學術機構知識庫生命周期研究

李大玲　楊琪

〔摘 要〕學術機構知識庫是依附于特定學術研究機構或者學術聯盟而建立的服務和數字化學術數據庫的集合，必須要依據特定的軟件而建立，其生命周期符合一般軟件生命周期的特征。本文根據十幾年來學術機構知識庫發展情況，對學術機構知識庫的生命周期進行分析，發現學術機構知識庫生命周期包括的規劃、開發、部署、運行維護、停止運行等5個階段。學術機構知識庫的發展不是一個簡單線性的過程，中間可能出現多次開發和功能提升，需要對硬件進行新的部署，直到停止運行為止。

〔關鍵詞〕學術機構知識庫；生命周期；知識管理

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2015.09.005

〔中圖分類號〕G203 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821（2015）09-0023-05

〔Abstract〕Institutional repository is database system with digitalization academic achievements run by certain academic institution or alliance.Institutional Repository lifecycle conforms to the normal features of software life-cycle.After observed the development of Institutional repository in the past ten years，the five stages of Institution Repository life-cycle were described including planning，development，deployment，maintenance，termination.The life-cycle of institutional repository was not a simple linear process but a complex process with multidevelopments of system，promotions of functions and redeployment of hardware.

〔Key words〕institutional repository；life cycle；knowledge management

生命周期理論是基于生物體從出生、成長到老化、死亡的生命歷程的“生命周期”現象而提出來的[1]。該理論一經提出，就被廣泛應用到企業管理、市場營銷、客戶管理、產品管理等相關領域。學術機構知識庫是依附于特定學術研究機構或者學術聯盟而建立的服務和數字化學術數據庫的集合[2]，據開放存取知識庫名錄（The Direct of Open Access Repositories，簡稱Open DOAR）統計，2008年全球機構知識庫的數量為1 366個，2014年7月達到2 699個，截止2015年5月，有2 873個，其中，正在運行的機構知識庫有2 698個，占94%；處于測試階段的有86個，占3%；機器自動鏈接檢測連接不上服務器的有68個；已經關閉的有21個[3]。從以上統計可以看出，處于不同階段的機構知識庫分布并不均勻，正在運行的機構知識庫數量占到絕對優勢，但也不能忽略其他狀態的機構知識庫的存在。國內外對學術機構知識庫的生命周期研究還處于起步階段，雖然有學者探討高校圖書館自建特色知識庫的生命周期延長的問題[4]，數字圖書館生命周期組織文化建設的問題[5]，以及基于產品生命周期成本的本體知識庫研究[6]。目前缺少對學術機構知識庫全生命周期的不同階段的劃分相關的研究。只有對機構知識庫全生命周期進行分階段分析，才能夠更好地量化機構知識庫的成本，確保機構知識庫的高效運行。本文將嘗試對上述問題進行分析，探討學術機構知識庫全生命周期模型與各階段具體工作內容。

1 學術機構知識庫生命周期模型

學術機構知識庫必須要依據特定的軟件而建立[2]，如DSpace、Eprints、Fedora、Bepress、CDSware、ARNO、Archimede等等，這些軟件雖然設計原則和應用目標各具特色，但是作為軟件，都要依據一定的機構環境和要求進行設計，也有孕育、誕生、成長、成熟和衰亡的過程，這個過程就是軟件開發生命周期。傳統軟件工程理論把這個過程劃分為軟件定義、軟件開發和運行維護3個時期，這3個時期構成著名的傳統“軟件生命周期”理論[7]。有學者指出[8]，軟件生命周期應當包括從考慮其概念開始到該軟件產品交付使用、直至最終退役為止的整個過程，一般包括計劃、分析、設計、實現、測試、集成、交付、維護等活動。在實踐活動中并不完全按照這些階段逐一進行下去，而是一種迭代執行狀態。

學術機構知識庫作為基于軟件運行的動態數據集合，其生命周期也符合一般軟件生命周期的特征，應當包括學術機構知識庫存在的全過程，即從開始規劃到停止運行的各個階段的總和，具體包括規劃階段、開發階段、部署階段、運行和維護階段、停止運行期，如圖1所示。其中，為了提升學術機構知識庫的服務效益，隨著機構知識庫軟件的升級以及用戶和管理者對系統功能的要求不斷提高，可能會對機構知識庫進行二次開發和部署。因此學術機構知識庫生命周期不是一個簡單線性的過程，中間可能出現多次開發和功能提升的過程，同時需要對硬件進行新的部署。這均會增加學術機構知識庫的成本。

2 學術機構知識庫生命周期各階段的內容

21 規劃階段

學術機構知識庫規劃階段主要進行機構知識庫的建設需求分析，明確建設的總體目標和技術路線，根據機構需求調查，規劃機構知識庫的系統架構和功能模塊，確定采用技術架構。從經濟、法律、技術等多個方面進行可行性論證，生成機構知識庫建設可行性分析報告，對機構知識庫建設進度和人員分工做出安排。根據具體的需求，可以建設單個或者多個機構知識庫。endprint

在學術機構知識庫的規劃階段，有3個方面需要重視：其一，學術機構知識庫的規劃設計由于涉及全局知識管理與數據安全等重大問題，因此，規劃設計應當由組織高層驅動，基于組織全局戰略進行規劃設計；其二，學術機構知識庫規劃設計不是對局部的設計，而是整體知識管理流程的再造，因此，規劃設計應當強調科學性、系統性、全面性與知識管理功能的有效性；其三，規劃設計階段必須重視知識的共享和交換，因為這是知識管理推進組織知識創新的關鍵。規劃階段的上述3個重點在實踐中尤為突出，如中國科學院機構知識庫在規劃環節就充分體現了上述3個方面特征[9]。

22 開發階段

學術機構知識庫的開發包括學術機構知識庫建設軟件的選擇、數字資源的組織、具體系統的開發3個方面的內容。機構知識庫的軟件可以由建設單位自己開發，也可以采用現有的開源軟件，目前140種軟件中僅有少部分是學術機構自己開發的。各個學術機構根據具體的需求可以自由決定選擇自行開發，還是采用現成軟件，也可以在現有開源軟件基礎上進行二次開發。學術機構知識庫開發的框架如圖2所示。

在學術機構軟件選擇與開發方面，需要綜合考慮成本、技術實力、建設周期、品牌、安全性、可擴展性、管理等多方面的因素。技術方面主要包括具體的各個條目（如Word文檔自動轉化成pdf格式）和全面的技術支持（包括可以利用的市場營銷和商業資源）等。組織方面主要考慮如何在最大程度上滿足不同的合作者在管理和個性化方面對學術機構知識庫靈活性的需求。

在知識對象組織模式設計與開發方面，需要注意的是，機構知識庫開發不僅包括設計機構知識庫數字資源的組織，還包括對非數字資源的組織，如非數字對象的數字化，數字對象的采集、加工、保存、元數據的形成與維護模式等。

對已有數字知識對象的組織采用分層結構，即知識對象的組織形成數據空間，這些對象自頂向下分別為：社區、合集、條目、數據包、比特流和比特流格式，其中“社區”對象可以擁有“子社區”對象，因此可以方便的用于構建分級式的應用系統它們關系，如圖3所示。

在具體系統開發方面，主要涉及到八個模塊的開發，包括：知識對象提交模塊、存取模塊、瀏覽模塊、檢索模塊，外部知識集成模塊、內容管理模塊、系統管理模塊和個性化服務模塊等。（1）知識對象提交模塊是學術機構工作人員或其委托人向學術機構知識庫提交知識對象的功能模塊，主要完成知識對象的格式轉化，知識對象的批量上傳，非數字化知識對象的數字化，知識對象分類推薦，為用戶提供元數據描述、管理、維護工具的使用的建議；（2）知識對象的存取模塊支持包括文本、圖像、音頻、視頻在內的各種類型知識對象的存儲，支持如文章、預印本、工作論文、技術報告、會議論文、圖書、學位論文、數據集、計算機程序、可視化仿真環境和模型等任意形式的數字資源的保存；（3）知識對象的瀏覽模塊的功能基于知識地圖和知識組織的層次化模型，提供按照學術機構的作者姓名、部門、專業、知識對象題名的字母順序、時間順序、主題詞或者被引次數等多種類別的瀏覽功能；（4）檢索模塊提供簡單、復雜檢索功能，用戶可以通過Web方式進行各種方式的檢索和查詢；（5）外部集成模塊主要是為了實現學術機構知識庫與學術機構現有的系統和學術機構外的資源如博客、其他開放獲取庫的集成和無縫連接；（6）內容管理模塊對用戶或者工作人員提交的知識對象，需要進行審核，內容管理采用工作流的方式進行審核和發布，包括批準、退回、退修、發布等工作流程，提供靈活的、多步驟的基于角色的工作流機制，允許機構根據具體需求定制各種工作流；（7）系統管理模塊主要完成對學術機構知識庫知識對象作者用戶的管理、知識對象和用戶的權限管理、系統運行日志管理、工作流管理、安全管理等；（8）個性化服務模塊是基于用戶興趣模型來實現對學術機構工作人員知識的跟蹤和推送服務。

23 部署階段

學術機構知識庫部署涉及具體實施部門，主要是對機構知識庫服務器的硬件部署，服務器主機軟件配置，機構知識庫系統安裝與調試等相關工作。如果說開發階段以技術設計部門為主來實現學術機構知識庫系統的開發，那么學術機構知識庫的部署則進入到以學術機構為主導的階段。這一階段，要將開發階段的結果在計算機和網絡上具體實現，也就是將虛擬服務器上開發的系統正式在網絡上調試和發布。部署階段是對前兩個階段全部工作的檢驗，因此，這一階段學術機構用戶的參與十分重要。調試發布以后，系統要進入試運行環節，并對學術機構知識庫系統進行驗收。學術機構知識庫的部署工作并不僅僅包括系統發布、試運行與驗收等內容，還包括機構涵蓋各個子庫的整體工作部署。如中國科學院國家科學圖書館于2008年開始部署啟動中國科學院機構知識庫網格建設計劃，經過幾年努力，中國科學院已有100多家研究所建立了所級機構知識庫系統，并在此基礎上，建立了全院機構知識庫集成服務網絡平臺，覆蓋全部開放服務的研究所機構知識庫，提供全院科研成果的一站式檢索和發現服務，目前已經累計采集和保存各類科研成果22萬余份，其中可開放獲取全文成果達到70%以上，成為國內最大規模機構知識庫群和最有影響的機構知識庫網絡[10]。

24 運行和維護階段

學術機構知識庫開發并完成系統部署之后，進入運行與維護階段。該階段主要涉及知識對象的采集、保存、元數據操作、檢索、訪問、存儲、推廣等。

241 知識對象采集

采集來源包括知識對象所有者即學術機構成員的工作科研過程中產生的研究成果。采集包括提交、采集兩種方式。對于新產生的知識對象以所有者提交為主，對于已經存在于學術機構的科技期刊數據庫、電子圖書館系統、科研管理系統、學位論文管理系統、檔案館管理系統等則在版權框架下，可以采取采集的方式納入機構知識庫的管理系統。

242 數字對象保存

數字對象被采集后需要經過審核人員進行審核，然后存儲到機構知識庫中。存儲之后并不是一勞永逸的，如果沒有一定的保存措施，這些數字資源在不遠的將來就會面臨載體老化或軟硬件過時的問題，無法再為用戶所利用。機構知識庫知識對象的長久保存，不僅需要大容量存儲等硬件設備的支持，更需要制訂相應的政策，前期機構知識庫設計與開發過程也要充分考慮這個因素。為了研究機構知識庫的長久保存，國外啟動以相應的項目支持，如預印本保存的需求和可行性研究、開放資源知識庫的保存元數據的需求說明研究等[11]。endprint

243 元數據操作

對機構知識庫中的數字資源進行訪問時，訪問質量的高低取決于存儲在機構知識庫中的元數據記錄質量。為了獲取高質量的元數據，在機構研究人員提交科研成果后，需要機構知識庫系統能夠對元數據進行抽取和采集，生成元數據庫。機構知識庫對知識對象進行分類及標識，并通過元數據定義機構知識庫資源的信息結構，以及資源庫的組織結構，從而決定機構知識庫的信息組織和利用方式，是實現跨資源庫語義互操作的基礎。元數據的定義及描述對于機構知識庫的正常工作十分重要，不同的資源類型有不同的數據結構和描述方式，所以應該針對資源的不同特點抽象出不同的元數據。分別描述資源的主題和內容、描述資源對象的結構、描述資源對象的外部特征、描述資源對象長期保存的相關屬性、描述資源站點的相關信息。

244 學術機構知識庫推廣

學術機構知識庫建設完成后，要充分發揮效用，則需要進行機構知識庫的推廣，為服務打好前站。學術機構知識庫的推廣涉及到營銷、用戶心理學等多個方面的內容，對于高校圖書館、學術機構來講，如何做好機構知識庫的推廣工作是面臨的一個重要課題。楊梅認為[12]，機構知識庫的宣傳推廣應以服務對象的需求為導向，以資源和服務為內容，以營銷策略為工具，向使用者進行宣傳和推廣，改變使用者使用機構知識庫的行為和習慣。

聯盟的機構知識庫推廣包括“示范+參建”模式、自上而下的模式、單個機構知識庫推廣的模式3種。“示范+參建”模式以CALIS為代表[13]，自上而下的模式以中科院聯合機構知識庫為代表[14]，單個機構知識庫推廣的模式以康奈爾大學工業與勞工關系學院DigitalCommons@ILR項目[15]和清華大學圖書館以學者為中心的機構知識庫ThuRID項目[16]為代表。

25 停止運行階段

萬物皆有生滅，學術機構知識庫也不例外。學術機構知識庫停止運行不是指學術機構知識庫因為系統升級、系統維護、網絡問題等原因造成的系統短暫不能訪問，而是學術機構決定永久性停止運行。停止運行一般存在兩種情況，其一是學術機構知識庫所在科研單位決定加入學術機構知識庫聯盟，即把現有機構知識庫的內容和用戶數據遷移到機構知識庫聯盟中，現有機構知識庫停止運行；其二是由于機構知識庫運行效果不理想、項目經費不足、人員流動、機構知識庫建設與運行相關項目結項等主觀和客觀等原因，造成的學術機構知識庫關閉，停止運行。通常，人們比較重視機構知識庫的規劃與開發，輕視機構知識庫的運行階段，而幾乎完全忽視知識庫的停止運行階段，這是不可取的。以計算機技術和網絡技術為核心的現代信息技術一直處于高速發展的狀態，新技術、新產品呈井噴式發展，學術機構處在這樣一個不斷創新的環境中，指望一個學術機構知識庫一勞永逸地運行下去，是不現實的。機構知識庫會不可避免地遇到系統更新改造、功能擴展，甚至是報廢重建的情況。因此，學術機構知識庫在建設初期就要充分認識到其生命周期的最后一個階段——停止運行階段，注意機構知識庫停止運行的條件和時機，以及由此而需要花費的成本。

3 學術機構知識庫生命周期研究的價值

從上述學術機構知識庫生命周期的5個階段來看，不同階段有不同的工作任務和工作重點，不同階段有不同的技術要求與方法要求，不同階段需要支出的成本也各有不同。因此，研究學術機構知識庫的生命周期不但有助于科學界確定不同階段的工作任務與范圍，還有助于確定不同階段的管理策略和成本控制。具體來說，學術機構知識庫生命周期研究的價值體現在戰略定位、運營管理和成本控制3個方面。

31 戰略價值

學術機構知識庫從規劃建設開始，其目標絕不是要建成一個只能使用一年兩年的知識管理平臺，而是要長期為組織提供有效的知識管理工具，甚至要將其發展成為組織文化的核心。可見，學術機構知識庫本身就是組織知識管理戰略的組成部分，而不是一個臨時性的行為。研究學術機構知識庫的生命周期，就是從戰略的視角來分析未來較長時期內學術機構知識庫的成長階段，并據此進行各階段的戰略決策，以確保組織知識管理的長遠效益。因此，研究學術機構知識庫生命周期具有重要的戰略價值。這也是本研究的首要核心價值。學術機構知識庫生命周期研究的正確與否直接影響到知識庫不同發展階段的戰略決策，學術機構知識庫生命周期愈長，本研究的戰略價值就愈大，對于組織發展的影響也愈深遠。

32 運營價值

研究學術機構知識庫生命周期的第二個核心價值是運營價值。學術機構知識庫建設關鍵在于運營管理，核心就是知識庫的運行流程與運行系統的管理。研究其生命周期，能使學術機構知識庫運營團隊在學術機構知識庫生命周期的不同階段做出準確的判斷和科學決策，既有助于制定科學的流程，也有助于做好不同階段的系統規劃。

33 成本控制價值

學術機構知識庫生命周期的不同階段，由于工作任務和工作重點的不同，組織需要支出的成本也有很大差別。科學研究學術機構知識庫的生命周期，可以制定科學的財務預算，有助于組織做好學術機構知識庫建設的成本控制。

4 結 語

綜上，學術機構知識庫作為組織知識管理的重要平臺和工具，其本身也有從產生到消亡的“生命”歷程，雖然其以知識管理軟件為重要的技術支撐，但是它又不能簡單等同于軟件系統，其生命周期中，有遠比一般軟件系統更復雜的運營管理環境，既涉及技術，還涉及管理和組織戰略與文化，因此，研究學術機構知識庫生命周期有著十分重要的意義與價值。從全球學術機構知識庫發展來看，隨著知識在產業發展中地位的不斷提升，各國都在加大學術機構知識庫的建設與研究，學術機構知識庫生命周期的研究不但可以為實踐中的知識庫建設提供重要思路，也可以為進一步開展學術機構的知識戰略與成本控制研究打下基礎。

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（本文責任編輯：馬 卓）endprint