事業單位檔案管理信息化建設的策略分析

李詠梅

（黑龍江省城市規劃勘測設計研究院 黑龍江 哈爾濱 150040）

事業單位檔案管理信息化建設的策略分析

李詠梅

（黑龍江省城市規劃勘測設計研究院 黑龍江 哈爾濱 150040）

電子計算機可以說是二十世紀最偉大的發明之一，經過短短五十余年的發展，在今天，人們的生活已經離不開它。而電子計算機最重要的職能就是對信息進行分析處理，在工作中，人們通過電子信息化提高工作效率，解決工作中的難題。本文將討論事業單位檔案管理信息化建設的必要性及相關的可行性策略分析。

檔案管理；信息化；策略

檔案是歷史的承載和記錄，是重要的資料，價值遠遠超過了本身。在計算機技術迅猛發展的今天，事業單位的庫藏檔案已由過去單一的紙質檔案轉變為以紙質檔案為主、多種載體并存的新狀態，網上傳遞數據、網上歸檔和網上借閱的大趨勢已不可逆轉，傳統檔案管理模式再次面臨著新的挑戰。

一、事業單位檔案管理信息化建設的優勢分析

（一）便于檔案資料永久保存

對于傳統紙質檔案管理工作而言，由于紙質檔案極易受季節及天氣影響，一旦環境潮濕，紙質檔案就會出現發霉等情況，很難長期保存檔案信息，甚至造成重要信息丟失，且不易查詢。檔案信息化管理通過備份檔案，將其存儲于電子磁盤中，不僅極大地節約了檔案存儲空間，也不會由于天氣或季節問題而導致檔案信息丟失，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實現了永久保存。

（二）便于事業單位管理檔案信息

在傳統管理過程中，檔案資料很多，檔案管理工作繁瑣異常，程序頗多。實現檔案管理信息化后，可通過在數據庫中輸入關鍵字，迅速地查出所需信息，程序簡便，易于操作。

（三）本質上改變了檔案管理的方式與途徑，拓展了檔案的職能

將傳統以紙質媒介、人工錄入方式轉變成了網絡平臺為媒介，電子錄入方式，使檔案職能由傳統檔案保存及運用職能，轉變成了信息資源的采集、管理、存儲及相關服務類型，全面推動了事業單位的建設。

當今，“互聯網+”已經成為時代的符號。面對“互聯網+”時代的到來，檔案工作面臨前所未有的機遇和挑戰。正確的選擇是順勢而為，把握機遇，勇敢嘗試。檔案信息化就是“互聯網+檔案”的奠基石。

二、事業單位檔案管理信息化存在的問題

（一）事業單位的領導對檔案管理信息化建設缺乏足夠的重視

目前，我國很多事業單位的領導對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，不能充分了解檔案管理制度，導致在對檔案信息化管理時，沒有提供足夠的人力和資金支持。雖然多數領導認為檔案有被管理的必要性，可是對具體的管理方法缺少關心，對檔案管理人員沒有嚴格的要求，認為只要對檔案不遺失，內容不外泄即可，不用像專業檔案館那樣研究對檔案如何管理。有些單位甚至沒有專門負責檔案管理的人員，而是由其他部門的工作人員進行兼職管理。正是由于領導的忽視，導致了檔案管理方面出現漏洞，給工作帶來不必要的損失。

（二）事業單位檔案管理的信息化程度不夠

目前我國的很多事業單位已經建立了檔案信息管理系統，可是有些檔案信息管理系統建立的不夠完善。例如，有些人事檔案管理系統里面只有目錄和員工的基本資料，對于員工個人的具體信息還是用紙質檔案保存，如果紙張發生損毀，電子檔案也就同時失去了作用。有些單位雖然建立了較為完善的檔案信息管理系統，可是檔案管理人員對系統的使用率較低，對于內部員工的聘用、調任、離職等沒有在系統上進行及時的數據更新，影響了單位對于員工的管理工作。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低

在我國現階段仍然缺乏檔案管理的專業人才，有些領導雖然希望進行改革，可是聘請不到專業的人才。由于過去對于檔案管理的忽視和受傳統觀念的影響，很多人才放棄了對檔案管理專業的選擇，導致在職的檔案管理人員年齡偏大，普遍沒有接受過正規的培訓，缺乏相應的計算機技術水平，難以適應檔案信息化管理的需要。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）強化重視檔案管理信息建設

在我國事業單位檔案管理中，提高事業單位人員對檔案管理信息化建設的重視，事業單位領導要發揮重要的作用，以便可以全面提升檔案管理信息化建設在當前事業單位檔案管理中的地位。轉變傳統管理檔案方式為現代化計算機檔案管理，以便可以為事業單位營造出良好的檔案管理信息化建設環境。而且事業單位還應該做好建設檔案管理信息化平臺的推廣宣傳工作，要提高事業單位全體檔案管理人員的工作熱情，打開事業單位檔案管理信息化的新局面，使事業單位檔案管理工作越做越好。

（二）提高檔案管理效率

事業單位的檔案資料，是對單位內部信息的規范與整合，不僅是管理單位知識信息的行為，也是實現執行檔案信息標準化的一個過程。在事業單位的檔案管理中，可以提高相應的制度規范，發揮事業單位檔案的最大效益及最大使用率。加快事業單位檔案的數字化、網絡化和檢索自動化建設，完整做到檔案的歸正和接收同步，保證檔案完整而不缺頁錯節;加強對檔案信息化建設，使事業單位的檔案能更有效的被利用，確保信息資料資源在事業單位能更好地發揮效用。

（三）優化檔案管理信息化工作人員素質

在檔案管理信息化建設中，最重要的就是人才的培養。聘用專業的檔案管理和計算機人才，能夠對檔案管理工作起到事半功倍的效果。而且對于現有的檔案管理人員要加強培訓，根據個人特點組織分類的培訓：對于計算機技術水平不過關的，加強計算機知識方面的培訓；對于檔案管理水平不過關的，要加強業務培訓。同時還要注意提高員工的道德思想水平，責任義務觀念，使其在工作中具備高度的責任感和自覺性，積極進取，迎難而上，出色完成本職工作，落實檔案管理的信息化建設。

（四）創新檔案管理信息化設備

加強事業單位檔案管理信息化建設，加大檔案管理中對現代化軟硬件的投入，在事業單位中建設現代化計算機管理系統，有效地推動檔案管理信息化，為事業單位的檔案管理工作能夠提供更加現代化的管理手段，從而可以利用當前網絡信息技術的便利性，優化管理事業單位的檔案信息，為事業單位提供有效的檔案資料。

四、小結

本文對檔案管理信息化建設的優點給予肯定，提出了幾項對策希望能解決事業單位在檔案管理信息化方面存在的問題。對于事業單位來說，信息化管理是時代的大潮，是歷史發展的必然趨勢，加快單位內部的信息化建設能讓單位在競爭中占得先機，保持市場競爭力，增加單位的經濟效益。

[1]張桂麗.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].活力，2012(23).