醫(yī)院人 檔案管 的 要策略

◎宋秀菊

醫(yī)院人 檔案管 的 要策略

◎宋秀菊

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，通過不斷加強(qiáng)人事檔案管理，確保在人才興院戰(zhàn)略中充分發(fā)揮重要作用。在分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題基礎(chǔ)上，就如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理展開討論提出對策。

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理不可忽視的一部分，它為醫(yī)院選人用人輸送重要的信息和依據(jù)。充分認(rèn)識醫(yī)院人事檔案管理的重要作用，分析其現(xiàn)狀，探討持續(xù)改進(jìn)的措施，將極大的推動醫(yī)院管理改革，滿足提供優(yōu)質(zhì)人力資源的需求，從而促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)不斷長足發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

檔案材料單一，內(nèi)容缺乏特性。一直以來，醫(yī)院人事檔案的主要采集對象僅局限于職工本人的基本概況，材料極為單一。醫(yī)院是知識分子聚焦地，所有技術(shù)人才的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性，決定了醫(yī)院職工大都是受過專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個性，目前人事檔案的采集與記載不能突出這種獨立的個性特征。職工的科研成果、學(xué)習(xí)進(jìn)程等資料收集整理極為分散，缺乏有效持續(xù)的歸納，職工的才能和特長并不能真切地從檔案中一目了然。

檔案利用低下，服務(wù)意識淡薄。醫(yī)院人事檔案管理長期被認(rèn)為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎(chǔ)性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發(fā)利用。由于沒有對人事檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成醫(yī)院人才數(shù)據(jù)庫的不完善，更談不上為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策層準(zhǔn)確地提供后備人才支持。同時，人事檔案長期以來的高保密性要求，決定了它的封閉性成為常態(tài)。平常僅限于職工的職稱晉升、調(diào)進(jìn)調(diào)出等范圍，檔案的利用率極低，檔案人員只能被動地提供檔案資料，完全沒有開發(fā)利用檔案信息、主動服務(wù)的意識。

管理方式陳舊，手段相對落后。目前有些醫(yī)院，尤其是一些基層醫(yī)院，手工操作仍是大部分人事檔案管理人員的習(xí)慣，缺乏現(xiàn)代化的管理方式及手段。管理人員采取傳統(tǒng)的手工方法進(jìn)行編輯和檢索，方法繁瑣，操作困難，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導(dǎo)致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。醫(yī)院當(dāng)前運用的一些檔案軟件，只是簡單錄入職工個人基本情況、檔案目錄等基礎(chǔ)材料，職工的科研成果、著作等內(nèi)容都沒有收集，導(dǎo)致人事檔案在不同單位之間實用性不強(qiáng)，實際工作成效大受影響。

檔案人員不專，業(yè)務(wù)水平不高。醫(yī)院發(fā)展的命脈是醫(yī)療質(zhì)量。提高醫(yī)療質(zhì)量、加大醫(yī)療科研的投入是醫(yī)院經(jīng)營的不二法寶。醫(yī)院人事檔案管理相應(yīng)的被輕視，檔案管理者大多是從其它崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗而來，部分還是兼職檔案工作。而人事檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但醫(yī)院檔案管理者并非檔案專業(yè)，檔案管理人員更換頻繁，對于數(shù)字化背景下的電子檔案歸檔等新技術(shù)不能熟練掌握，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣地狀況較多。

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的主要措施

健全醫(yī)院人事檔案管理制度。健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案管理者工作的依據(jù)。人事檔案管理工作繁復(fù)、雜亂，要求有一套完整的規(guī)章制度來規(guī)范檔案的接收、保管、查閱等具體細(xì)節(jié)，確保人事檔案工作逐漸程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

改善醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施。基礎(chǔ)硬件設(shè)施是醫(yī)院人事檔案工作規(guī)范化管理缺一不可的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實重視檔案工作，加大資金投入改善檔案管理的硬件設(shè)施，建設(shè)專用檔案庫房，分開設(shè)立檔案查閱室、檔案庫房、和檔案人員辦公室，為人事檔案管理者營造一個良好的工作環(huán)境。同時，積極創(chuàng)造條件應(yīng)用計算機(jī)管理軟件提高檔案管理效率。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人事檔案的動態(tài)管理機(jī)制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。

提高醫(yī)院人事檔案利用價值。醫(yī)院的人事檔案是職工在臨床教學(xué)、科研中一系列的原始記錄，是醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療成果、獎懲經(jīng)歷的重要佐證，更能從中體現(xiàn)醫(yī)院整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量水平的高低。因此，提高人事檔案利用率對醫(yī)院管理的創(chuàng)新和發(fā)展將會發(fā)揮重要作用。

調(diào)整和豐富人事檔案內(nèi)容，提高利用價值。根據(jù)醫(yī)院聘用崗位的多重性，及時更新調(diào)整人事檔案收集類目，著重收集反映醫(yī)務(wù)人員臨床教學(xué)科研能力的原始記錄和影像資料，對不同醫(yī)療技術(shù)人員以專業(yè)技能、知識水平、項目成果以及病患的滿意評價率等為內(nèi)容，分別有針對性的收集和管理，形成系統(tǒng)的人事檔案管理體系，盡量發(fā)揮人才配置的最大作用，確保醫(yī)院人事檔案更具全面的實用價值。

轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動服務(wù)意識。實際工作中，檔案工作者往往難以平衡檔案利用與檔案保密的關(guān)系。其實，二者之間并不矛盾，檔案利用更有助于檔案的保密，而為了確保更好地利用檔案才是檔案保密的最終目的。醫(yī)院人事檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發(fā)揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發(fā)利用中去，積極為醫(yī)院選人用人、政績評審等工作提供服務(wù)支持。

優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理隊伍。持續(xù)不斷地對人事檔案管理者加強(qiáng)思想教育，提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，端正工作態(tài)度，狠抓業(yè)務(wù)技能，以飽滿的熱情創(chuàng)新檔案管理；對于檔案管理硬件更新、軟件配置及工作人員技能培訓(xùn)給予全力的資金支持，促使檔案管理者不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)技能；吸納檔案管理專業(yè)人員，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍，為醫(yī)院人事檔案管理注入新的活力。并相應(yīng)提高人事檔案管理人員的福利待遇，不斷為醫(yī)院其他各項工作的開展夯實基礎(chǔ)。

總之，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，是優(yōu)化醫(yī)院人力資源的重要保障，是配合醫(yī)院人事制度改革的關(guān)鍵。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)代化管理不斷加快的前提下，只有更新醫(yī)院人事檔案管理模式，充分發(fā)揮人事檔案資源的優(yōu)勢和潛在價值，才能促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展。

（工作單位：宜昌市第三人民醫(yī)院）