檔案管理系統在文書檔案工作中的應用

馬玉英

（遜克縣稅務局 黑龍江 黑河 164400）

檔案管理系統在文書檔案工作中的應用

馬玉英

（遜克縣稅務局 黑龍江 黑河 164400）

文書檔案工作對于企事業單位的可持續發展具有重要意義，將現代化管理理念、檔案管理系統引入文書檔案工作是新時代對于單位進一步提升提出的要求。本文從文書檔案工作原則入手，結合目前存在的問題和檔案管理系統的特點，提出幾點將檔案管理系統應用于文書檔案工作的建議，望可供參考。

檔案管理系統；文書檔案；信息化

作為一種歷史信息載體，文書檔案對企事業單位的重要性不言而喻，不僅可通過查閱文書檔案了解單位目前所處的環境階段、規模范圍、歷史沿革等方面信息，還可以通過對資料的綜合分析對單位未來的發展方向作出判斷，對實現良性循環起到促進作用。如何提高文書檔案管理水平是評價一個企業綜合實力的重要指標，特別是在當今經濟飛速發展、資料數據急劇膨脹的時代，建立健全檔案管理系統，將先進技術引入檔案管理工作中，是許多企業亟待解決的問題。

一、文書檔案工作的原則

1.整體性原則

相較于其他管理工作，文書檔案管理的一個顯著特點就是具有整體性，其工作不是簡單地劃分至辦公室職員和檔案部門，文書檔案數據資料的收集過程需要各個職能部門的協助，經過歸類整合后的資料也不是僅僅服務于哪個部門，而是對整個企事業單位起指導作用和借鑒意義。

2.規范性原則

文書檔案管理工作的規范性主要體現在業務和數據兩個層面，其中，文書檔案工作需要嚴格的業務流程化管理方式，貫穿于收文管理、發文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷毀、變更、更正等各個環節，應通過規范性的操作方式和管理模式為文書檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時間內獲取有效信息，提高單位運轉效率。

3.保密性原則

由于文書檔案記錄了許多單位內部核心技術，在管理過程中，一定要注意保密行為，對于重要程度不同的文書檔案采用分類歸置，核心文檔應妥善保存，管理職責應落實到人，對于重要文書檔案的經手人需要進行詳細記錄核實，確保核心資料的安全。

二、文書檔案工作現存問題及檔案管理系統的優勢

1.目前文書檔案工作的主要問題

（1）單位領導對文書檔案工作認知不足

意識是行為的基礎，只有提高單位高層管理人員對于文書檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統的建立、文書檔案工作水平的進步掃清障礙。由于傳統檔案觀念的束縛，部分單位領導依舊認為文書檔案工作只是簡單的記錄收集保存，應付檢查的一種無關痛癢的行為，沒有意識到檔案管理對于單位發展和潛在風險預測的重要意義，進而導致檔案管理人力財力投入較少，嚴重制約了文書檔案工作的進一步發展。

（2）文書工作與檔案管理脫節現象

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質的區別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關鍵所在。目前實際文書檔案管理過程中，常實行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對科學合理，卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現失誤的現象時有發生。究其根源，是因為部分文書工作人員缺乏檔案意識，在進行信息收集過程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專業人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節的現象，降低了文書檔案管理質量。

（3）文書檔案管理工作人員專業素質較低

由于長期對文書檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專業人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導致其自身的責任感不強，不能將文書檔案工作擺在一個正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專業技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長期未能接受進一步培訓，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應新時代的發展要求，從而不利于文書檔案工作效力的發揮。

2.運用系統管理文書檔案的優勢

（1）大幅度提高工作效率

檔案系統管理文書檔案工作的最大優點就在于檔案系統強大的信息處理能力，在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴于手工操作，耗時費力，工作效率也比較低，手工操作對于某些數據的計算還極易出現錯誤偏差。檔案管理系統為文書檔案材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡單易行，通過互聯網和信息技術，文件材料的轉移可以便捷實現，省去了以往的搬運過程，大大提高工作效率。

（2）充分共享檔案信息

在傳統的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門難以實現信息共享，大量信息閑置在檔案庫房，不僅給管理和信息查閱帶來諸多不便，還造成了資金和資源的浪費。電子技術和網絡信息技術簡化了信息載體，節省了存儲空間，并可便捷地與其他信息系統建立共聯，提供局域性網絡檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動的單向性，實現了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質量和效率。

三、檔案管理系統應用于文書檔案工作的可行建議

1.提高檔案管理系統應用意識

單位高層管理應加強對現代檔案管理重要作用的認知，主動將現代化手段引入本單位文書檔案管理工作中，加大企業檔案管理資金投入，結合單位自身情況和實際需求，配置檔案管理系統硬件設備和應用軟件，為檔案管理系統現代化提供基礎保障。同時，也要注意對檔案管理人員的培訓，增強其管理意識和責任感，提高其檔案管理專業知識儲備量，還要對其進行現代化信息技術基礎培訓，使其能自覺將現代化手段運用到檔案管理工作中。

2.加強企業檔案收集整理力度

企業檔案是企業發展的無形資產，也是在現今激烈的市場競爭中占據一席之位重要信息保障。要保證企業檔案信息的充足、有效，就要加大對企業檔案的收集、整理力度。應建立健全檔案管理相關規章制度，對檔案信息收集、歸類整理工作進行規范，設定統一標準和格式，確保所收集整理的文書檔案信息質量，為查閱者提供便利條件。

3.加大檔案數字化建設監管力度

首先要加強安全檢查防患意識，對于文書檔案資料設置密級保護，按照所設標準進行開放級別管理，查閱者獲取不同級別信息需要不同權限。秘密級以上的文件材料不予數字化處理，對于重要的文件材料利用圖像掃描等進行處理，要保持其原始性和真實性，由領導親自簽署和單位印章報批形成紙質原件；其次，最好設置審查小組，定期對數字化檔案管理系統的漏洞進行排查和維護，確保檔案信息安全，文書檔案能夠發揮其效力，為單位可持續發展提供有力支撐。

[1]張秀蕓.自動化管理系統在文書檔案工作中的運用[J].黑龍江科技信息.2013(06)；

[2]楊麗斌.文書檔案管理的創新[J].經營管理者.2013(31).