推動檔案事業科學發展

額日登高娃

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。加強和改進新形勢下檔案工作，要立足加快我區改革開放和現代化建設進程，充分發揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的作用，為自治區全面深化改革和推進富民強區服務。

一、全面認識檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是單位全局和單一部門工作的組成部分，是衡量全員工作質量和工作效率的重要依據，是維護單位歷史真實面貌、見證歷史發展足跡不可缺少的組成部分，也是評價個人的基本素質和工作業績必不可少的考核標準。科學規范的檔案管理不僅可以推動檔案工作健康發展，還能為單位領導層提供第一手資料，為科學發展提供最客觀的歷史事實，更可以成為進行科學分析、制定長遠規劃的重要依據。

通過對檔案資料的分析研究，可以充分了解本單位的歷史決策、工作現狀、存在問題，從而達到揚長避短、改進工作、對發展規劃適當進行科學調整的目的。特別是對企業來說，嚴密完善的檔案可以為管理者和經營者的決策提供準確資料，為經營決策提供支持性證據，為企業與各有關方面進行合作奠定堅實基礎。因此，做好檔案管理工作，充分發揮檔案管理工作的功能效應，擴大它的社會價值和效能，對于促進經濟社會全面發展、不斷提升單位整體形象、促使企業在市場經濟中發揮更大的競爭力具有重要意義。

二、檔案工作中存在的問題

現實工作中有相當一部分人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。同時檔案管理工作十分滯后。第一，缺乏制度創新，與科學化管理的要求不相適應。新形勢下，大部分企事業單位制度創新力度很大，而具體的檔案規制修編一般鮮有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法治化和規范化。第二，缺乏大局意識，機制變革遲緩，與新的外部環境不相適應。實際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業務上，而忽視了對其他工作的滲透及體現現實價值的服務，使得檔案工作機制滯后于可持續發展的大環境變化。第三，信息化水平低。多數單位的檔案部門都配備了微機，進行電子文件接收保存，再脫網單機編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法使其成為基礎性、知識性的資源被便捷利用。

三、加強檔案工作需要采取的措施

一是完善檔案工作的標準化建設。檔案管理標準化是檔案管理現代化的重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進技術、嚴密分工和規范協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，這樣才能確保檔案管理現代化各項工作遵循標準，有序推進。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

二是加強檔案工作的法治化建設。法治化是做好檔案管理工作的保障，新形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，我國制定并實施了《中華人民共和國檔案法》，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求各地要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使檔案管理工作與時俱進、有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜，靈活有效。

三是提高檔案管理工作的科技化、信息化、安全化水平。檔案管理手段上應主動由傳統型向科技型轉變。現在的檔案工作已從傳統的紙質檔案、實體檔案管理變為以數字化檔案管理為主，從傳統的面對面服務變為以網絡化服務為主。檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。從一些發達國家檔案管理的情況看，他們普遍建立了完善的檔案數據庫，形成了強大的信息檢索能力，具備了先進的信息服務技術手段和管理手段。但現代技術是一把雙刃劍，在檔案管理人員利用計算機、網絡等現代化手段科學分類、整理檔案、提高效率、做到事半功倍的同時，也伴隨著安全隱患。計算機病毒、黑客攻擊、不安全的傳輸介質等無不威脅著檔案安全。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄制度，建立有效的操作權限管理體系，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分。具體操作中，應對軟件功能進行周密設計，加強電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術，提高身份認定的精度，其中重點應對最常用的口令方式進行嚴格管理。為了以防萬一，還必須設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

四是積極應對檔案管理工作的弱化趨勢。科技突飛猛進的今天，計算機技術、信息技術的高速發展更是日新月異。作為一項傳統性工作，檔案管理方式的更新漸漸落后于科技的發展速度，主要體現在：資料收集手段滯后、管理方式滯后、服務方式較單調。在實際工作中，僅能滿足工作需要，沒有很好地與本地區的經濟和社會發展結合起來。而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式有機結合，這種“多媒體文件”能夠更加真實地再現當時的活動情況。面對新事物的沖擊，很多人產生了一種錯誤的認識，認為傳統檔案工作可有可無，無足輕重。加之有些檔案管理工作人員，對自身從事的檔案管理工作沒有高度重視，業務知識、業務能力、科技知識遠遠不能適應形勢的需要。新科技的沖擊加上認識上的誤區影響了檔案工作前進的腳步，必須引起領導層的高度重視。只有不斷改進檔案管理模式，更新管理方法，才能預防檔案工作意識的進一步弱化，阻止整個檔案管理工作在社會發展進程中的邊緣化危險。

檔案管理工作的科學化、規范化不僅可以提升管理部門工作水平，還可以提高企事業單位工作效率。新時期的檔案工作者應該積極地更新檔案管理理念，不斷探索和嘗試新的檔案管理手段、創新工作方法，更有效地發掘檔案的價值，為社會進步和經濟發展作出更大的貢獻。