淺談數據庫在檔案管理中的重要作用

王潔穎

摘 要：數據庫在檔案管理工作中的作用非常重要，尤其是在信息化檔案管理建設過程中，必須要先建立好數據庫，保證其科學合理性，才能夠實現檔案信息化利用，為檔案信息化管理提供便捷。該文就數據庫在檔案管理中的情況進行了探討，對數據庫技術利用在檔案管理中的重要作用進行了講解，給出一些建議和對策。

關鍵詞：數據庫檔案管理應用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）08（a）-0247-02

當前全球信息一體化的趨勢越來越明顯，信息化也是社會經濟發展的重要推動力。我國的單位業務發展快速，手工進行檔案信息收錄已經不可能完成任務。計算機技術是現在發展最快速的技術之一，在生活和工作中必不可少，他也能夠為檔案的管理痛幫助。檔案信息化正是使用了現代技術來進行檔案管理，讓檔案資源信息化，方便利用和存儲，對檔案管理也提供了便利性，主要內容就是檔案資源數字化、網絡化，檔案管理和利用一體化。

《全國檔案信息化建設實施綱要》規定了我國近期檔案工作發展目標，《國家信息化發展戰略（2006年—2020年）》的審議通過，為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統的管理模式，使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統一、信息自動化的新領域。盡管通過計算機技術可以讓檔案管理工作量減輕，緩解工作強度，提升工作效率，避免工作中的損失，可是因為計算機技術的發展，特別是數據庫的發展要有一個過程，那么檔案人員學習這些技術也需要時間和過程，所以在使用計算機進行檔案輔助管理的時候會存在很多的問題。

1 數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足

各單位業務量的增加，檔案資料也在增加，傳統手工檔案管理模式無法完成任務，對于大量增長的檔案數量，連基本工作都難以完成，更不用說對檔案進行管理和利用，使用檔案管理軟件能夠讓檔案管理變得快捷便利，檔案的服務能力也有很大的提升。要想使用計算機來進行檔案管理，就必須要將紙質檔案轉換成數字檔案，讓檔案變成虛擬狀態，將信息和載體分離，那么在這個層面上來看，網絡傳遞的就是檔案信息，使用的也是檔案的復制品，不是檔案原件。使用數據庫計算機輔助管理檔案不同于以往對紙質文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業務素質外，還需要對計算機及數據庫應用具備一定的認識。檔案管理工作者的知識結構比較陳舊，對計算機知識了解不多，無法快速準確的完成錄入工作，所以經常會有信息錯誤的情況。并且，因為一些檔案管理軟件建立的時候沒有對用戶數據和需求給予考量，所以數據庫的容量小，無法導出通用格式，如果數據增加，那么就會降低數據庫的效率，檔案工作效率也因此降低。

2 數據庫在檔案管理中的應用建議

對于檔案數據庫系統的安全性能的提高來說是件非常困難的事情，需要考慮太多的內容，為之付出的財力和精力也需要管理部門作出很多。比方說，火災預防和設備的可靠性等等方面，主要是關于投入力度的問題；預防人為的主管破壞方面，比如計算機病毒、泄密監取密碼口令、黑客等，主要依靠計算機安全專項技術或者是管理制度。對于檔案管理部門自身擁有決定性的因素是數據庫的完整性和一致性。主要應關注以下幾點：

2.1 采用科學的數據庫開發方式

早期采取結構化的方式進行檔案管理軟件開腹，穩定性、可修改性等不理想，系統結構的變化會隨著用戶的需求而改變，并且，這樣的改變是要以巨大的財力和人力才能夠完成的。新的檔案管理軟件使用面向對象的程序設計方式，能夠有助于以后進行不同軟件間的信息共享。而且處于網絡化的需求考量，檔案管理軟件應該要能夠具有從網頁進行數據查詢、交互等功能。同時還應考慮數據量增加的速度和數據庫技術發展的趨勢，以便今后對數據庫進行升級或更新換代。對于管理條例的各種文件可采用數碼照相或者文本方式進行保存整理，通過公文類程序或網頁進行交換及查詢。

2.2 確保檔案的保密性和安全性

保密性和安全性是檔案的重要屬性，也是檔案管理者和檔案利用者非常關注的問題，檔案在進入網絡系統或計算機系統后，網絡安全會對檔案的保密性產生直接影響。計算機網絡以及電子文件的技術弱點必須依靠技術來彌補和完善。作為計算機網絡的使用者，電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發展，也有責任采用諸如防火墻、密碼技術、網關、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術解決上述問題。并且為了保護電子文件的安全性，要建立符合科研檔案發展規律的相關規范，工作規范執行，技術有保障，那么科研檔案工作的安全性和保密性問題也能夠迎刃而解。

強化網絡監控，對數據進行備份。網絡中的安全性問題對于檔案管理系統的威脅非常大。現在有很多的網絡安全策略，可是這些策略之間要能夠配合才可以發揮作用，網絡訪問控制是網絡安全的核心策略，主要就是對網絡資源非法訪問和使用進行限制，對網絡系統安全給予保護。除此之外，還要建立計算機檢索、提供檔案信息等等服務，讓使用者能夠按照自己的需求來進行信息的選擇和瀏覽，而不是根據既定的途徑來完成檢索和查詢操作。

2.3 關注計算機病毒的新變化

檔案信息系統和局域網以及互聯網進行連接的時候，一個最重要的危害就是計算機病毒，這些計算機病毒有好多都是具有時代特征的，例如，計算機和病毒之間的侵入關系十分緊密，這些病毒的傳播途徑也主要是網絡來進行擴散，Windows操作系統的網絡功能是常見的攻擊點，等等，所以，檔案管理工作人員必須時刻關注技術的新變化，并制定出具有針對性的對策，從技術監督、應急措施、后備保護和管理制度等等多方面綜合治理。

2.4 加強法制建設

檔案信息安全不能夠僅僅依靠檔案部門的工作來保障，法律、制度等也是對檔案信息安全提供保障的途徑。所以檔案信息安全問題和社會問題相同，具有復雜性和綜合性，不同環節良好銜接才能夠產生效果。立法是為了保證檔案信息的安全性，沒有法律的保護，檔案信息安全也就是空談沒有實際意義。我國已將信息安全列入國家信息化發展戰略，遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計算機信息系統安全管理條例）），這些都將在檔案信息安全保障中發揮重要作用，但隨著新問題的出現還需要更完善的、更專業的法律、法規出臺，對不斷出現的問題進行解決，所以檔案信息安全管理的法律法規建設不是一朝一夕的事情，而是一項長久的工作。

總而言之，目前辦公自動化和無紙化讓檔案的形式發生了很大的改變，文件的起草、簽發、歸檔等使用的方法和途徑也發生了變化，變成了在計算機和通訊線路內完成，而這些內容所要實現，都必須要求檔案能夠信息化，可以被設備識別，在設備線路中傳遞。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。檔案管理變成信息化和電子化是未來的趨勢，也是必然發展方向，數據庫作為檔案信息化管理中非常重要的內容，必須要對其引起重視，建設好數據庫才能夠讓檔案管理工作更加的順利。

參考文獻：

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