公司物資管理信息化的探索與研究

?

公司物資管理信息化的探索與研究

周逢陽

(馬鋼集團財務部,安徽馬鞍山243000)

【摘要】在傳統的物資管理環境中，企業管理得到的通常是過時的甚至是錯誤的信息，成本消耗過高，資金占用較大，嚴重制約了企業管理水平；充分利用信息技術推動了物資管理的進步，建立了適合本企業物資管理流程的信息系統。

【關鍵詞】物資管理;信息化;建設;企業管理;影響

1　物資管理信息化的現實背景

1.1項目背景

南山礦業公司是馬鋼集團公司最大的礦山企業，南山礦業公司的倉庫也是馬鋼集團礦山的頭號大庫，儲備各種存貨達3萬多種，原總庫存金額近5000多萬元。但由于管理跟不上信息化的步伐，2006年前一直沿用著相對原始的管理核算模式。在2002至2004年的兩次清產核資中，技術淘汰的材料備件達2600萬元之多，特別是在第一次清產核資中，將近核銷了當時庫存的40%。傳統的管理模式已經在不知不覺中給企業造成了極大的浪費。

1.2物資管理信息化建設是形勢的必然

隨著南山礦業公司財務電算化、辦公自動化等信息化系統的逐步的建立，物資管理的信息化建設也緊迫起來。如果能夠完善一套物資管理信息系統，就能搭建起精細、高效的管理平臺。強勢的信息能力（采集信息、儲存信息、傳輸信息和處理信息的能力），將為管理者突破時間、空間的局限，為建立緊湊型的管理層級提供技術基礎。

1.3物資管理信息化建設是強化管理的需求，是建設數字化企業的重要內容

企業生產與消耗是緊密聯系著的。在整個物流過程中，物資的消耗是不可逆的，如果發生無效消耗，受到的損失也是無法挽回的，因此企業在生產過程中，不重視對物資的管理，會造成物資的流失浪費，從而使消耗增大、成本增加，直接影響企業的經濟效益，使企業的競爭能力下降。如果實現信息的有效組合，會使這個世界發生“質”的變化，信息代替實際操作，減少浪費，節約時間和費用，實現事物的無縫對接，在物流環節中，我們真的可以做到“零庫存”，取消倉庫，只用自動分類、分揀系統就能保證及時供貨。南山礦業公司設備種類繁多、分布面廣，獨立作業與生產流水線作業并行。由于生產任務繁重，設備長期處于高負荷、連續運行狀態，設備作業環境和作業條件較差，加上高溫和潮濕天氣較長，而且主體設備多為上世紀六七十年代產品，這些客觀條件決定物資消耗較大，特色設備采購較多。建立一個高效運轉的物資信息系統可使管理人員清晰明了南山礦業公司存貨狀態，以生產所需定采購之量，從經驗判斷到精確量化，從而能夠避免因盲目采購積壓庫存、占用資金和因采購不及耽誤生產等情況的不斷發生。“存貨信息管理模式”的建立，能應對企業產能規模發展的管理需求，以求達到降低采購成本、倉儲成本和管理成本，加速資金周轉、提高工作效率、提升管理水平的目的。

根據南山礦業公司物資管理工作實際，物資管理信息化建設應包括的主要內容有：物資的需求計劃管理、物資采購管理、倉庫管理、物資采購決策審核管理、物資信息轉輸管理、財務結算和供應商檔案管理；其基本工作流程是：確立物資管理信息化建設具體工作目標、制定各項管理制度確保系統工作穩定性、編制可行的操作流程圖、實行工作人員崗前培訓、對信息系統進行不斷的總結分析。

2　南山礦業公司物資管理信息化的主要內容

在實踐的過程中，物資管理信息化建設應根據實際工作的流程、會計核算流程和企業管理的需求進行設計，其主要內容如下：

2.1物資需求計劃管理

物資需求計劃管理見圖1,使用需求是計劃工作的重點，其計劃的設計既要滿足生產所需，又要有合理的工作流程和合理的物資庫存，采購管理中首要是進行物資平衡的設計，通過領用單位提出的使用申請與倉庫庫存的直接對比，可以清晰的了解需要采購的物資數量種類，在考慮保險儲備的情況下，精確的制定出采購計劃單。

圖1　物資需求計劃管理

2.2物資采購管理

物資采購管理見圖2,采購離不開貨比三家，通過報價信息的錄入，比價自動完成，方便快捷的完成了采購員以前頭疼的工作。而且可以更加靈活的選擇供應商，帶來了采購成本的節約。盡可能的避免了虛假“陽光”采購，減少了人為因素，實現了采購過程的全員監督和質量監督。系統中設立了合同范本、網絡簽章，提高了工作效率。

圖2　物資采購管理

通過合同錄入入庫單，可以知道該合同的已執行和未執行金額。同時生成的入庫單中標明了實際采購金額和價格差異產生的具體情況，從而合理籌劃，有目標、有重點的選擇采購時間和商家，帶來了采購成本的節約，減少了資金占用。

與供應商簽訂的合同和供應商開具的發票，以及發票后面的實物清單形成了高度的一致，通過合同錄入發票，未簽合同的就不能開具發票，并與實際驗收物資比對，有效的防止了舞弊行為的發生，提高了采購物資的質量，減少了人為事故的隱患。

2.3倉庫管理

倉庫管理是整個系統的基石，是數據更新最頻繁的模塊，是各模塊的交匯點。采購模塊中生成的入庫單經計劃員審核后到達該模塊，入庫驗收和出庫后，數據抵達財務核算模塊，所以倉庫模塊的設計好壞直接關系到數據的安全性和準確性。

由于該模塊的使用對象是計算機知識相對比較薄弱的保管員，所以在該模塊的設計中應考慮大量簡化的操作方法，盡量減少保管員的鍵盤錄入。系統設置了許多自動匹配的功能，使操作員非常容易理解和掌握，同時，防錯能力強，做到非正確輸入不接受。對于出現錄入錯誤的情況，信息系統有糾偏、糾錯的功能。

2.4物資采購決策審核管理

一般來說，領導不可事必躬親，對于無關大局的采購事項，可在嚴密的內控制度下采取分權政策，好的內控制度比領導簽字更為有效，因此，“決策審核”在信息系統中的設計要符合內部控制制度的要求。

2.5系統查詢

信息化強調的是快速獲取信息的能力，通過系統查詢可以快速的獲得物資管理方面的許多及時性信息，便于領導決策。該模塊涵蓋了所有基礎數據的查詢，可生成大量的統計報表，使傳統的物資ABC管理體系走向全面細化的管理體系。

2.6財務結算

信息系統使物資管理與財務管理實現了高度的統一。

信息系統可以及時的分類匯總領料成本和領料用途，為內部領用單位的成本控制和成本考核帶來了嚴肅性和可操作性。

資金支付時，可直接核對物資驗收入庫單、發票和合同，編制、打印付款單，防止了手工操作中，供應商的開戶行、帳號、發票，采購合同、驗收入庫單、商品價格不一致的惡意情況的發生，避免了經濟糾紛。

2.7供應商檔案管理

信息系統實行供應商檔案管理，自動對供應商進行優劣評比，實現末位淘汰。

3　南山礦業公司物資管理信息化建設的基本工作流程

3.1確立工作目標

總結傳統物資管理中存在的問題，制定“物資管理信息化”工程的工作目標是非常必要的，其主要目標為：完善和規范物資管理制度，提高物資管理水平，嚴格過程、細節控制，建立預測機制，建立精準、高效的物資信息平臺，從而使采購成本、倉儲成本和管理成本不斷降低。其體現為：

管理集成化。建立存貨管理信息系統時，強調要克服各操作程序之間的孤立應用和缺乏內在聯系，實現信息資源的共享和互動，防止“信息孤島”產生。

經營網絡化。物資管理要同外部系統協同，推動物流企業與企業物流發展，繁榮物流市場。通過網絡技術，協同企業與客戶之間的聯系與合作，以提高企業的經營效率和水平。

決策智能化。現代的存貨管理系統要能集中反映市場競爭和經營環境的變化，其決策信息不能沿用傳統的主要依靠經驗和直覺的方式，通過計算機網絡信息，實現決策的高效精準。

工作協同化。企業存貨信息系統應與財務管理系統、辦公自動化系統等建在統一的計算機網絡平臺上，實現統一的技術標準和技術規范，達到資源共享，互連、互通、互動。

3.2制定各項管理制度

對企業的存貨業務實施計算機管理，存在著從人工管理到計算機管理過渡的諸多適應性問題，這是一項復雜的系統工程，它受到硬件、軟件、操作人員和管理人員等多方面因素的影響，應用的好，它能極大的提高業務處理效率和管理水平，但如果各方面的準備工作做的不充分、不完善，計算機管理系統就不能充分發揮其優勢，甚至成為一種負擔，導致實施應用的失敗。

為了確保信息系統正常、持續、穩定的運行，必須制定各項管理方案和制度。

3.3編制可行的操作流程圖，并按流程圖開展物資信息化建設

網絡概圖(圖3)和程序設計圖(圖4)將管理參預者置身于環境的模擬與系統的運行中，通過角色扮演了解各主要崗位的責任和義務，分析主要業務環節與系統整體間的關系，體會部門業務在企業整體運轉中的作用，消除潛伏在系統設計與實施過程中的認識障礙。以馬鋼集團南山礦業公司為例：

(1)網絡概圖見圖3

圖3　網絡概圖

(2)軟件開發程序圖見圖4

圖4　程序設計結構框圖

3.4全員信息化培訓。

一套信息平臺運用的好壞，關鍵在于人員的素質，因此員工培訓工作尤其重要，培訓工作主要分為兩點：一是對員工進行管理思想和理念的培訓。二是對系統功能、維護及基本操作業務的培訓。這其中管理思想和理念的培訓更為重要，傳統工作模式在人們心中已經根深蒂故，要想轉變非常困難，但信息系統的產生本身就是一種高度知識化的產物，只有觀念轉變了，人們才有可能自覺地提高業務水平，才能使用好、維護好信息工具，才能享受信息系統帶來的快樂。

3.5對系統進行總結分析。

信息技術極大的改變了人們的行為方式，從而也帶來了極大的效能不確定性。因此對系統的總結分析必不可少，特別是細節管理過程分析，有無漏洞，是否切合本企業實際，都要進行認真細致的研究，發現問題及時改進，任何事物的產生都不是一蹴而就的，都是在否定之否定中產生的。

4　未來構想

就目前來看，由于種種客觀因素的存在，南山礦業公司物資管理信息系統還有待進一步的改進和完善，主要體現為：物資管理信息系統是原有工作流程的自動化、網絡化，由于企業體制難以變化，沒能實現工作流程再造。

基于上述原因，南山礦業公司物資管理信息系統還須在網絡流程科學化、業務流程再造化上作進一步的探索。具體構想如下:

(1)建立企業與分銷商協同的物資信息管理模式

物資管理信息系統的建立使制造企業和分銷商協同關系得以可能，其主要基于以下幾個方面：一是了解最終消費者的購買能力；二是分析分銷商的盈利能力和盈利水平；三是評估購買商價值鏈及其與本企業價值鏈對接的合理性；四是采取戰略改進行動，包括幫助分銷商改善價值鏈，節約其運營成本，降低最終消費者的購買成本；從維護最終消費者利益的立場出發，促成分銷商調整其盈利水平；購銷雙方采取最經濟最有效率的價值鏈對接方式，尋求最低的分銷成本，來增強企業的成本競爭優勢。

(2)建立業務流程增值化的物資管理模式

決定企業優勢差異的不僅是企業內部資源的利用效率，更重要的是企業經營者對環境變異的感知能力和企業的響應速度。物資采購與生產消耗的策略和計劃緊密相連，為發揮杠桿作用，明確增值領域，使用信息技術促進流程自動化，使得企業內部資源得到最優安排，從而使業務流程增值變為可能。

(3)利用物資管理信息系統建立科學物資管理體系

以物資信息系統為載體，建立技術、設備、生產、采購和庫存定額數字模型，實現聯動最優組合，科學決策，科學管理。

5　結語

總之，信息技術的革命對公司物資管理乃至整個企業管理的影響是極其深遠的，它無論從經濟上、技術上、知識上、文化上、組織機構上，還是管理理念上都給企業帶來了時代的氣息，它是生產力發展的里程碑。

綜合

An Exploration?and Study on the Information-based Management of Materials in Masteel

Zhou Fengyang

(The Finance Dept. of Maanshan Iron and Steel Group, Maanshan, Anhui 243000, China)

[Abstract]In traditional material management, company management often obtained out原dated or even false information, cost consumption was high and fund occupation was big, se原riously restricting the management level of the enterprise. We made full use of information technology to improve material management and established an information system suitable for the material management process of the company.

[Keywords]material management; information based; establish; enterprise management; influence

作者簡介：周逢陽（1970原），男，2007年畢業于安徽省委黨校財政金融專業，研究生學歷，會計師,現從事企業財務管理工作。

收稿日期:2015-9-14

【文章編號】1006-6764（2015）12-0064-04

【文獻標識碼】B

【中圖分類號】TP315