適應環境變化做好會計檔案管理

劉芳

摘 ?要：隨著高校內外環境的變化，會計檔案的管理作為單位會計基礎工作之一，在實際工作中有一些環節需按新的變化做出調整。那么新環境下后如何做好會計檔案的管理工作呢？除了按照《會計檔案管理辦法》等規定外，應該結合高校會計工作的具體實踐，形成一套適應本單位的會計檔案管理辦法及制度。

關鍵詞：環境;會計;檔案管理;對策

近年來，合并組建的高校非常多。這些新組建學校的會計檔案管理工作如何及時轉型，如何適應新的環境，對學校的其他工作開展有著直接的影響。我院是由兩所中專學校組建成為職業技術學院的，合并后會計環境發生了深刻變化，環境變化引發了會計檔案管理的一些問題，主要反映在：

一是，認識不到位。其表現為：學校組建了，但檔案管理所需要使用的場地、設備、器具、沒有增加。認為只要有地方存放檔案就可以了，只是會計檔案管理達不到要求。學院的會計檔案管理，是保存學院領導進行財務決策、每年資金籌集及使用等惟一的載體，本來與學校發展聯系十分密切。但由于組建初期，各種工作壓頭，單薄了領導抓會計檔案管理的意識，對會計檔案管理工作存在的問題，沒有引起足夠的重視。二是，缺乏相應管理技術。近兩年，學院實行了會計電算化。但對電算化下會計核算的會計檔案怎樣保存知之較少。表現在：首先，對電算化會計的會計檔案載體了解不深，缺乏管理會計檔案的經驗，只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存。其次，使用的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可完成，我們的工作人員大部分會計知識比較全面，對會計軟件安裝、系統升級等計算機知識懂得較少，容易導致電子數據的損壞或丟失。

環境的變化要求我們改進工作方法，采取相應的措施，做好會計檔案管理工作。其一，思想上高度重視會計檔案管理工作。首先，在組建開始就明確目標，把會計檔案移交是否安全。把抓會計檔案的管理列入其工作議事日程。其次，將信息建立和利用的能力作為培養和提高領導干部綜合素質重要內容之一。

其二，抓好會計檔案管理隊伍培訓。要建好隊伍必須做好了兩方面的工作：一是，界定劃分會計檔案管理人員。筆者認為單位的會計檔案管理人員有兩個層次：群眾性會計檔案員、專業會計檔案員。二是，根據不同對象規劃好培訓。對群眾檔案管理人員，加強會計檔案法律、法規的培訓，增強其檔案意識;對財會人員加強高校會計業務規范處理的培訓和會計檔案業務知識培訓等等。

其三，提供新環境下技術支撐。一是配制先進的會計電算化系統，包括硬件和會計軟件;二是配備既有過硬計算機技術又能熟練處理會計核算業務的檔案管理人員，滿足會計檔案擁有雙重的會計檔案載體需要;三是建立相應管理制度，適應會計檔案管理在電算化操作流程及電算化信息系統維護要求下帶來的會計檔案涉及范圍的新特點;四是讓財務人員掌握必要的計算機操作和維護知識;同時逐步掌握系統安全、網絡技術的相關知識。

其四，與新會計準則環境接軌。2007年1月1日我國在上市公司施行新會計準則。新準則的實施，對會計環境的影響是巨大的。從技術條件上看，新的會計數據的采集、處理會帶來軟件和硬件升級。從會計核算看，使用會計準則后，學校會計核算的記賬方法和報表的內容發生了變化。因此，我們應加強會計檔案人員的培訓，讓他們熟悉新會計準則下會計檔案的收集、立卷與歸檔;會計檔案的保管、銷毀、調閱與利用，研究新準則環境下學校會計檔案管理的規律，提高會計檔案管理水平。

其五，搞好電算化會計檔案的整理與再利用。電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，并進行科學預測，從而為高校的決策者提供可靠的決策依據。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，需要單位內各分支、各相關人員相互協調共同完成。實行會計電算化之后，我們還應對檔案管理的安全性、穩定性做一定的工作。

其六，加強財務檔案管理的基礎設施建設。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期，應該由財務部門和檔案部門人員共同協商，分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

其七，提高財務檔案管理人員的信息化素質。財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定，對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰，激勵大家學信息化、用信息化。此外，還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務檔案工作的客觀規律，更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。

其八，加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護。網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問;采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。

總之，隨著高校內外部環境的變化，優化財務檔案管理是必然趨勢。目前，中國的高校改革逐步推進，檔案管理優化已經在各個高校廣泛應用，成為在財務工作以及在整個高校管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到高校的管理和效益。我們有理由相信隨著高校發展的蒸蒸日上，會計檔案的管理工作也一定會更出色，我們的工作也將會有條不紊地進行下去。

參考文獻：

[1] 耿建新等，新準則環境下的特殊原始憑證及其規范化探討，會計研究，2008.2

[2] 韓梅，王立存. 加強會計檔案管理勢在必行[N]. 中國檔案報. 2001-12-17