淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

劉曉杰

（哈爾濱市第六十九中學校 黑龍江 哈爾濱 150001）

淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

劉曉杰

（哈爾濱市第六十九中學校 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案管理工作的內容繁瑣，信息處理量大，一直是我國行政管理工作的重點之一，特別是近些年隨著計算機技術與網絡技術的興起，檔案管理數字化、信息化工作也如火如荼地開展起來，本文將針對新形勢下檔案管理工作規范化遇到的實際困難進行分析，并提出切實可行的解決方案。

檔案管理；規范化；檔案資源

隨著我國社會主義市場經濟體系的建立，檔案管理工作性質也已經從政治性開始向經濟性、服務性方向轉變，檔案資源的充分利用已經成為經濟社會發展的重要內容，其利用單位也已經從黨政機關開始向企事業單位乃至整個社會過渡。因此，如何提高檔案管理水平、實現檔案管理信息化以及管理的規范化已經成為整個社會的共同關注的問題。

一、檔案管理規范化的必要性

檔案資源一直是被人們忽視的重要資源，做好檔案的管理、開發和利用，可以實現企事業的行政管理水平的大幅提高、人才資源的合理利用等，因此建立科學的、規范的檔案管理體系，對于企事業單位乃至社會的管理意義重大。一方面，檔案是所在組織機構的發展的真實再現，是其文化、價值觀的傳承的重要載體，是其精神象征，完善檔案管理工作，就是對歷史的重視；其次，檔案記錄著組織的錯誤與正確的決定，具有重要的借鑒意義，規范的檔案管理可以為組織運營者提供準確、快捷的參考信息，有利于正確決策的做出。綜上所述，檔案管理規范化是為了更高效、充分的利用檔案資源，更好的為整個組織的管理工作服務。

二、檔案管理工作在規范化過程中存在的問題

雖然社會包括各大企事業單位已經開始重視檔案管理工作，但由于歷史傳統積留的問題和新形勢下社會的快速發展對檔案管理提出的新的要求，檔案管理工作規范化的整體水平明顯還難以達到令人滿意地步，在具體執行過程中存在著諸多弊病，主要體現在以下幾個方面：

（一）檔案管理工作人員認識水平低

這是檔案管理工作規范化進展緩慢的思想根源所在。但究其根本，這并不是工作人員自身的職業素養不足造成的，而是整個社會不重視檔案管理工作的大環境和傳統導致的，無論是檔案管理工作的從業者還是企事業單位的管理層都將檔案管理看作是簡單的信息錄入與保管工作，缺乏對該項工作的深入了解和認識，思想上的懈怠導致具體工作過程中的懶散，正是這種低水平的認識導致管理工作的不規范性。

（二）檔案管理工作信息化水平低

盡管網絡技術已經普及，但由于缺乏重視，檔案管理工作的信息化建設沒有緊跟時代步伐，各地檔案管理的信息化建設程度參差不齊，特別是在一些管理理念落后的的企事業單位中，檔案管理還很大程度上依靠紙質管理的方法，很難適應當代高節奏、高效率的發展要求。同時，傳統檔案管理比重較大帶來的另一個嚴重問題是，占據當量的存儲空間，且存儲年限不如虛擬數字化信息的長，嚴重制約了檔案管理的水平。

三、檔案管理規范化的對策分析

盡管我國當下檔案管理規范化工作進程令人擔憂，但只要有針對性的進行解決，相信可以很快提高上來，為充分利用檔案資源、促進經濟社會發展做出應有的貢獻：

（一）提高管理意識，實現檔案管理工作的規范化、標準化

態度是一切工作的出發點，要想切實提高管理工作的規范化，首先應提高規范化管理的意識。在新形勢下，檔案管理不僅要求嚴謹性，更要求時效性，這是時代發展的特性。在這樣的形勢和要求下，重視檔案管理就要制定規范的制度和章程。對檔案錄入直至保管，最后到檔案資源開發利用，應該建立起嚴格的工作流程和管理制度。明確對各階段工作做出規范性的要求，前期的檔案資料的錄入、采集工作要細致、嚴謹、全面，隨后的歸檔與立卷工作要科學、合理、高效，檔案的保管要注意安全。具體工作流程應責任到人，提高工作人員的工作嚴謹性和責任感。同時，由于缺乏相關的統一法規是導致全國檔案管理水平參差不齊、通用性差的根本所在，建立統一的管理制度也是十分必要的。同時加大對檔案管理工作重要性的宣傳教育，營造出全社會重視檔案管理的氛圍，只有這樣才能充分實現檔案管理的規范化。

（二）加快現代化進程，實現檔案工作的規范化、標準化

為了適應信息化時代高節奏的發展要求，充分實現檔案資源的高效利用，必然要對傳統的檔案管理工作及工作理念方式進行升級，早日實現現代化是提高檔案管理規范化程度的最佳途徑。首先，在檔案管理工作的展開中可以更多的融入現代數字化技術和網絡技術；其次，可以借助許多針對檔案管理開發的管理軟件，來提高檔案的管理、利用效率。通過檔案的現代化建設增加管理工作的透明性，以減少管理過程中的違規操作，促進管理工作的規范化。

（三）提升檔案人員素養，落實檔案工作的規范化、標準化

提升管理人員的道德素質和專業素質是實現檔案管理規范化的重中之重。首先要開展相關的科普宣講活動，使從業者意識到新形勢下檔案管理規范化的必要性以及管理工作對專業技術的新的要求，使其產生危機意識；其次，進行相關職業技術的培訓工作，使從業者可以熟練運用相關設備進行信息化背景下的檔案管理工作；最后，加強從業者的職業道德教育，一方面意識到工作的重要性，另一方面了解工作的保密性質，保證檔案資料的安全性。

四、結語

想要充分利用檔案資源，更高效的進行檔案管理工作，更好的實現全國范圍內的檔案資源流通，實現檔案管理工作的規范化是必然選擇，但由于當下我國檔案管理工作還存在著制度不完善、工作人員責任意識差、管理方式陳舊落后等諸多問題，實現規范化管理還有很長的路要走，這就要求我們從制度建立、人員培養等諸多方面雙管齊下。相信隨著全社會的重視和努力，新形勢下的檔案管理工作實現規范化就在不遠的將來。

[1]黃喆.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].經濟與社會發展研究.2014(07).

[2]楊曉霞.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江史志.2014(23).

[3]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國高新技術企業.2015(05).