檔案全部調出，在職人員檔案全部調入，為檔案規范化管理打好基礎；第二，建立醫院人事檔案模塊管理，責任到個人制度，分別負責醫院人事資料、病歷、科研等資料的分類處理，以提高工作效率和專業化程度；第三，改變檔案“封閉式”管理模式，信息適當公開，以增加人事檔案在人力資源配置方面發揮有效作業；第四，現在醫院作為事業單位，在人事招聘過程中多采用網上招聘或事業單位報名，可專門設置表格，包含新入職員工應上報的所有信息，一旦員工錄用，可直接從系統中導出相關信息，可直接實現人事檔案信息的電子化。

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011(5):20-23.

[2]呂慧萍.醫院網上招聘系統數據在人事檔案數字化管理中的應用[J].檔案人語，2013（5）：49.