2016唐山世界園藝博覽會檔案管理淺析

王磊

2016年5月至10月，唐山將以“都市與自然·鳳凰涅槃”的主題舉辦一場集綠色環保、低碳生活，都市與自然和諧共生的時尚園藝——2016唐山世界園藝博覽會。

唐山所舉辦的博覽會屬于專業類世界博覽會，其形式為參展國家在主辦國為其提供的展館中自己負責在展館內進行裝修及展品設置的博覽會。其展出的產品具有專業性。世界園藝博覽會歷經百余年的發展，同時伴隨著時代的變遷，已經不再只是商品和技術的展示會，它將是以海納百川之勢，匯聚了人類所有的科技創新，并加以豐富多彩的文藝表演以及精彩紛呈的園林園藝景觀，集科學研討、學術交流、休閑娛樂、旅游觀光的一次盛會。世園會的舉辦，不僅將給唐山的城市面貌、基礎設施建設帶來較大幅度的改觀，也在相當程度上通過帶動產業鏈，促進唐山的經濟發展。

2016年恰逢唐山抗震四十周年，在唐山舉辦世界園藝博覽會，可以向世人展示震后新唐山重建的奇跡和城市現代化發展的成果，表明了唐山人民堅韌不拔、重建美好家園的決心以及自主創新，自力更生實現資源型城市轉型和可持續發展的戰略目標。正是由于“世園會”能給我市帶來巨大的國際影響和綜合效益，所以我們檔案工作者要積極服務全市工作大局，做到記錄精彩、傳承歷史，讓唐山世界園藝博覽會的檔案管理跟得上大局，更上一層樓。

要想使檔案在世園會中發揮更好的作用，筆者認為應做到以下幾點：

一、要建立健全檔案規章制度，明確工作職責

建立健全規章制度，有助于世園會實現科學管理，提高工作效率和經濟效益，能確保世園會各項組織活動的正常順利進行，是加強管理，推動發展的可靠保證。

以2014 年青島世界園藝博覽會為例。當時青島世園會執委會專門成立了檔案工作領導小組，研究并制定檔案工作計劃，落實了檔案工作任務。最終通過青島世園會執委會對檔案工作的嚴格執行，青島世園會承接了1，100萬人次的參觀流量，園區及周邊產生了約22.4億元人民幣的消費。根據以往大型展會對舉辦城市綜合指標的檔案數據測算，青島世園會對當年的城市綜合經濟貢獻約為201億元人民幣，對青島市當年GDP的帶動高達1.5%-2%，經濟效益顯著，意義重大。通過參考青島世園會的經驗，筆者認為首先要明確唐山世園會執委會為世園會檔案工作的管理機構，負責制定和實施檔案工作管理辦法;并同時要求其他機構統一開展檔案工作，安排專職或兼職檔案工作人員，建立以執委會為中心的檔案工作模式。同時執委會也要建立有關唐山世園會的檔案工作規章制度，如《唐山世界園藝博覽會檔案管理辦法》和《唐山世界園藝博覽會檔案工作意見》等一系列檔案工作的規章制度，因為屆時將有30多個國家和地區來唐參展，唐山世園會預計參觀人數超過1500萬人次，園區及周邊將產生超20億元人民幣的消費。在唐山經濟轉型之際對唐山的GDP拉動至少在1.3%以上。所以建立健全檔案的規章制度，使其在管理上有條不紊，有章可循，將使唐山世界園藝博覽會的收益大大增加。

二、提早規劃，全程管理世園會籌建檔案

唐山世園會場館工程共10個項目，基礎設施工程和景觀綠化工程共各為22個項目，國際園10個，國內園9個，唐山動物園項目配套路網、地下管網也正在緊張施工，18個場館和3個配套服務設施主體結構已完工，綠化工程正在同步進行，全園累計栽植喬木4300余株。世園會工程規模浩大，我們必須深入實際，同時建立與各項工程緊密結合的檔案歸檔范圍。為全方位記錄唐山世園會籌辦工作做好基礎準備：

1.唐山市檔案局應組織專業人員深入執委會各部門和每個承建單位，逐一調研，根據其具體的工作任務及流程制定出具體的歸檔范圍和要求。

2.要將施工建設所形成的文件材料歸檔納入各項業務工作的流程中，同時建立定期檢查機制，從而使檔案工作與各承建單位業務工作緊密結合起來，成為各項工作的有機組成部分。

3. 安全保管方面要常抓不懈。在這方面筆者認為應對兼職檔案人員進行培訓，對其詳細講解各項檔案的歸檔范圍、整理標準以及保管期限和檔案機密等級，對其在安全意識方面加強培訓，為各工作部門文件材料完整歸檔和規范整理打下基礎。同時市檔案局工作人員要定期開展檔案工作監督檢查。重點監督各部門檔案歸檔、整理及保管情況，并及時為兼職檔案人員解決檔案工作中的實際困難。

三、有效利用，提高檔案工作效能

提高檔案管理工作效能是唐山世園會順利舉辦的重要保證，同時也是執委會提高工作質量和工作效率的必要條件。筆者認為唐山世園會執委會需將檔案工作的主要標準、工作流程模板化，制定并規范各類檔案的整理要求及程序。就如青島世園會執委會那樣，制定了《青島世園執委會文件材料歸檔制度》，用以指導檔案人員按照統一的標準開展檔案工作。這樣做不僅降低了檔案人員的工作強度，而且提高了工作效率，直接為青島世園會節省開支近億元。

在有效利用檔案方面，唐山世園會執委會也應充分發揮檔案的特性，充分利用各種媒體和機會，主動向外地游客及本市市民推薦和宣傳各種與唐山世園會有關的參考資料和世園會簡介，以及唐山市的史料檔案匯編和震后城市重建及現代化建設的大事記等。讓全世界和全國人民進一步了解2016唐山世界園藝博覽會以及震后新唐山的現代化發展。從而達到資源共享有效利用檔案資源的目的。

經歷了鳳凰涅槃般地震洗禮的唐山，是一個創造奇跡和能實現中國夢的地方，2016唐山世界園藝博覽會是唐山建市以來舉辦的規格最高、規模最大、展期最長、客流量最多的一次國際性展會。唐山人民定會圓滿地舉辦這次盛會，向世人展示唐山抗震重建的奇跡和生態治理的成果，表明唐山人民保護環境、修復生態、實現資源型城市轉型和可持續發展的決心。

（作者單位：唐山市中醫醫院）