學(xué)校檔案管理信息化策略分析

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學(xué)校檔案管理信息化策略分析

黃桂珍

[摘要]隨著我國教育制度的深入改革，教育體系的相繼完善，信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案的信息化已經(jīng)廣泛涉及并應(yīng)用到學(xué)校的日常管理的工作中。檔案管理信息化的開展，意味著學(xué)校發(fā)展形成中的各種資料、學(xué)生信息、教史檔案系統(tǒng)性的整理歸攏，科學(xué)有據(jù)地建立數(shù)據(jù)化資源，使檔案管理向著信息化發(fā)展。本文在檔案管理信息化的大趨勢(shì)下，針對(duì)以往建設(shè)中存在的問題，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)人員素質(zhì)和思想認(rèn)識(shí)等多方面存在的問題，進(jìn)行了切實(shí)的分析，及提出了一些相關(guān)策略。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校；檔案管理；信息化；策略

當(dāng)今計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及，檔案信息的管理也在日益廣泛運(yùn)用。學(xué)校檔案的信息化管理已是大勢(shì)所趨。但是相較于西方發(fā)達(dá)國家，我國的信息化管理還是有相當(dāng)大的差距，還需要我們不斷學(xué)習(xí)汲取西方國家先進(jìn)的技術(shù)，增強(qiáng)我們的創(chuàng)新意識(shí)。在新的教育改革的形勢(shì)下，建設(shè)完善、系統(tǒng)的檔案，使檔案信息化、便捷化、系統(tǒng)化得到運(yùn)用，將是歷史性的跨越，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化策略，迫在眉睫。

一、當(dāng)前我國學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和必要性

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理，顧名思義就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息資源共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)化互聯(lián)等，對(duì)檔案體系改革的切實(shí)推進(jìn)展開工作。學(xué)校檔案是記載校辦校史、建筑規(guī)模、重要事件、領(lǐng)導(dǎo)更迭、教職工評(píng)級(jí)及學(xué)生生源、學(xué)籍等信息的重要真實(shí)憑據(jù)，以圖文音像和文字材料為載體，是學(xué)校在教務(wù)及管理工作的歷史參考和重要依據(jù)。

我國學(xué)校檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，受重視程度普遍不夠。在管理方面存在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教職工沒有真正提升認(rèn)識(shí)高度。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠，檔案信息管理環(huán)節(jié)疏漏，基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重老化，校方只一味的片面追求經(jīng)濟(jì)利益所帶來的“前景”，真正忽略了教育改革的道路上，完善強(qiáng)化檔案的信息化程度，才是真正的建立健全管理和增強(qiáng)學(xué)校硬件設(shè)施及軟實(shí)力提升的重要組成部分。

二、檔案信息化管理存在的問題

1、檔案信息化重視程度不足，信息化系統(tǒng)的安全系數(shù)不高。學(xué)校的檔案管理具有自身的特點(diǎn)：專業(yè)性和學(xué)術(shù)性，龐大的體系構(gòu)建中，檔案的資料信息，意義重大，作為參考借閱、綜合資源分享的媒介，信息的安全性就尤為重要。由此引起的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，國家、組織及個(gè)人的信息可能會(huì)泄露。

2、檔案管理缺乏專業(yè)的技術(shù)人才、設(shè)備落后、陳舊的管理意識(shí)、訓(xùn)練有素的人才缺失有著密不可分的關(guān)系，一些學(xué)校使用退休職員或者閑職人員安排到檔案管理的崗位中，沒有真正的將有用之才安排到相應(yīng)的崗位上，從而使其不能參與到檔案信息化的隊(duì)伍中。

3、檔案信息化管理不到位，各種應(yīng)建檔案、歸攏整合工作散亂，沒有系統(tǒng)的收納組織、分類，相關(guān)部門也沒有出臺(tái)相關(guān)政策進(jìn)行學(xué)校信息化建檔制度的監(jiān)督和檢查工作，使學(xué)校檔案資源不能夠得到有效的開發(fā)和利用，致使今天的檔案改革制度的延緩和滯后。

三、學(xué)校檔案信息化管理的策略分析

為了解決當(dāng)前學(xué)校檔案信息建設(shè)中出現(xiàn)的問題，完善健全檔案管理制度，從以下幾個(gè)方面著手：

1、加強(qiáng)觀念意識(shí)，提高認(rèn)識(shí)工作

學(xué)校必須充分認(rèn)識(shí)到檔案改革的重要性，積極投身到信息化管理的建設(shè)中來，加強(qiáng)財(cái)力、物力的投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高認(rèn)識(shí)程度，擴(kuò)大檔案信息化管理的重要性。

2、立足長遠(yuǎn)發(fā)展，建立標(biāo)準(zhǔn)化流程

針對(duì)檔案信息化建設(shè)工作，制定一套完善的規(guī)劃體系，全面系統(tǒng)的推進(jìn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的信息化制度，院校領(lǐng)導(dǎo)親自實(shí)施監(jiān)督協(xié)調(diào)，疏通各部門各環(huán)節(jié)在建檔過程中相互融洽、有效分工；建立專門的檔案管理部門，有利于檔案專屬建設(shè)工作，一方面方便了電子檔案的建立，另一方面也可以為其他部門提供信息資源化共享平臺(tái)。

3、培養(yǎng)任用檔案管理的技術(shù)人員

檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)工作，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)人文因素的管理，引進(jìn)計(jì)算機(jī)及檔案管理專業(yè)型人才，組建一支具有專業(yè)化知識(shí)的隊(duì)伍，采取激勵(lì)機(jī)制，創(chuàng)造學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，增加檔案管理人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，集思廣益，征集學(xué)校檔案信息化組建的意見，組織學(xué)校活動(dòng)，促使廣大師生參與到檔案收集查閱的活動(dòng)中，從而加強(qiáng)檔案信息化共享的重要性認(rèn)識(shí)。

4、建立健全學(xué)校檔案信息化數(shù)據(jù)庫，搭建共享平臺(tái)

對(duì)于學(xué)校各類檔案進(jìn)行分類、歸檔、標(biāo)記，嚴(yán)格制定建檔管理辦法，信息化平臺(tái)組建。學(xué)校作為一個(gè)組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，部門人員繁雜，學(xué)生流動(dòng)性大的場所，建立信息化檔案無形中就是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，搭建一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)就需要眾多部門相互分工，相互合作來聯(lián)合進(jìn)行目錄組織構(gòu)架，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息化共享，也便于今后檔案管理工作的統(tǒng)一管理，不僅能夠改善原始陳舊的檔案管理中存在的人員、儲(chǔ)備空間、防護(hù)易損及資金使用等問題，更能加大各部門之間溝通和綜合資源的有效利用。

5、加強(qiáng)技術(shù)支持和信息系統(tǒng)的安全性防范

信息化管理在科技文明發(fā)展的歷程中，也有不利的一面，網(wǎng)絡(luò)的推廣相應(yīng)地帶來了安全性隱患，檔案管理技術(shù)的不斷更新，各種黑客攻擊、病毒侵?jǐn)_也嚴(yán)重危害到電子數(shù)據(jù)的安全。學(xué)校應(yīng)該大力加強(qiáng)技術(shù)支持，提高檔案管理技術(shù)人員安全警惕意識(shí)，時(shí)刻做好防護(hù)網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊及查殺病毒的防范工作，并對(duì)檔案管理體系及相關(guān)電子文檔管理做好保密加密工作。結(jié)合相關(guān)政府部門，遵守法律法規(guī)，嚴(yán)格使用國家認(rèn)證技術(shù)、管理體系及技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行日常的維護(hù)管理工作。

結(jié)語

學(xué)校檔案信息化管理任重而道遠(yuǎn)，采取監(jiān)管并舉，提升認(rèn)知意識(shí)，著手拓建是開辟新的檔案管制平臺(tái)當(dāng)前的主要任務(wù)。檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)我國教育事業(yè)改革的重要一步，是新時(shí)代新技術(shù)領(lǐng)域的綜合運(yùn)用。根據(jù)當(dāng)前我國教育事業(yè)中存在的不利因素，學(xué)校應(yīng)認(rèn)清自身的具體實(shí)情，存在的問題，把握信息化實(shí)施的具體措施，把建設(shè)工作落到實(shí)處，以便更好的促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，完善檔案改革制度的網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)和資源共享，推動(dòng)我國教育事業(yè)的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程。

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黃桂珍，女，現(xiàn)任職于益陽商務(wù)電子職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校。漢族，1962年10月出生，職稱：圖書館員。

作者簡介