電子文件文檔一體化管理存在的問題與對策

張翠翠

（哈爾濱市衛生局統計信息中心 黑龍江 哈爾濱 150018）

電子文件文檔一體化管理存在的問題與對策

張翠翠

（哈爾濱市衛生局統計信息中心 黑龍江 哈爾濱 150018）

電子文件時代，信息化為文檔一體化管理提供了必要的物質條件和理論基礎，本文對文檔一體化管理的理論基礎、存在的主要問題以及解決對策等方面進行了探討。

電子文件；文檔一體化；問題；對策

所謂“文檔一體化管理”，就是由統一的文檔管理機構從文件和檔案工作的全局出發，統籌規劃，科學管理，實現文件管理部門從文件形成、收文、登記、編號、存儲、檢索、利用到檔案部門的收集、整理、鑒定、著錄、保管、統計、利用等管理的全過程控制。由于我國實行文檔分離的管理體制，缺少統一的文檔管理標準、規范和科學的文檔管理系統等原因，文檔管理一體化遲遲未能轉變成現實，進而造成檔案服務于社會工作職能的低下。本文試圖對文檔管理一體化的理論基礎、存在的問題及解決對策三個方面進行探討和分析。

一、文檔一體化管理的理論基礎

文檔一體化理論的形成經歷了一個較為漫長的發展過程。在這個過程中，一些經典理論對其發展產生了重要影響，成為文檔一體化的理論基礎，其中，文件生命周期理論最具代表意義。該理論認為，文件從形成、使用到銷毀或作為檔案永久保存，是一個有機聯系，有規律可循多的完整生命過程。各國因管理體制的不同對文件運動階段的劃分也不盡相同，主要有“三段論”（現行階段、暫時保管階段、永久保存階段）和“四段論”（形成階段、使用和維護階段、鑒定和選擇階段、文件檔案管理階段）兩個流派，但其基本內容是一致的：1.文件從形成到銷毀或“永恒”是一個完整的生命運動過程，具有完整性和連續性；2.不同階段的文件與其服務對象、保存場所和管理方式之間存在著內在對應關系。這就是文件生命周期理論的歷史形態。

二、文檔一體化管理存在的主要問題

1.現行管理體制的制約。我國現行的檔案管理體制是文件與檔案的分塊管理，文件的歸檔是文書工作和檔案工作的分界線。盡管國家制定了一些法規，要求檔案部門承擔著指導文書工作的職責，但在實際工作中，難免有“越權”之嫌，無法對文書工作全面履行“指導”的職責，使文書工作和檔案工作的各項制度、辦法和標準難以保持統一、協調的口徑，導致文件質量受損，信息要素不完整，歸檔材料不齊全等一些列問題。管理環節上的分塊，在一定程度上肢解了文件運動的聯系性和連續性，從而制約了文檔一體化的實現。

2.文檔管理標準化、規范化建設滯后。目前，無論從傳統紙質文件檔案管理還是電力文件管理方面來看，都不同程度存在著標準不完善、不規范、不統一的現象。一是標準規范制定不同步，文件管理工作標準滯后于檔案管理工作國家標準和行業標準，二者脫節，影響工作開展。二是標準規范不通用、不統一，如國務院辦公廳和國家檔案局各自為文件和檔案工作制定的《主題標引規則》和《主題詞表》，二者之間互不銜接、統一，使得文件、檔案工作的許多勞動成果不能互為所用，造成工作的重復進行和人力的極大浪費。

3.檔案管理軟件開發滯后，影響文檔一體化的實現。受我國文件和檔案分開管理的傳統模式影響，在編制軟件時，以文件和檔案分工環節為指導思想，強調了文件運動的階段性，卻忽視了文件轉化為檔案的整體性。不少名為文檔一體化的管理系統，僅僅是將辦公自動化系統產生的數據導入檔案管理系統，仍停留在“模擬”手工文件管理水平上。一些單位立足本部門工作需要，研制了文檔一體化管理系統。但是由于沒有統一的規劃和指導，導致系統功能雷同、低水平重復，彼此間不能兼容，極大制約了我國文檔一體化進程。

三、實現文檔一體化應采取的對策

1.理順管理體制，完善組織機構，實現文檔統一協調管理。在國家一級，須建立國家規模的統一領導文書和檔案工作的行政管理機關，使其成為統管各部委、地區文檔管理分系統強有力的職能機構，進而對全國檔案事業進行統籌規劃，組織協調，宏觀系統的制定文檔一體化管理的工作方針、政策，確立科學合理的貫徹措施，以加強對全國文檔工作進行監督指導的行政管理職能。在機關內部，須建立本機關文檔一體化管理的領導機構，對文檔的運動流程進行全面控制和綜合管理。實現“三位一體”管理模式，即收文、發文、登記合一，收發文、登記與分類立卷、著錄、標引合一，現行工作事物處理與立卷同步進行，這樣文件辦理完畢即歸檔。使文檔管理真正從組織制度和具體操作程序上由原來互相獨立、雷同的不利局面轉向相互交融、統籌安排的管理模式。

2.加強文檔一體化標準體系建設。一方面要對原有出臺的文件管理和檔案管理等業務文件進行修訂完善，尤其是對兩者之間不協調，甚至相沖突、矛盾的規范性文件進行重點修訂，使文檔工作領域內容需要協調統一的重復性事物和概念達到統一，從而獲得良好的工作秩序，提高工作效率。另一方面，要加強電子文件管理標準規范的制定：一是管理性標準，對電子文件管理人員的職責和任務，用戶的權利和義務以及電子文件信息資源合法性的確認；二是業務性標準，包括電子文件數據標準、電子文件管理標準規范，如電子文件元數據標準、電子文件存儲格式、電子文件保管期限表等；三是技術性標準，包括電子文件交換技術規范，電子文件移交技術要求、數據存儲壓縮格式規范等。

3.建立完善的文檔一體化管理系統。一是應以文件的內容信息、背景信息和結構信息管理為重點，整合兩大系統，實現文檔管理的無縫銜接、互相兼容，保證電子文件的真實性、完整性和可靠性，從而達到文檔一體化管理的目標。二是構建檔案管理軟件評價機制，提高國內檔案管理軟件市場的市場化程度，推動檔案管理軟件市場良性發展。三是要從系統軟件、技術手段等方面確保網絡安全，選用性能可靠的殺毒軟件，定期進行數據備份，對上網信息進行加密，建立內網防火墻，限制外網的非法訪問，最大限度的保證網絡安全。

[1]麻新純：電子文件時代文檔管理一體化論，《檔案管理》，2005（6）.

[2]張武軍:電子文件文檔一體化管理中的問題，《中國檔案》，2005（8）.