精細化管理在醫院醫療設備管理中的運用

吳素珍

摘 要：簡要概述了醫療設備檔案管理的重要性，詳細分析了精細化管理在醫療設備檔案管理工作中的應用，以期提高醫療設備檔案的管理水平。

關鍵詞：精細化管理；醫療設備；檔案管理；管理制度

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.23.040

隨著科技的進步和社會經濟的快速發展，醫療設備產品不斷推陳出新，技術日趨高端，在醫院臨床診療中發揮著越來越大的作用。但在醫療設備的實際管理工作中，存在著不少問題，需要我們高度重視，并運用精細化管理手段做好醫院醫療設備的管理工作，促進醫院業務建設的發展。

1 醫療設備檔案管理的重要性

醫療設備檔案管理是醫院管理中的一項重要內容，是醫院檔案管理的重要組成部分。醫療設備檔案從申購報告起即形成，是醫療設備的信息載體，是設備管理的奠基，包括從設備計劃采購、使用、維修直至淘汰報廢等全過程中產生的所有文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料。做好醫療設備檔案管理對加強醫院設備維修維護，提高醫療設備的使用率和經濟效益具有十分重要的作用。建立完整的設備檔案，可以為使用科室提供準確、有效的信息支持，使各科室在使用過程中有章可依、有據可查。醫療設備檔案還是設備維修人員的得力助手，能夠為設備的維修、保養提供資料和精確的數據，針對較為貴重的設備采取預防性措施，充分做好維護、維修、保養前的準備工作。醫院在購買全新的醫療設備時，醫療設備檔案為領導和專家提供了準確的第一手數據，是醫院科學決策的重要依據。另外，醫療設備檔案還為處理醫患糾紛提供了充足的證據，有利于醫院維護自身的利益。由此可見，加強醫療設備檔案管理，充分發揮其在醫療、教學、科研工作中的作用，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益。

2 精細化管理簡介

精細化管理的理念來源于著名的“豐田生產系統（TPS）”，于1990年由美國麻省理工學院的詹姆斯·P·沃麥克、丹尼爾·羅斯和丹尼爾·瓊斯在對14個國家的汽車業進行了5年研究后提出。“精益生產”綜合了大量生產與單件生產方式的最佳特征，即能降低單件成本，明顯地提升產品品質，并提供更多的產品和更富有挑戰性的工作。后來精益生產理論又被延伸至經營活動的全過程，變為“精細化管理”，就是通過消除那些被認為存在浪費的活動來為顧客創造更多價值的一種工具。任何活動或過程，其核心在于最大限度地降低浪費，最終目標是持續改進、追求卓越、盡善盡美。它是一種理念，一種態度，一種精神，更是一種文化的體現。精益生產沖擊了100年來工業化的生產和組織方式，這一思路現已在各行各業中得到廣泛應用，是21世紀的主流管理模式。

3 精細化管理在醫療設備檔案管理中的應用

3.1 在醫療設備檔案歸檔范圍中的應用

將精細化管理運用于檔案的收集整理工作中，要求檔案管理人員要隨著設備運行狀況的變化主動跟蹤、收集相關資料，層層把關，落實相應責任，使檔案資料更加完整標準、科學規范，為醫療活動保駕護航。醫療設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，其時間周期長、中間環節多、參與人員雜，因此很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。歸檔很容易走兩個極端：①對于大型醫療設備的檔案資料，設備科、使用科室和醫學工程部搶著收集，造成資料內容多、重復歸檔；②小型設備檔案資料無人問津，導致這些檔案資料雜亂不齊、丟失嚴重。運用精細化管理改進醫療設備檔案的歸檔范圍，將精細化管理中的SOP（標準作業程序）作為醫療設備檔案歸檔范圍的指導標準，貫穿于檔案收集的各個工作流程，明確歸檔范圍為一臺設備從計劃采購到淘汰報廢的整個過程的所有資料（包括申購過程的檔案和運行時的技術性文件檔案兩大部分）。所有設備均建立臺賬，由設備科統一管理，1萬元以上設備的臺賬均一式三份，作為維修、回訪、查閱的備份；100萬元以上大型設備的檔案和乙類醫用設備的檔案分別建立臺賬，由醫院專人保管，實行一機一檔。所有建立臺賬的設備檔案均由醫院中心檔案室統一集中管理，并隨時補充運行中的情況和維修記錄，其他任何科室無權收集、保管醫療設備的檔案原件。通過SOP的運用，提出了最優歸檔范圍的操作方法和流程，大大提高了歸檔效率，并使歸檔操作程序得到有效協調，歸檔范圍也更加規范、完善，保證了檔案的完整性、準確性和系統性。

3.2 在檔案管理制度制訂中的應用

醫療設備的檔案管理系統是檔案管理的薄弱環節，對此，可將精細化管理的SOP和PDCA循環工具應用于檔案管理制度的制訂中。SOP的理念是降低成本、減少變動和知識的積累；PDCA循環指反復運行，保證質量管理工作的順利開展，包括計劃、實施、檢查、行動4個階段。根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《歸檔文件整理規則》等相關法律法規，制定了專門的醫療設備檔案管理規章制度，明確規定了設備檔案的歸檔范圍、員工職責、服務方式、利用借閱和檔案銷毀等，使設備檔案管理人員清楚并遵守檔案管理制度，并使設備檔案管理有章可循。檔案歸檔后，要及時登記造冊，規范檔案移交手續；外借檔案時，要嚴格履行借閱手續，限定借閱期限，并及時催還。根據實際情況，針對工作中出現的新問題補充改進、修訂完善管理制度，使檔案管理工作更加制度化、規范化、科學化。通過運行檔案管理制度，使檔案工作真正步入科學、合理的現代化管理軌道。

3.3 在醫療設備檔案具體管理中的應用

醫療設備檔案管理按照精細化管理的“ECRS”原則（E取消-Eliminate、C合并-Combine、R重排-Rearrange、S簡化-Simplify），通過系統分析尋求改善，由原來的隨時形成、隨時移交改為由設備科專職檔案員完成檔案的收集、整理、初步立卷和登記造冊等工作；醫學工程部保管的設備保養維修檔案也一并交到設備科，確保醫療設備檔案的完整、準確、系統和安全。中心檔案室由專人專機進行管理，實行一機一檔，并堅持“集中、統一和分類”的管理原則。醫院有專門的分管領導，并建立起院辦、中心檔案室、設備科、操作維修人員四級管理網絡。所有文件，包括使用、維修和改進工作中產生的材料，在次年第一季度一并歸檔，一式三份，要求材料必須完整，并做好檔案的移交清冊工作，交接雙方需簽字。檔案的存放要遵循精細化管理中的“定置管理”原則，建檔后放入專門的庫房和檔案柜，保持整齊、整潔，存放的位置要合理分配、標識明確、井然有序。將精細化管理“8S”要求中的“6S”運用于檔案管理中，檔案收檔后，首先將其歸類為常用和不常用兩類，然后及時處理不可用的檔案，將可用的檔案采取定容、定量、定位的方式處理，放置整齊并加以標識。徹底清潔檔案室，保持檔案的干凈、整潔，并使所有人員養成隨時物歸原位的良好習慣。建立檔案安全管理制度，嚴格控制檔案的收集、整理、借閱等各個環節。根據“徹底消除浪費”原則，使用六西格瑪質量標準，實現各環節、各流程管理的科學性，使檔案布局合理、排檢科學、使用方便、管理妥善。制訂“三個零”的工作目標，即零差錯、零浪費、零事故。通過以上精細化管理工具的運用，提高了檔案管理的效率，使醫療設備檔案的保存更加清晰、完整，利用率也得到了提高，為全院對醫療設備檔案實施精細化管理打下了堅實的基礎。

3.4 在檔案的服務功能和利用率中的應用

醫療設備檔案的管理應以提高檔案管理效率和共享度，準確、快速地向社會提供有利的信息資源為宗旨。檔案管理人員應通過多途徑、多渠道開發檔案信息資源，持續補充檔案的相關信息，并以主動、積極、嚴謹的工作態度保證檔案資料的有效性和完整性，為臨床提供最優質的檔案服務，為決策層提供決策依據。通過建立局域網，全院實現了醫療設備檔案的遠程傳輸、查閱和保管，建立了醫療設備電子檔案數據庫，使檔案電子信息得到重視，檔案利用率得到提高，最大程度地發揮了檔案的作用。檔案的有效利用也使檔案人員在工作中檢查和發現收集的檔案是否齊全、整理方法是否科學、鑒定結果是否準確、保管方式是否安全等，大大提高了檔案收集的質量和檔案管理人員的工作能力，從而更好地為醫院各使用科室服務，發揮了檔案的有效作用，完善了檔案管理的工作職能。

4 結束語

綜上所述，醫療設備檔案管理工作是醫院儀器設備管理工作中的重要環節。隨著科學技術和醫療技術的發展，高、精、新醫療儀器設備越來越多，對設備檔案管理提出了更高的要求。醫院只有加強管理意識，認真做好醫療儀器設備檔案的管理工作，才能滿足醫院發展的需要，提高醫療技術水平，促進醫院業務建設的發展。

參考文獻

[1]呂輝，吳筠，陳建明.醫療設備維護與保養的精細化管理[J].中國醫療設備，2013（03）.

[2]孫娟，卞希祥.醫療設備檔案的數字化管理[J].中國醫院建筑與裝備，2014（06）.

〔編輯：王霞〕

Abstract： This article briefly outlines the importance of medical equipment archives management， analyzes the application of fine management in medical equipment archives management， in order to improve the management level of medical equipment archives.

Key words： fine management； medical equipment； file management； management system