科技型企業檔案現代化建設芻議

陳新崛　肖華

摘 要：通過介紹科技型企業文件管理的特點及其檔案管理現代化建設的必要性，指出了科技型企業檔案現代化管理目前存在的問題，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：科技型企業；文件管理；檔案管理；管理制度

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.23.014

1 科技型企業文件管理的特點

1.1 管理資源配置對文件結構的影響

科技型企業以所掌握的核心科技為生存根本，其進步與發展直接影響著企業的命運。隨著機械化和信息化的普及，工具在管理資源中所占的比例逐步提高，越來越多的管理流程被信息工具所取代，越來越多的生產流程被機械所取代，直接導致過程工具使用記錄增多，項目進展交流文件增多，結果型文件比例大幅下降。

1.2 行政管理現代化手段拓展了文件內涵

企業行政管理電子化和科技管理規范化對文件內涵的擴展有著重要影響。管理信息系統的廣泛應用和電子文件的不斷發展使效力較好且能反映工作價值的電子載體逐漸增多，例如音視頻、郵件、數據庫和可執行程序等。

1.3 知識產權保護需求提出全過程管理要求

隨著時代的發展，科技型企業的知識產權管理貫穿于企業管理始終，成為了全流程管理業務的一部分。為保障知識產權，要增強涉法應訴中證據的客觀性、有效性和權威性。企業知識產權檔案不應再僅局限于專利、商標、著作權（含軟件）等，而應向兩端擴張。

1.4 強時效性對文件搜集提出新要求

步入互聯網時代后，人們獲取和傳遞信息的方式有了很大的改變，同時對市場的反應速度也越來越快。項目管理模式中小型項目管理權限下放，使項目能夠根據某個現象或熱點作出反應，將一些新技術應用到現有業務中，呈現出周期短、速度快等特點。

2 科技型企業檔案管理現代化建設的必要性

檔案管理現代化建設對企業的行政架構支撐更為有力。在數字時代，計算機技術、多媒體技術等的廣泛應用打通了跨時間、跨地域、跨部門等不同環境下檔案文件傳遞的壁壘，對企業分區運作、科技攻關、項目節點控制有著重要意義。

檔案管理現代化建設充分滿足了企業檔案的利用需求，能夠提供友好的界面，查閱者可以通過企業內部門戶查閱檔案。通過結構化的字段管理檔案數據，憑借唯一的數據主鍵就能夠方便地檢索到相應數據，提高了檔案的利用效率。同時，通過自定義搜索引擎，能夠更準確地定位目標檔案類別，并通過關鍵字段比對，找出同屬性檔案之間的內在聯系。

檔案管理現代化建設順應了檔案管理工作的發展趨勢。在數字信息技術環境下，電子載體和數字傳播的方式異軍突起，從文件搜集和保存方面來說，更趨于一致，避免了格式轉換加工，在統一的數據格式框架下，檔案的安全性和真實性更容易得到保障。

3 檔案現代化管理目前存在的問題

3.1 檔案現代化管理受到的觀念挑戰

由于缺乏對企業績效的直接支撐，決策者往往忽略了知識產權檔案等為企業長遠發展帶來的效益和價值，從而在管理資源的配置上出現不均衡現象。員工認為，檔案現代化管理額外增加了管理工作，受到了檔案部門的約束，而實際作用不明顯，所以通常選擇消極被動應對，這增加了管理難度。

3.2 缺乏對管理手段的應用和對接

目前，企業應用的新技術、新系統很多，產生了很多有價值的過程記錄和結果文件，但由于專業部門和檔案部門沒有協同機制，致使重要電子文件遺失。一些部門的重要文件保存人員流動性較大，出現檔案交接空白區；一些管理人員專業素質較低，缺乏對文件材料的有效識別和管理，導致檔案缺失。

3.3 檔案管理制度體系仍不完備

國家圍繞檔案載體的不斷演進出臺了一系列制度規定，為檔案的現代化管理提供了基本依據。但隨著技術的不斷發展，檔案載體更迭的速度超過標準更新的速度，例如保存傳統照片在影像資料保存初期是較先進的保存方式，但目前傳統照片已幾乎被數碼照片取代，但在相關規定中，只有傳統照片歸檔要求，造成數碼照片的歸檔無據可依。

3.4 檔案現代化管理技術存在新風險

在電子文件運轉過程中，受計算機病毒、木馬、黑客攻擊等的影響，有可能會出現盜用、篡改、摧毀檔案等不確定風險，造成知識產權檔案信息損毀或流失。

4 科技型企業檔案現代化建設的措施

4.1 拓展檔案搜集、整理范圍

隨著科技企業與外部社會市場交流的增多，檔案成分日趨復雜。要打破檔案自我封閉的現狀，就要強調包容，突出參照，跳出“本單位形成”的束縛，加大對外部材料的搜集、整理力度，加強內外部交流協作對文件形成過程的指導，綜合形成各種資料進行統一管理和開發利用，使其既能滿足企業決策參考使用需求，又能為員工查考業務工作提供便利平臺。

4.2 提高檔案管理人員的素質

企業應加強對科研企業檔案人才的選拔和培養意識，建立并完善檔案人才培養機制；密切關注檔案管理的新動態，保持對新知識的靈敏性，主動接收檔案管理現代化的知識，及時更新先進的管理技術和方法，通過學術交流等途徑提升檔案管理人員的職業素養和政治素養。

4.3 大力推進檔案的數字化建設

按照“存量數字化、增量電子化”的要求，抓好數字檔案館（室）工作體制和機制的建設工作，大力加強數字檔案館（室）的硬件、軟件建設，全面提升數字檔案館（室）的抗風險能力。同時，大力推進傳統載體檔案的數字化建設，全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作。

4.4 拓展檔案利用時序

目前，檔案利用依然處于“事后使用”的模式，即在生產、管理等活動之后才開始收集、整理、歸檔相關信息，在總結經驗和編史修志時才想起要利用檔案。檔案人員要靠前服務，走出檔案室，協助有關人員和部門積累、整理文件材料，認真履行“四參加”職責，有效控制文件材料的質量，使工程竣工、產品投產、科技成果鑒定前有完整、準確、系統的文件材料歸檔，滿足科研部門、經營管理機構在決策論證產品、工程設計、設備維護和更新、設備物資采購、產品銷售和技術成果交易等活動中的需求，提供有效的檔案原件和有針對性的編研資料。

4.5 拓展檔案信息系統的延展性

開發檔案信息系統時，要事先評估可能造成的客體危害，開展有效的安全性評價；按照安全等級評級，制訂相適應的信息系統開發方案；統籌檔案系統和企業在運系統的銜接，在管理切入上減少重復的工作；在文件搜集上做到“寧濫毋缺”，確保搜集過程的便利性和完整性；完善檔案信息系統的使用設計，減少檔案管理者和使用者的障礙。

〔編輯：王霞〕

Abstract： Through the introduction of the characteristics of scientific and technological enterprise file management and the necessity of the modern construction of archives management， this paper points out the problems existing in the management of scientific and technological enterprise archives management， and puts forward the corresponding solutions.

Key words： science and technology enterprise； file management； file management； management system