淺談數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的重要作用

王潔穎

摘 要：數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理工作中的作用非常重要，尤其是在信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，必須要先建立好數(shù)據(jù)庫(kù)，保證其科學(xué)合理性，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化利用，為檔案信息化管理提供便捷。該文就數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的情況進(jìn)行了探討，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)利用在檔案管理中的重要作用進(jìn)行了講解，給出一些建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（a）-0247-02

當(dāng)前全球信息一體化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，信息化也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力。我國(guó)的單位業(yè)務(wù)發(fā)展快速，手工進(jìn)行檔案信息收錄已經(jīng)不可能完成任務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)在發(fā)展最快速的技術(shù)之一，在生活和工作中必不可少，他也能夠?yàn)闄n案的管理痛幫助。檔案信息化正是使用了現(xiàn)代技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，讓檔案資源信息化，方便利用和存儲(chǔ)，對(duì)檔案管理也提供了便利性，主要內(nèi)容就是檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理和利用一體化。

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》規(guī)定了我國(guó)近期檔案工作發(fā)展目標(biāo)，《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略（2006年—2020年）》的審議通過(guò)，為檔案信息化提供了有力保障。計(jì)算機(jī)的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式，使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動(dòng)化的新領(lǐng)域。盡管通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)可以讓檔案管理工作量減輕，緩解工作強(qiáng)度，提升工作效率，避免工作中的損失，可是因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展要有一個(gè)過(guò)程，那么檔案人員學(xué)習(xí)這些技術(shù)也需要時(shí)間和過(guò)程，所以在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案輔助管理的時(shí)候會(huì)存在很多的問(wèn)題。

1 數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足

各單位業(yè)務(wù)量的增加，檔案資料也在增加，傳統(tǒng)手工檔案管理模式無(wú)法完成任務(wù)，對(duì)于大量增長(zhǎng)的檔案數(shù)量，連基本工作都難以完成，更不用說(shuō)對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用，使用檔案管理軟件能夠讓檔案管理變得快捷便利，檔案的服務(wù)能力也有很大的提升。要想使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理，就必須要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，讓檔案變成虛擬狀態(tài)，將信息和載體分離，那么在這個(gè)層面上來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)傳遞的就是檔案信息，使用的也是檔案的復(fù)制品，不是檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案不同于以往對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作，管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用具備一定的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較陳舊，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)了解不多，無(wú)法快速準(zhǔn)確的完成錄入工作，所以經(jīng)常會(huì)有信息錯(cuò)誤的情況。并且，因?yàn)橐恍n案管理軟件建立的時(shí)候沒(méi)有對(duì)用戶數(shù)據(jù)和需求給予考量，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的容量小，無(wú)法導(dǎo)出通用格式，如果數(shù)據(jù)增加，那么就會(huì)降低數(shù)據(jù)庫(kù)的效率，檔案工作效率也因此降低。

2 數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用建議

對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性能的提高來(lái)說(shuō)是件非常困難的事情，需要考慮太多的內(nèi)容，為之付出的財(cái)力和精力也需要管理部門(mén)作出很多。比方說(shuō)，火災(zāi)預(yù)防和設(shè)備的可靠性等等方面，主要是關(guān)于投入力度的問(wèn)題；預(yù)防人為的主管破壞方面，比如計(jì)算機(jī)病毒、泄密監(jiān)取密碼口令、黑客等，主要依靠計(jì)算機(jī)安全專項(xiàng)技術(shù)或者是管理制度。對(duì)于檔案管理部門(mén)自身?yè)碛袥Q定性的因素是數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性和一致性。主要應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn)：

2.1 采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)方式

早期采取結(jié)構(gòu)化的方式進(jìn)行檔案管理軟件開(kāi)腹，穩(wěn)定性、可修改性等不理想，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的變化會(huì)隨著用戶的需求而改變，并且，這樣的改變是要以巨大的財(cái)力和人力才能夠完成的。新的檔案管理軟件使用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方式，能夠有助于以后進(jìn)行不同軟件間的信息共享。而且處于網(wǎng)絡(luò)化的需求考量，檔案管理軟件應(yīng)該要能夠具有從網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、交互等功能。同時(shí)還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，以便今后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行升級(jí)或更新?lián)Q代。對(duì)于管理?xiàng)l例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進(jìn)行保存整理，通過(guò)公文類(lèi)程序或網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行交換及查詢。

2.2 確保檔案的保密性和安全性

保密性和安全性是檔案的重要屬性，也是檔案管理者和檔案利用者非常關(guān)注的問(wèn)題，檔案在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，網(wǎng)絡(luò)安全會(huì)對(duì)檔案的保密性產(chǎn)生直接影響。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及電子文件的技術(shù)弱點(diǎn)必須依靠技術(shù)來(lái)彌補(bǔ)和完善。作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用者，電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展，也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險(xiǎn)箱、電子印章、電子水印等最先進(jìn)信息技術(shù)解決上述問(wèn)題。并且為了保護(hù)電子文件的安全性，要建立符合科研檔案發(fā)展規(guī)律的相關(guān)規(guī)范，工作規(guī)范執(zhí)行，技術(shù)有保障，那么科研檔案工作的安全性和保密性問(wèn)題也能夠迎刃而解。

強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。網(wǎng)絡(luò)中的安全性問(wèn)題對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的威脅非常大。現(xiàn)在有很多的網(wǎng)絡(luò)安全策略，可是這些策略之間要能夠配合才可以發(fā)揮作用，網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制是網(wǎng)絡(luò)安全的核心策略，主要就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源非法訪問(wèn)和使用進(jìn)行限制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全給予保護(hù)。除此之外，還要建立計(jì)算機(jī)檢索、提供檔案信息等等服務(wù)，讓使用者能夠按照自己的需求來(lái)進(jìn)行信息的選擇和瀏覽，而不是根據(jù)既定的途徑來(lái)完成檢索和查詢操作。

2.3 關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化

檔案信息系統(tǒng)和局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接的時(shí)候，一個(gè)最重要的危害就是計(jì)算機(jī)病毒，這些計(jì)算機(jī)病毒有好多都是具有時(shí)代特征的，例如，計(jì)算機(jī)和病毒之間的侵入關(guān)系十分緊密，這些病毒的傳播途徑也主要是網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行擴(kuò)散，Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見(jiàn)的攻擊點(diǎn)，等等，所以，檔案管理工作人員必須時(shí)刻關(guān)注技術(shù)的新變化，并制定出具有針對(duì)性的對(duì)策，從技術(shù)監(jiān)督、應(yīng)急措施、后備保護(hù)和管理制度等等多方面綜合治理。

2.4 加強(qiáng)法制建設(shè)

檔案信息安全不能夠僅僅依靠檔案部門(mén)的工作來(lái)保障，法律、制度等也是對(duì)檔案信息安全提供保障的途徑。所以檔案信息安全問(wèn)題和社會(huì)問(wèn)題相同，具有復(fù)雜性和綜合性，不同環(huán)節(jié)良好銜接才能夠產(chǎn)生效果。立法是為了保證檔案信息的安全性，沒(méi)有法律的保護(hù)，檔案信息安全也就是空談沒(méi)有實(shí)際意義。我國(guó)已將信息安全列入國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，遼寧省早在1998年就通過(guò)了《遼寧省計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理?xiàng)l例）），這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用，但隨著新問(wèn)題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺(tái)，對(duì)不斷出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決，所以檔案信息安全管理的法律法規(guī)建設(shè)不是一朝一夕的事情，而是一項(xiàng)長(zhǎng)久的工作。

總而言之，目前辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化讓檔案的形式發(fā)生了很大的改變，文件的起草、簽發(fā)、歸檔等使用的方法和途徑也發(fā)生了變化，變成了在計(jì)算機(jī)和通訊線路內(nèi)完成，而這些內(nèi)容所要實(shí)現(xiàn)，都必須要求檔案能夠信息化，可以被設(shè)備識(shí)別，在設(shè)備線路中傳遞。這些檔案信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。檔案管理變成信息化和電子化是未來(lái)的趨勢(shì)，也是必然發(fā)展方向，數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化管理中非常重要的內(nèi)容，必須要對(duì)其引起重視，建設(shè)好數(shù)據(jù)庫(kù)才能夠讓檔案管理工作更加的順利。

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