2016唐山世界園藝博覽會檔案管理淺析

王磊

2016年5月至10月，唐山將以“都市與自然·鳳凰涅槃”的主題舉辦一場集綠色環(huán)保、低碳生活，都市與自然和諧共生的時尚園藝——2016唐山世界園藝博覽會。

唐山所舉辦的博覽會屬于專業(yè)類世界博覽會，其形式為參展國家在主辦國為其提供的展館中自己負責在展館內(nèi)進行裝修及展品設(shè)置的博覽會。其展出的產(chǎn)品具有專業(yè)性。世界園藝博覽會歷經(jīng)百余年的發(fā)展，同時伴隨著時代的變遷，已經(jīng)不再只是商品和技術(shù)的展示會，它將是以海納百川之勢，匯聚了人類所有的科技創(chuàng)新，并加以豐富多彩的文藝表演以及精彩紛呈的園林園藝景觀，集科學研討、學術(shù)交流、休閑娛樂、旅游觀光的一次盛會。世園會的舉辦，不僅將給唐山的城市面貌、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)帶來較大幅度的改觀，也在相當程度上通過帶動產(chǎn)業(yè)鏈，促進唐山的經(jīng)濟發(fā)展。

2016年恰逢唐山抗震四十周年，在唐山舉辦世界園藝博覽會，可以向世人展示震后新唐山重建的奇跡和城市現(xiàn)代化發(fā)展的成果，表明了唐山人民堅韌不拔、重建美好家園的決心以及自主創(chuàng)新，自力更生實現(xiàn)資源型城市轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。正是由于“世園會”能給我市帶來巨大的國際影響和綜合效益，所以我們檔案工作者要積極服務全市工作大局，做到記錄精彩、傳承歷史，讓唐山世界園藝博覽會的檔案管理跟得上大局，更上一層樓。

要想使檔案在世園會中發(fā)揮更好的作用，筆者認為應做到以下幾點：

一、要建立健全檔案規(guī)章制度，明確工作職責

建立健全規(guī)章制度，有助于世園會實現(xiàn)科學管理，提高工作效率和經(jīng)濟效益，能確保世園會各項組織活動的正常順利進行，是加強管理，推動發(fā)展的可靠保證。

以2014 年青島世界園藝博覽會為例。當時青島世園會執(zhí)委會專門成立了檔案工作領(lǐng)導小組，研究并制定檔案工作計劃，落實了檔案工作任務。最終通過青島世園會執(zhí)委會對檔案工作的嚴格執(zhí)行，青島世園會承接了1，100萬人次的參觀流量，園區(qū)及周邊產(chǎn)生了約22.4億元人民幣的消費。根據(jù)以往大型展會對舉辦城市綜合指標的檔案數(shù)據(jù)測算，青島世園會對當年的城市綜合經(jīng)濟貢獻約為201億元人民幣，對青島市當年GDP的帶動高達1.5%-2%，經(jīng)濟效益顯著，意義重大。通過參考青島世園會的經(jīng)驗，筆者認為首先要明確唐山世園會執(zhí)委會為世園會檔案工作的管理機構(gòu)，負責制定和實施檔案工作管理辦法;并同時要求其他機構(gòu)統(tǒng)一開展檔案工作，安排專職或兼職檔案工作人員，建立以執(zhí)委會為中心的檔案工作模式。同時執(zhí)委會也要建立有關(guān)唐山世園會的檔案工作規(guī)章制度，如《唐山世界園藝博覽會檔案管理辦法》和《唐山世界園藝博覽會檔案工作意見》等一系列檔案工作的規(guī)章制度，因為屆時將有30多個國家和地區(qū)來唐參展，唐山世園會預計參觀人數(shù)超過1500萬人次，園區(qū)及周邊將產(chǎn)生超20億元人民幣的消費。在唐山經(jīng)濟轉(zhuǎn)型之際對唐山的GDP拉動至少在1.3%以上。所以建立健全檔案的規(guī)章制度，使其在管理上有條不紊，有章可循，將使唐山世界園藝博覽會的收益大大增加。

二、提早規(guī)劃，全程管理世園會籌建檔案

唐山世園會場館工程共10個項目，基礎(chǔ)設(shè)施工程和景觀綠化工程共各為22個項目，國際園10個，國內(nèi)園9個，唐山動物園項目配套路網(wǎng)、地下管網(wǎng)也正在緊張施工，18個場館和3個配套服務設(shè)施主體結(jié)構(gòu)已完工，綠化工程正在同步進行，全園累計栽植喬木4300余株。世園會工程規(guī)模浩大，我們必須深入實際，同時建立與各項工程緊密結(jié)合的檔案歸檔范圍。為全方位記錄唐山世園會籌辦工作做好基礎(chǔ)準備：

1.唐山市檔案局應組織專業(yè)人員深入執(zhí)委會各部門和每個承建單位，逐一調(diào)研，根據(jù)其具體的工作任務及流程制定出具體的歸檔范圍和要求。

2.要將施工建設(shè)所形成的文件材料歸檔納入各項業(yè)務工作的流程中，同時建立定期檢查機制，從而使檔案工作與各承建單位業(yè)務工作緊密結(jié)合起來，成為各項工作的有機組成部分。

3. 安全保管方面要常抓不懈。在這方面筆者認為應對兼職檔案人員進行培訓，對其詳細講解各項檔案的歸檔范圍、整理標準以及保管期限和檔案機密等級，對其在安全意識方面加強培訓，為各工作部門文件材料完整歸檔和規(guī)范整理打下基礎(chǔ)。同時市檔案局工作人員要定期開展檔案工作監(jiān)督檢查。重點監(jiān)督各部門檔案歸檔、整理及保管情況，并及時為兼職檔案人員解決檔案工作中的實際困難。

三、有效利用，提高檔案工作效能

提高檔案管理工作效能是唐山世園會順利舉辦的重要保證，同時也是執(zhí)委會提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。筆者認為唐山世園會執(zhí)委會需將檔案工作的主要標準、工作流程模板化，制定并規(guī)范各類檔案的整理要求及程序。就如青島世園會執(zhí)委會那樣，制定了《青島世園執(zhí)委會文件材料歸檔制度》，用以指導檔案人員按照統(tǒng)一的標準開展檔案工作。這樣做不僅降低了檔案人員的工作強度，而且提高了工作效率，直接為青島世園會節(jié)省開支近億元。

在有效利用檔案方面，唐山世園會執(zhí)委會也應充分發(fā)揮檔案的特性，充分利用各種媒體和機會，主動向外地游客及本市市民推薦和宣傳各種與唐山世園會有關(guān)的參考資料和世園會簡介，以及唐山市的史料檔案匯編和震后城市重建及現(xiàn)代化建設(shè)的大事記等。讓全世界和全國人民進一步了解2016唐山世界園藝博覽會以及震后新唐山的現(xiàn)代化發(fā)展。從而達到資源共享有效利用檔案資源的目的。

經(jīng)歷了鳳凰涅槃般地震洗禮的唐山，是一個創(chuàng)造奇跡和能實現(xiàn)中國夢的地方，2016唐山世界園藝博覽會是唐山建市以來舉辦的規(guī)格最高、規(guī)模最大、展期最長、客流量最多的一次國際性展會。唐山人民定會圓滿地舉辦這次盛會，向世人展示唐山抗震重建的奇跡和生態(tài)治理的成果，表明唐山人民保護環(huán)境、修復生態(tài)、實現(xiàn)資源型城市轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展的決心。

（作者單位：唐山市中醫(yī)醫(yī)院）