企業檔案數字化管 的應用

◎宮紅彩

企業檔案數字化管 的應用

◎宮紅彩

我國各類企業的穩步發展，使得企業檔案資料逐漸增多。而隨著日益增加的企業檔案資料，以及獲取信息的范圍逐漸擴大，以往的人工檔案管理模式難以滿足新時代的檔案服務要求。這就為檔案的數字化管理的推廣應用提供了條件。為此，筆者從研究簡述企業檔案的數字化管理特征入手；分析加強檔案數字化管理的重要意義，重點闡述了其具體應用問題。

信息時代的來臨，使得數字化管理模式，逐漸被應用到企業檔案管理中。而這種新型管理模式，對于企業生產以及經營起到促進作用。檔案數字化管理和普通檔案管理相比，有著無法比擬的優勢特征，是企業加強檔案管理的主要手段。此外，企業檔案的數字化管理已經成為了必然的發展趨勢之一，筆者認為在今后的工作中，企業應高度重視檔案數字化管理工作。

檔案數字化管理的主要特征

更加便利的信息資源。對企業檔案采取數字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息資源。企業檔案的數字化管理要求利用計算機、多媒體技術以及網路設備等，為企業的生產經營提供了更多的信息資源。對于這些信息資源的利用比較簡單。

數字化程度的提高。和其他檔案管理方式相比，企業檔案的數字化管理，具備了標準化程度高的特征。因為檔案的數字化管理，要求該電子檔案要符合有關管理標準，同時還需要符合我國檔案管理的相關規范等。這使得檔案的數字化管理逐漸朝著規范化方向發展，檔案管理更加正規。

大型網絡的運用。企業檔案的數字化管理，聯合利用各個網絡，為提取企業信息提供更有效、便捷的環境。大型網絡的運用，勢必會成為檔案數字化管理的主要特征。在企業檔案的數字化管理過程中，唯有改善網絡環境，擴大網絡應用范圍，才能夠為企業的生產經營提供更有效的信息來源，才能夠確保所提取的數據資料的完整性與有效性。

加強企業檔案的數字化管理的重要意義

對企業檔案加強數字化管理，能夠提高本企業的經濟效益。社會的逐漸進步以及市場經濟的發展，使得龐大的企業檔案資料與傳統的辦公模式之間的矛盾更加激烈。以往企業采取的是粗放型檔案管理模式，通過增加辦公人員以及辦公費用等措施來解決問題。這樣直接導致企業管理成本的增加。而企業在管理檔案的過程中采取數字化管理模式，能夠節約更多的人力資源與物理資源，節省保管費用，降低管理成本。

能夠實現檔案辦公效率的提高。企業在檔案管理過程中，采取傳統的管理模式，只能調閱紙質檔案資料后才能夠閱覽到檔案資料。在閱覽檔案時，可能會導致紙質檔案的磨損或遺失等，并不利于紙質檔案的保管。而采取檔案數字化管理后，利用互聯網實現了檔案的無紙化保管，同時還能夠提高檔案的閱覽效率。

企業檔案的數字化管理是企業管理的必然趨勢。信息時代的來領，使得企業在管理檔案的過程中，遵循與時俱進的管理原則，促進檔案資料的數字化管理，提高檔案的保管質量，充分發揮檔案資源的實際利用效率。這成為了企業管理的一個必然發展趨勢。企業檔案的數字化管理，利用計算機、多媒體、網絡通訊以及數字化技術等，促進檔案的現代化管理進程。

企業檔案數字化管理的具體應用

做好檔案資料匯集工作。我國各類企業對檔案進行數字化管理的過程中，首先需要做好檔案資料匯集工作，將更多的資料信息收集起來，以此應對檔案管理系統的各種突發性事件，避免電子檔案系統發生問題后，企業信息來源的中斷，使得各種工作難以順利開展。企業進行檔案資料匯集的工作中，應靈活運用各種措施，大范圍收集更多的有關資料信息，并對所收集到的資料信息采取有效措施進行保管和存放。唯有這樣才能夠為企業提供及時的信息幫助，推動企業的穩步發展，為企業領導階層的決策提供信息支持。這是我國企業加強檔案的數字化管理的重要內容。

企業應制定全新的檔案管理方案與管理原則。企業在對檔案加強數字化管理的過程中，應充分運用網絡技術與信息技術，制定全新的檔案管理方案、檔案管理原則，提高檔案工作效率以及現代化管理水平；搭建全新的檔案服務結構以及檔案管理模式，充分開發企業各種信息資源；加強對檔案資料原件的保護和管理。

全面提高檔案管理員的工作意識。企業在對檔案進行數字化管理的過程中，應全面提高檔案管理員的數字化管理意識，提高工作效率。首先企業應大力宣傳檔案的數字化管理模式，從而讓檔案管理員樹立數字化管理觀念。此外，檔案管理員則應加強業務培訓，提高檔案管理能力，掌握計算機技術、網絡通訊技術、多媒體技術的應用，使得他們能夠利用上述技術對檔案加強數字化管理，從而為企業額各個部門提供更優質的信息服務。

企業應處理好傳統檔案管理和現代化檔案管理之間的關系，處理好檔案資源共享和檔案資源權屬之間的關系。在對檔案資料進行數字化管理的過程中，企業應處理好檔案資料保密和開放、檔案信息檢索與錄入等問題，處理好紙質檔案與電子檔案這兩者的關系，保證檔案資料的真實性、完整性和安全性。此外，電子檔案資料采取光電信號形式，載入到磁盤或光盤中，如果直接從磁盤或光盤中讀取資料信息，將會導致磁盤或光盤上的檔案資料被誤刪或丟失等，從而影響檔案資料的原始性。所以筆者建議不可直接從直接從磁盤或光盤中讀取資料信息。

現階段，社會經濟正在迅猛發展中，企業檔案的數字化管理已經成為了必然的發展趨勢。所以企業應做好檔案資料匯集工作；正確處理好檔案傳統管理與現代化管理之間的關系，保證檔案資料的完整性；制定新的檔案管理方案以及管理原則；對檔案管理員加強技術培訓和業務培訓，指導他們樹立正確的檔案管理意識，提高他們的檔案數字化管理能力，以此實現企業對檔案資料的數字化管理。

（作者單位：中原油田分公司檔案管理中心）